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Falsche Berechnung und Verrechnung : Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen

Trotz der größten Aufmerksamkeit und einer vorherigen Prüfung kann es immer wieder vorkommen, dass Sozialversicherungsbeiträge falsch berechnet werden. Entweder in der Höhe oder ganz grundsätzlich. Sind es zu wenig Beiträge, ist es einfach: Entweder werden sie – nachdem der Arbeitgeber das festgestellt hat – mit der nächsten Abrechnung nachberechnet oder der Betriebsprüfer der Rentenversicherung stolpert darüber und fordert dann die Beiträge nach – wenn man Pech hat, allerdings mit Säumniszuschlägen.

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Etwas anders sieht es aus, wenn zu viel Beiträge abgeführt wurden und das korrigiert werden soll. Dabei muss man mehrere Fallkonstellationen unterscheiden:

  • Beiträge wurden lediglich in der falschen Höhe berechnet (z. B., weil ein falscher Beitragssatz angewandt wurde);
  • Beiträge wurden in der falschen Höhe berechnet, weil bei der Berechnung beitragsfreie Entgeltbestandteile berechnet wurden;
  • Beiträge wurden zu Unrecht berechnet, weil gar keine Versicherungs- und Beitragspflicht besteht.

Für die Erstattung der zu Unrecht erhobenen Beiträge gibt es zwei Wege: die Verrechnung mit laufenden Beiträgen durch den Arbeitgeber oder die Erstattung durch den Versicherungsträger (bzw. die Einzugsstelle) mittels Antrags.

Die Verrechnung

Der schnellste und einfachste Weg ist natürlich der über die Verrechnung mit laufenden Beiträgen, diese kann mit der nächsten Entgeltabrechnung erfolgen. Allerdings ist dieses Verfahren nicht immer zulässig. Folgende Voraussetzungen müssen Sie beachten:

Sollen die Beiträge in voller Höhe verrechnet werden, etwa weil keine Versicherungspflicht bestanden hat, ist das nur für die letzten sechs Kalendermonate zulässig. Zudem muss der Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass

  • kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) vorliegt,
  • seit Beginn des Erstattungszeitraums Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung nicht gewährt wurden und
  • die gezahlten Rentenversicherungsbeiträge dem Rentenversicherungsträger nicht als freiwillige Beiträge verbleiben sollen bzw. der Arbeitnehmer für diese Zeit keine freiwilligen Beiträge nachzahlen will.

Die Erklärung ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Sollen nur Teilbeiträge verrechnet werden, beträgt die Frist 24 Monate. Allerdings ist die Verrechnung (und generell die Erstattung) ausgeschlossen, wenn das zu hohe als beitragspflichtig angenommene Entgelt für die Berechnung einer Geldleistung (z. B. Kranken- oder Mutterschaftsgeld) zugrunde gelegt wurde.

Generell scheidet eine Verrechnung aus, wenn für den Erstattungszeitraum oder einen Teil davon bereits eine Prüfung des Rentenversicherungsträgers erfolgt ist.

Die Aufrechnung erfolgt dadurch, dass die entsprechenden Beitragsgruppen im nächsten Beitragsnachweis um den zu verrechnenden Betrag verringert und in der so ermittelten geringeren Höhe gezahlt werden. Im Anschluss müssen die Meldungen storniert und neu übermittelt werden, soweit das Arbeitsentgelt bereits gemeldet wurde.

Verrechnung durch die Einzugsstelle

Die Einzugsstelle kann unter Beachtung der Verjährungsfrist Kranken-, Pflege-, Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge verrechnen, wenn

  • der Arbeitgeber zur Aufrechnung von Beiträgen berechtigt ist, er von dieser Möglichkeit aber keinen Gebrauch macht,
  • sie selbst zu viel Beiträge berechnet hat und diese vom Arbeitgeber gezahlt worden sind oder
  • zu viel gezahlte Beiträge anlässlich einer Prüfung beim Arbeitgeber festgestellt werden und nicht der Rentenversicherungsträger zuständig ist.

Die Einzugsstelle muss dem Arbeitgeber die Details der Verrechnung aufgeben, dieser hat dann die Korrektur der DEÜV-Meldungen zu veranlassen.

