Digitalisierung im HR-Bereich : Erweiterte Self-Services der Gameforge AG dank Centric Personalakte
Die Karlsruher Gameforge AG ist ein Pionier ihrer Branche und zählt mittlerweile 450 Millionen registrierte Spielerinnen und Spieler in 75 Ländern weltweit. Ihr Personalwesen hat die Digital Company nun mit SAP SuccessFactors und Centric Employee File for SAP solutions in die Cloud verlagert.
Seit Ende 2020 arbeitet der Anbieter von Online-Games in seiner Personalabteilung mit SAP SuccessFactors. Das Thema Daten- und Dokumentenhaltung lässt sich aus Sicht von Anett Graf, Head of Human Resources der Gameforge AG, nicht von der HR-Software trennen. Deshalb führte das Unternehmen im gleichen Zeitraum mit der Cloud-Lösung von SAP auch Centric Employee File for SAP solutions ein, die in SAP SuccessFactors integrierte Applikation.
Simple Dokumentenablage wurde aufgerüstet
Das Ziel von Gameforge ist eine vollständige Digitalisierung des HR-Bereichs, denn man will künftig ohne jegliche physischen Dokumente auskommen. Vor der Einführung der digitalen Personalakte von Centric gab es Papierakten. Große Teile davon wurden bereits parallel digital im früheren HR-System geführt. „Dies war allerdings eher eine recht simple Ablage digitaler Dokumente – wenig komfortabel hinsichtlich der Ablage oder Suche und kein Vergleich mit der jetzt voll funktionsfähigen Personalakte von Centric“, so Anett Graf.
Die Centric Personalakte basiert zu 100 Prozent auf SAP-Technologie und fügt sich somit lückenlos in das Look-and-Feel der SuccessFactors-Umgebung ein. Berechtigungen aus SuccessFactors werden dabei vollständig berücksichtigt. Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind selbstverständlich abgedeckt.
Self-Services nehmen der HR-Abteilung administrative Aufgaben ab
Über SAP SuccessFactors und die integrierte Akte können jetzt – und dies ist einer der fundamentalen Unterschiede zum bisherigen Arbeiten – neben der HR-Abteilung auch Führungskräfte und Beschäftigte auf die Personalunterlagen zugreifen. Sie können ihre Stammdaten ändern, Lohnabrechnungen, Verträge oder mehrseitige Dokumente aus Zielvereinbarungsgesprächen einsehen und vieles mehr. Dies geschieht mithilfe der Employee Self Services (ESS) und der Manager Self Services (MSS) von SAP SuccessFactors, gesteuert über das Sicherheitskonzept des zentralen SAP-Berechtigungsmanagements. So wird sichergestellt, dass jeder nur die Personaldaten einsehen kann, für die er über die dedizierten Rechte verfügt. Darüber hinaus greifen die entsprechenden Vorschriften der DS-GVO.
Die Ablage von Dokumenten und E-Mails erfolgt über ein Add-in für Outlook 365. Die Datenqualität wird mit Workflow-Unterstützung für die Löschung und Verschiebung von Dokumenten erhöht.
Ein Dashboard liefert darüber hinaus vielfältige Kennzahlen zu Akten, Dokumenten und Prozessen aus dem HR-Reporting.