Das Zahlstellenverfahren : EINE BESONDERE AUFGABE FÜR ARBEITGEBER
War es früher eher großen Unternehmen und dem öffentlichen Dienst vorbehalten, hat das Thema Betriebsrente inzwischen auch die kleinen und mittleren Unternehmen erreicht. Immer mehr Beschäftigten wird klar, dass die gesetzliche Rente später nicht ausreichen wird, um den Lebensstandard zu sichern. Das Betriebsrentenstärkungsgesetz von 2018 hat da — trotz aller Unzulänglichkeiten — einiges in Bewegung gebracht.
Je nach Ausgestaltung der betrieblichen Altersversorgung ist entweder ein externer Dienstleister die Zahlstelle der Bezüge oder das Unternehmen selbst. Wenn das Unternehmen selbst als Zahlstelle auftritt, muss es eine Reihe von Pflichten erfüllen, vergleichbar den Arbeitgeberpflichten aus der aktiven Beschäftigung heraus. Durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz, das in seinen wesentlichen Regelungen zum 1. Juli 2019 in Kraft tritt, haben sich einige Änderungen für die Zahlstellen ergeben. Insbesondere sind bisherige Ausnahmeregelungen entfallen. Wir beschreiben die aktuelle Aufgabenlage für die Unternehmen. (Hinweis: Wir verwenden im Folgenden die Begriffe Zahlstelle und Versorgungsbezüge.)
Meldungen
Damit die Zahlstelle ihrer Meldeverpflichtung gegenüber der gesetzlichen Krankenkasse überhaupt nachkommen kann, sind die Bezieher der Versorgungsbezüge verpflichtet, der Zahlstelle mitzuteilen, bei welcher Krankenkasse sie versichert sind. Dafür empfiehlt sich die Verwendung eines entsprechenden Fragebogens. Ein Muster finden Sie beispielsweise unter www.firmenkunden.tk.de (Suchnummer 2034480). Ist der Versorgungsbezieher gesetzlich krankenversichert, muss die Zahlstelle den Beginn der Zahlung, die Höhe des Versorgungsbezugs und ggf. das Ende der Zahlung melden. Bei privat Kranken versicherten entfällt die Meldepflicht, weil dann auch keine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung aus den Versorgungsbezügen zu zahlen sind. Die Beiträge zur privaten Krankenversicherung richten sich — anders als bei den gesetzlichen Krankenkassen — in ihrer Höhe nicht nach den Einkommensverhältnissen.
Die Krankenkasse erstattet entsprechende Rückmeldungen an die Zahlstelle, in denen sie den Beginn der Beitragspflicht, die Höhe des maximal beitragspflichtigen Betrags und ggf. das Ende der Beitragspflicht mitteilt. Als Ordnungsbegriff wird neben der Zahlstellennummer für die Zahlstelle (siehe Kasten) die Rentenversicherungsnummer des Empfängers verwendet. Diese sollte — sofern sie nicht ohnehin aus einem vorherigen Beschäftigungsverhältnis bekannt ist — zusammen mit der Krankenkasse vom Empfänger erfragt werden.
Neben der An- und Abmeldung sind zusätzlich Meldungen bei Veränderung in der Höhe der Versorgungsbezüge erforderlich, beispielsweise bei einer jährlichen Anpassung oder der Zahlung von einmaligen Bezügen, etwa bei einem zusätzlichen Weihnachtsgeld.
Höhe und Berechnung der Beiträge
In der Vergangenheit mussten die Zahlstellen Beiträge nur für Empfänger berechnen, die eine Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung beziehen. Das hat sich durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz geändert. Künftig gilt die Verpflichtung der Zahlstellen für alle pflichtversicherten Versorgungsbezieher. Nur bei freiwillig Krankenversicherten zieht weiterhin die Krankenkasse selbst die Beiträge ein.
Für Versorgungsbezüge werden Beiträge zur Kranken- und zur Pflegeversicherung erhoben. Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- oder Unfallversicherung gibt es hingegen nicht.
Für die Berechnung gilt neben der Beitragsbemessungsgrenze auch eine Untergrenze. Versorgungsbezüge, die nicht mehr als 155,75 Euro monatlich betragen, sind beitragsfrei.
