Prüfungsmanagement : Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Seit 2014 kann die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) genutzt werden und im Jahr 2021 haben rund 58,8 Prozent der Arbeitgeber in Deutschland auf freiwilliger Basis davon Gebrauch gemacht. Das waren damit immerhin fast 450.000 Betriebe. Mittlerweile ist die euBP seit dem 01.01.2023 zur Pflicht geworden. Der folgende Beitrag gibt einen kurzen Überblick über alles Wichtige zur euBP.
Rechtsgrundlage
§ 28p Absatz 6a Sozialgesetzbuch (SGB) IV ist die Rechtsgrundlage für die sogenannte euBP (= elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) und regelt:
„Für die Prüfung nach Absatz 1 sind dem zuständigen Rentenversicherungsträger die notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln; für Daten aus der Finanzbuchhaltung kann dies nur im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber erfolgen …“
Damit werden gleich zwei Punkte deutlich: Zum einen ist die Teilnahme der Arbeitgeber an der euBP zur Pflicht geworden. Zum anderen jedoch haben die Arbeitgeber weiterhin die Möglichkeit, ausschließlich mit den Lohndaten an der euBP teilzunehmen. Die Daten der Finanzbuchhaltung können Arbeitgeber in der euBP (freiwillig) mitliefern –müssen das aber noch nicht.
Befreiungsoption
Das Siebte SGB IV-Änderungsgesetz (ÄndG) hatte die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung zwar für Arbeitgeber ab dem 01.01.2023 zur Pflicht gemacht.
§ 126 SGB IV regelt jedoch: Auf Antrag des Arbeitgebers bei dem für die Prüfung nach § 28p Absatz 1 Satz 1 zuständigen Rentenversicherungsträger kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten nach § 28p Absatz 6a verzichtet werden.
Auf einen solchen (formlosen) Antrag des Arbeitgebers hin kann die Deutsche Rentenversicherung (DRV) für Zeiträume bis 31.12.2026 auf die Übermittlung der Daten verzichten. Diesen Antrag müssen die Arbeitgeber an das für sie zuständige Prüfdienstbüro der Deutschen Rentenversicherung senden und dabei unbedingt auch ihre Betriebsnummer angeben. Der Verzicht ist an keinerlei Bedingungen geknüpft. Die DRV wird dem Antrag somit in der Regel stattgeben.
Ablauf der euBP
Die Betriebsprüfer der DRV vereinbaren einen Prüftermin mit dem Arbeitgeber. Im Rahmen dessen werden die Betriebsprüfer diesen Termin im System der DRV erfassen. Die Datenübertragung durch den Arbeitgeber erfolgt dann spätestens elf Tage vor dem Prüftermin.
Der Arbeitgeber beziehungsweise dessen Steuerbüro erhält nach Eingang der Unterlagen von der DRV eine elektronische Annahmebestätigung. Die DRV in Würzburg speichert die Daten verschlüsselt.
Im Anschluss werden sich die zuständigen Betriebsprüfer mit den übersandten Unterlagen auseinandersetzen – so wie sie es sonst auch vor Ort beim Arbeitgeber oder bei dessen Abrechnungsstelle getan hätten.
Es werden dieselben Prüfer sein, es werden dieselben Unterlagen geprüft. Insoweit bedeutet „elektronisch unterstützt“ derzeit lediglich, dass die zu prüfenden Datenbestände über das Internet der DRV zur Verfügung gestellt werden und die DRV nach Abschluss der Betriebsprüfung die Ergebnisse ebenfalls elektronisch zum Abruf für die Arbeitgeber bereitstellt.
Alle arbeitgeberbezogenen Daten werden bei der euBP über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege im sog. eXTra-Verfahren übermittelt.
Nach Bestandskraft des Prüfbescheids wird die DRV die Daten löschen und eine Quittung dazu generieren.
Daten der Finanzbuchführung
Wie schon unter Punkt „Rechtsgrundlage“ dargestellt, können die Arbeitgeber die Daten der Finanzbuchhaltung im Rahmen der euBP mitliefern – müssen das jedoch nicht.
Auch wenn die Daten der Finanzbuchhaltung nicht übermittelt werden (können), kann die euBP mit dem Entgeltmodul trotzdem durchgeführt werden. Der Umfang muss mit dem Prüfer der DRV abgesprochen werden. Arbeitgeber mit einer Steuerbilanz müssen die Daten der Steuerbilanz der DRV übermitteln. Arbeitgeber, die nur eine Handelsbilanz haben, übersenden diese Daten.
Die Summen und Salden aus allen im Prüfungszeitraum gebuchten Sachkonten des Rechnungswesens sind zu übermitteln.
Übersendung von erforderlichen Belegen
Die Prüfer benötigen in vielen Fällen zusätzliche Unterlagen außerhalb der Finanzbuchhaltung, die für die sozialversicherungsrechtliche Prüfung als Nachweis erforderlich sind, wie zum Beispiel: Immatrikulations- und Schulbescheinigungen, Bescheinigungen über Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht für geringfügig Beschäftigte, Bescheinigungen über steuerfrei gewährte Leistungen, Arbeitszeitnachweise, Personalfragebögen etc.
Auch diese Unterlagen können per Brief, Fax oder über eine elektronische De-Mail beziehungsweise über einen elektronischen Datenversand via Cryptshare übersandt werden.
Der Aufwand für die Arbeitgeber wird trotz euBP auch künftig nicht gänzlich verschwinden.
Abschluss der euBP
Der geprüfte Arbeitgeber kann sich entscheiden, ob ihm die Prüfmitteilung oder der Bescheid als PDF-Dokument auf dem Server der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung gestellt werden soll.
Folgende Vorteile bietet die euBP durch den automatisierten Ablauf:
Für erforderliche Meldekorrekturen werden in der euBP Grunddaten erstellt und als Datensatz zur Weiterverarbeitung dem Arbeitgeber übersandt. Sollte in der Lohnabrechnung dieser Service für die Meldekorrekturen nach einer Betriebsprüfung genutzt werden, müssen die Lohnabrechnungsprogramme die Meldekorrekturen zunächst vom Server der DRV abholen und verarbeiten. Die Meldungen müssen vom Arbeitgeber bestätigt und als eigene Meldung an die Sozialversicherung abgesetzt werden. Es ist den Sozialversicherungsträgern derzeit nicht gestattet, eine eigene Meldung anstelle des Arbeitgebers zu senden (§ 18 Datenerfassungs- und übermittlungsverordnung (DEÜV)).
Fazit
Die euBP erfreut sich zunehmender Beliebtheit bei den Arbeitgebern. Schließlich bringt sie gerade für diese eine Zeitersparnis. Auch wenn derzeit das Ergebnis einer euBP oft noch eine Prüfmitteilung ohne Beanstandungen ist, muss das nicht immer so bleiben. Tatsächlich hat die DRV bei allen ungefähr 765.000 Betriebsprüfungen im Jahre 2021 ein Gesamtmehrergebnis von ca. 1,23 Milliarden Euro festgestellt – und das, obwohl ca. jede sechste Prüfung auf dem Wege der euBP durchgeführt wurde.
Jörg Romanowski, Diplom-Verwaltungswirt (FH)