Haftungsrisiken in der Entgeltabrechnung
Sie sind persönlich und auch in Ihrem Unternehmen bisher gut durch die Corona-Krise gekommen? Glückwunsch! Ihre Mitarbeitenden haben auch in dieser Zeit pünktlich ihr Geld auf dem Konto gehabt? Und dann auch noch richtig? Prima!
Da haben wohl alle Beteiligten in der betrieblichen Entgeltabrechnung einen richtig guten Job gemacht. Sollte man auch mal deutlich loben, das war und ist nicht selbstverständlich. Schon gar nicht bei gesetzlichen Änderungen im Tages- und teilweise sogar im Stunden-Rhythmus.
So gut ist das längst nicht allen ergangen. Persönlich nicht und auch nicht betrieblich. Und die vielen sich teilweise selbst überholenden politischen Corona-Abwehrentscheidungen werden am Ende in den gesamtwirtschaftlichen Auswirkungen noch so manchen Job kosten und so manche Haftung auslösen. Auch durch insofern ungewollt ausgelöste, aber demnächst faktisch eintretende Insolvenzen. Man fragt sich dann wahrscheinlich, was und wer hier wen abwehren sollte. Aber das ist ein anderes Thema.
An den betrieblichen Entgeltabrechnern, neudeutsch auch Payroller genannt, wird das sicher nicht gelegen haben. Die haben schon im „Tagesgeschäft“ in aller Regel gute Arbeit geleistet, alle gesetzlichen, tariflichen, betrieblichen und einzelvertraglichen Verordnungsregeln beachtet und umgesetzt, so gut es die betrieblichen Rahmenbedingungen zugelassen haben. Das war schon bisher nicht einfach und eigentlich noch nie „Tagesgeschäft“. Und in der Corona-Krise erst recht.
Deshalb war und ist die betriebliche Entgeltabrechnung mit teilweise erheblichen Haftungsrisiken verbunden. Worüber sich so manche betriebliche Führungskraft bis hinauf zu den Geschäftsführern und Vorständen noch immer nicht so ganz im Klaren sein dürfte. Es sei denn, es gab in diesen Unternehmen schon mal massive Haftungsprobleme, insbesondere aus Betriebsprüfungen. Dann wird man dort in aller Regel reagiert haben – wie auch immer. Jedenfalls ist es in solchen Fällen mit dem Austausch von tatsächlich oder vermeintlich verantwortlichem Personal regelmäßig nicht getan.
Das Vermeiden von Haftungsrisiken ist in den meisten Unternehmen durchaus ein ernst genommenes Thema. Vorzugsweise bezogen auf solche Risiken aus der Produktion, aus Lieferketten, Umweltschutz und Emissionen, Arbeits- und Gesundheitsschutz und vieles mehr. Da wird geschult und gedroht und mit verbindlichen Vorgaben hantiert, die jeder betrieblich Beteiligte unbedingt einzuhalten hat. Damit es einerseits auch wirklich nicht zu Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben kommt, andererseits aber die im Betrieb letztlich Verantwortlichen nicht persönlich belangt werden können. Denn sie haben ja alles Erforderliche zur Vermeidung von Haftungsrisiken getan.
Und in der betrieblichen Entgeltabrechnung mit ihrem unbestreitbar hohen Haftungspotenzial? Da fehlt es leider viel zu oft an eindeutigen betrieblichen Vorgaben und Regeln. Es fehlt an der verpflichtenden Einbindung der Entgeltabrechnung in alle entsprechend identifizierten Prozesse. Auch ohne dass die Entgeltabrechnung nach selbstverständlicher Beteiligung fragen muss und dabei noch Gefahr läuft, als Querulant beschimpft zu werden. Beispiel: Jegliche direkt in der Buchhaltung gebuchten Sachbezugsvorgänge sind automatisch und ohne Ausnahme der Entgeltabrechnung zur Beurteilung hinsichtlich der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht mit der entsprechenden Belegkopie zu melden. Läuft das bei Ihnen so? Wenn nein – hohes Haftungsrisiko für ggf. hinterzogene Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
Steuer- und Beitragshinterziehung? Bei uns? Kann nicht sein. Wir sind ein ordentliches Unternehmen!
Doch, kann sein. Und es muss und wird in der Regel ja auch kein Vorsatz dabei vorliegen. Aber wie das vorstehend genannte Beispiel zeigt, eine kleine Ursache kann auch in der Entgeltabrechnung große Haftungswirkung entfalten. Richtig teure Beispiele dafür gibt es genug. Spätestens wenn solche Haftungen amtlich mit Betrag und Zinsen und ggf. noch Ordnungswidrigkeitsstrafe dem Unternehmen präsentiert werden, kommt garantiert die Frage: Wie konnte das passieren, wer ist daran schuld? Eine detaillierte Aufarbeitung wird in derartigen Fällen durchaus zu dem Ergebnis führen können, dass für den Bereich der Entgeltabrechnung auch das Management mitschuldig sein kann. Organisationsversagen aufgrund von z. B. nicht vollständigen Arbeitsprozessen kann dabei oftmals eine nicht unerhebliche Rolle spielen.
Es ist klar, dass im Management nicht die Details der kompletten Entgeltabrechnung bekannt sein müssen. Dafür hat man intern sachverständiges Personal oder bedient sich der extern verfügbaren erfahrenen Payroll-Berater. Aber jeder Manager erhält ebenfalls seine monatliche Vergütungsabrechnung und sollte zumindest daran mit normalem Arbeitnehmerwissen erkennen können, ob das denn alles so richtig sein kann. Und bei erkennbaren Unrichtigkeiten nicht nur selbst und aus der Vorgesetztensicht reklamieren, sondern als Manager ganz neutral hinterfragen, warum es denn zu diesem Fehler kam und ob es da vielleicht noch andere Probleme gibt, denen nachzugehen wäre und bei denen man als Unternehmen lösungsorientiert helfen und unterstützen kann.
Aber leider hört man zu oft von den Beschäftigten in der Entgeltabrechnung, dass die Vorgesetzten mit allem anderen beschäftigt sind, nur nicht mit der Unterstützung von Lösungsmöglichkeiten für die betriebliche Entgeltabrechnungsorganisation. Das Problembewusstsein der Vorgesetzten für Haftungsrisiken soll sich oftmals darin erschöpfen, bloß selbst nicht in irgendeiner Form dazu hinterfragt werden zu können, bis hin zu – immer sind die anderen schuld. Das hilft aber leider spätestens dann nicht mehr als Argument, wenn die im eigenen Verantwortungsbereich des Vorgesetzten liegenden Führungs- und Aufsichtsfunktionen insofern nicht oder nicht richtig wahrgenommen wurden. Dazu muss als Führungskraft z. B. Personaler nicht von der Pieke auf gelernt haben, die gibt es ohnehin kaum noch, sondern einfach dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden in der Entgeltabrechnung ordentlich und regelmäßig fachlich geschult werden, ausreichend Zeit zur detaillierten Beurteilung und Bearbeitung von Abrechnungssachverhalten haben, ihnen alle erforderlichen betrieblichen Informationen zur Verfügung stehen und die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit und dem dafür erzielten Verdienst schon von daher eventuelle teure Fehler ausschließt. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden doch einfach mal danach.
Es gäbe noch zahlreiche Management-Hinweise zu diesem Thema, aber das würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. In den vergangenen Monaten hat es in dieser Zeitschrift dazu jedoch einige Beiträge rund um das Thema Haftungsrisiken in der Entgeltabrechnung gegeben. Vielleicht einfach noch einmal nachlesen.
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Werner Moche