Da Versorgungsbezieher in der Regel weitere beitragspflichtige Einkünfte wie eine gesetzliche Rente, Arbeitsentgelt oder Arbeitseinkommen beziehen, kommt der Beachtung der Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung eine besondere Bedeutung zu.
Deshalb meldet die Krankenkasse an die Zahlstelle den maximal beitragspflichtigen Versorgungsbezug. Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen der Beitragsbemessungsgrenze und den anderen, der Krankenkasse bereits bekannten, beitragspflichtigen Einkommensarten.
Neben dem beitragspflichtigen Versorgungsbezug sind die Beitragssätze in der Kranken- und Pflegeversicherung für die Beitragsberechnung von Bedeutung. Zugrunde gelegt werden der gesetzlich fixierte allgemeine Beitragssatz zur Krankenversicherung von 14,6 Prozent und der individuelle Zusatzbeitragssatz der Krankenkasse des Versorgungsempfängers. In der Pflegeversicherung gilt der gesetzliche Beitragssatz von 3,05 Prozent bzw. von 3,30 Prozent für Kinderlose.
Die Beiträge aus Versorgungsbezügen werden in voller Höhe vom Mitglied getragen. Eine Halbierung des Beitragssatzes oder einen Zuschuss der Zahlstelle gibt es nicht. Entsprechende Pläne des zuständigen Bundesgesundheitsministeriums wurden wegen der daraus resultierenden hohen Beitragsausfälle für die Krankenversicherung bis auf weiteres zurückgestellt. Die Beitragsberechnung aus dem vollen Beitragssatz wurde vom Bundesverfassungsgericht für zulässig erklärt.
Für die Berechnung der Beiträge gelten dieselben Regelungen wie für Arbeitnehmer. Die Zahlstelle kann also wahlweise mit dem halben Beitragssatz rechnen und diesen anschließend verdoppeln oder, weil es nur einen Zahlungspflichtigen gibt, direkt mit dem vollen Beitragssatz rechnen. Es empfiehlt sich aber, den Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung gesondert zu berechnen, da dieser im Beitragsnachweis gesondert anzugeben ist.
Abzüge/Zahlung
Die Zahlstelle ist zum Abzug der Beiträge verpflichtet. Die bisher geltende Sonderregelung für kleine Zahlstellen, die nicht zum Beitragsabzug verpflichtet waren, ist weggefallen. Jetzt sind alle Zahlstellen, unabhängig von ihrer Größe, dazu verpflichtet, die notwendigen Meldungen zu erstellen und die Beiträge einzubehalten und an die Krankenkasse abzuführen. Die Zahlstelle behält die Beiträge vom Zahlbetrag ein. Die Beiträge werden mit der Auszahlung fällig. Die Zahlstelle erstellt einen Beitragsnachweis, der elektronisch an die Krankenkasse(n) übermittelt werden muss. Dies erfolgt üblicherweise aus dem Abrechnungsprogramm heraus. Ist das nicht möglich, etwa weil das Programm nicht entsprechend zertifiziert ist, kann eine Übermittlung mit Hilfe der Ausfüllhilfe der Krankenkassen, sv.net, erfolgen.
Prüfung durch die Krankenkassen
Wie auch die Entgeltabrechnung für Beschäftigte wird die Beitragsabführung durch die Zahlstellen regelmäßig überprüft. Allerdings nicht durch die Rentenversicherungsträger, sondern durch die Krankenkassen selbst. Dabei haben sich die Kassen auf eine Vertretungsregelung verständigt. In der Regel prüft also nur eine Krankenkasse stellverstretend für alle anderen bei einer Zahlstelle. Die Prüfung erfolgt alle vier Jahre, also im Rahmen der Verjährungsfrist für Beiträge. Die Prüfung wird von der Kasse vorher angekündigt. Dabei kann es im Einzelfall vorkommen, dass sich eine Kasse zur Prüfung anmeldet, an die die Zahlstelle gar keine Beiträge abführt. Das hängt mit dem Verteilungsschlüssel der Kassen untereinander zusammen.