Hinweis: Auch die Rentenversicherung kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu viel gezahlte Beiträge mit Nachforderungen verrechnen. Die anderen Versicherungsträger werden durch den Betriebsprüfbericht informiert. Die Meldepflicht bleibt auch in diesen Fällen beim Arbeitgeber.

Eine Nahaufnahme eines Dokuments, auf dem das deutsche Wort „Versicherungsbeiträge“ steht, daneben ein Stift und eine Brille, was auf einen Rahmen für die Durchsicht von oder hindeutet
Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen 2

Erstattung auf Antrag

Ist eine Verrechnung für den Arbeitgeber und die Einzugsstelle nicht (mehr) möglich, können die zu Unrecht abgeführten Beiträge mit einem Erstattungsantrag zurückgefordert werden. Dabei müssen grundsätzlich die Verjährungsfristen (vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist) beachtet werden. Hiervon kann es aber in begründeten Fällen Ausnahmen geben.

Einen Erstattungsantrag kann immer derjenige stellen, der die Beiträge getragen hat. Das kann also – für den Arbeitnehmeranteil – auch der Beschäftigte sein. Zuständig ist grundsätzlich die Einzugsstelle, die die Beiträge erhalten hat.

Eine besondere Information durch die Einzugsstelle erfolgt nur an die Rentenversicherung und nur dann, wenn die Meldung komplett storniert wird. Das dient der Dokumentation des Erstattungszeitraums im Rentenkonto des Versicherten.

In bestimmten Fällen ist für die Bearbeitung der Erstattung von Rentenversicherungsbeiträgen der Rentenversicherungsträger selbst zuständig. In diesen Fällen wird der Antrag von der Einzugsstelle an diesen weitergeleitet.

Eine vergleichbare Regelung gibt es für die Arbeitslosenversicherung.

Wann es nichts zurück gibt

Generell ausgeschlossen ist eine Verrechnung und Erstattung, wenn die Beiträge Basis für eine Leistungsgewährung gewesen sind. Beispiel: Der Arbeitgeber hat die Krankenversicherungsbeiträge mittels eines zu hohen Zusatzbeitragssatzes berechnet. In diesem Fall hat die Höhe der Beiträge keinen Einfluss auf die Leistungsgewährung, etwa das Krankengeld, da diese nach dem beitragspflichtigen Entgelt berechnet wird. Eine Erstattung ist also problemlos möglich. Gleiches gilt, wenn während des Erstattungszeitraums eine Krankenhausbehandlung durchgeführt wurde. Auch hier hat die Höhe der Beiträge keine Auswirkung auf die Leistung der Krankenkasse. Anders sieht es aus, wenn die Beiträge irrtümlich aus einem zu hohen Arbeitsentgelt berechnet wurden, weil eine Zusatzzahlung fälschlich als beitragspflichtig angesehen wurde. Hier hat die Höhe des Beitrags Einfluss auf die Höhe des Krankengeldes, weshalb eine Erstattung nicht erfolgen kann. Eine Krankenhausbehandlung in dieser Zeit wäre hingegen nicht hinderlich.

In der Renten- und Arbeitslosenversicherung gelten teilweise andere Regelungen für die Erstattung, wenn im fraglichen Zeitraum Leistungen wie beispielsweise Arbeitslosengeld oder Rehabilitationsmaßnahmen gewährt wurden.

Jürgen Heidenreich

Das Bild zeigt einen Ausschnitt aus einem deutschen Dokument mit Informationen zu Grundlagen der sozialen Sicherheit, das im Internet nachgelesen werden kann. Es enthält zwei QR-Codes für direkte Links, von denen einer vermutlich zu weiteren Details über das soziale Netzwerk führt

Und die Arbeitnehmeranteile?

Unabhängig davon, auf welchem Weg die Verrechnung vorgenommen wird, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die vom Arbeitnehmer einbehaltenen Beitragsanteile an diesen auszuzahlen. Das gilt auch bei Erstattungsanträgen. Hier kann der Versicherungsträger stattdessen die Erstattung auch direkt an den Arbeitnehmer vornehmen.

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