HR-Prozesse vereinfachen : Personio und DATEV: Die Stunde der Abrechnung
Alle freuen sich aufs Monatsende, wenn der Arbeitgeber Geld aufs Konto überweist. Wirklich alle? Nicht ganz: Für die Lohnabrechnenden bedeutet es eine Menge Arbeit, die sie tagelang beschäftigt hält.
Zwei große Software-Anbieter treten an, um das zu ändern: Personio und DATEV. Durch eine Schnittstelle zwischen den beiden Programmen kann die Lohnabrechnung weitgehend automatisiert werden – aus den „Tagen der Abrechnung“ soll eine „Stunde“ werden.
Baustelle Lohnabrechnung
Bis heute haben viele mittelständische Betriebe die Lohnabrechnung nur teilweise digitalisiert. Sie nutzen zwar Software, müssen Daten jedoch manuell eingeben oder übertragen; zum Beispiel aus der Zeiterfassung. Zum Steuer- oder Lohnbüro werden Daten exportiert, per E-Mail geschickt, Unterlagen in Papierform übergeben. Erst nach mehreren Abstimmungsrunden ist alles korrekt – in der Regel vergehen Tage.
Viele Steuerkanzleien und Lohnbüros sind schon digitalisiert und nutzen Lösungen von DATEV. Weil in den Unternehmen die Anbindungen fehlen, müssen sie sich auf manuelle Prozesse einlassen – für beide Seiten nicht ideal.
Digitale Standardlösung für den Mittelstand
Personio, Anbieter einer Software für die Personalverwaltung, und DATEV haben sich deshalb für eine gemeinsame Mission zusammengeschlossen: den Abrechnungsprozess im Mittelstand vollständig zu digitalisieren und eine Standardlösung für alle zu schaffen. Damit erfüllen sie einen dringenden Wunsch einer wachsenden Anzahl gemeinsamer Kunden.
Die neue Anbindung zwischen den beiden Lösungen ermöglicht echte Automatisierung: Prozesse greifen nahtlos ineinander, zwei Systeme verschmelzen zu einem. Manuelle Arbeiten werden zunehmend überflüssig. Personalabteilungen können effizienter arbeiten und ihre Zeit besser einsetzen: für strategische Aufgaben und für die Mitarbeitenden.
Der Mittelstand bekommt eine zukunftsfähige Technologiebasis: Personio und DATEV sind offen für Anbindungen an viele weitere Systeme, zum Beispiel für die Reisekostenabrechnung. Unternehmen können sich ihre eigene Softwarelandschaft zusammenstellen und schrittweise erweitern.
Personio ist empfohlener Software-Partner von DATEV
DATEV empfiehlt die Personalsoftware von Personio für die vorbereitende Lohnabrechnung: Deshalb ist Personio dafür „empfohlener Software-Partner“ von DATEV. Personio ist der einzige Anbieter für HR Management mit diesem Status.
Stunde der Abrechnung: So einfach geht es
Per Klick können am Monatsende Personalstammdaten und Fixgehälter aus der digitalen Personalakte ins DATEV-Rechenzentrum übertragen werden. Die Steuerberatung (oder die interne Lohnabrechnung) ruft die Daten ab und erstellt die Abrechnung im DATEV-Lohnprogramm. Die fertige Lohnabrechnung wird in der Personio-Software abgerufen und Abrechnungsdokumente werden dorthin übertragen. Die Personalabteilung kann sie prüfen und mit einem weiteren Klick in den digitalen Personalakten ablegen. Mitarbeitende laden sich ihre Lohnabrechnung selbst herunter. In Kürze können auch variable Löhne, Boni oder Zuschüsse automatisiert übertragen werden. Um diese Daten derzeit einzusehen, bietet Personio einen direkten Zugang für Steuerberatende. DATEV und Personio arbeiten kontinuierlich an der Weiterentwicklung der Schnittstelle und wollen zukünftig eine vollständige Synchronisierung der Daten in beiden Systeme erreichen. Außerdem kann die Personalabteilung bald sämtliche Lohnauswertungsdokumente von DATEV in Personio abrufen, zum Beispiel das Lohnjournal, Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteuer- und A1-Bescheinigungen.
Durch die Anbindung sparen sich Personalabteilungen immensen Aufwand:
- Sie schicken keine Aktenordner oder Dateien hin und her.
- Sie benötigen weniger Abstimmung und Kommunikation.
- Alle arbeiten mit denselben, aktuellen Daten.
- Es gibt keine Fehlbuchungen oder Übertragungsfehler.
Personalabteilungen sind durch die Lohnabrechnung nicht mehr für Tage „lahmgelegt“ und müssen Anfragen von Mitarbeitenden daher nicht mehr auf später verschieben. Sie erledigen die Lohnabrechnung in wenigen Stunden – in kleineren Betrieben sogar in Minuten.
Der Beweis: 85 Prozent Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung
vetevo ist führender Online-Anbieter für Tiergesundheit und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter:innen. Geschäftsführerin Mareile Wölwer berichtet über die Verbesserungen, die das Unternehmen durch Personio erzielt: „Für die Kommunikation mit dem Steuerberater brauchten wir vorher bestimmt 20 Stunden im Monat. Heute sind es nur noch drei Stunden. Wir haben nun mehr wertvolle Zeit für Themen, die unser Wachstum fördern.“
Ein Gewinn für Steuerkanzleien
DATEV-Steuerberater:innen können sich für Personio kostenlos schulen und zertifizieren lassen. Dadurch erweitern sie ihr Leistungsspektrum und werden zum starken Partner für ihre Mandant:innen, in Fragen von Personalwesen und Digitalisierung.
