Automatisierte Entgeltabrechnung : Lückenlose Prüfprozesse bei MEWA

Mit dem Sharing-Prinzip auf Erfolgskurs

Das nachhaltige Mehrwegprinzip ist heute aktueller denn je; MEWA hat inzwischen europaweit über 190.000 Vertragskunden und will weiter wachsen. Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen gehören für das dynamische Unternehmen selbstverständlich dazu. Im HR-Bereich setzt der Textildienstleister dabei auf die Centric Tools zur Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung mit SAP HCM.

Im Jahr 2018 hat der HR-Bereich dafür mehrere Centric Tools eingeführt. Die Tools PLK und PLX fungieren als internes Kontrollsystem für SAP HCM, flankiert von MADAP PA und OM für das Stammdatenmanagement und VBT2 als Auswertungs- und Reporting-Tool. Der Einsatzschwerpunkt liegt auf den Tools PLK und PLX, mit denen der Bereich HR monatlich rund 4.500 Abrechnungen für alle 14 Standorte prüft.

Schnelle Projektergebnisse

Die Centric Tools wurden zur Automatisierung der Prüfprozesse eingeführt. Die vorherige manuelle Überprüfung war zu aufwändig geworden und auch hinsichtlich der wachsenden Compliance-Anforderungen nicht mehr zeitgemäß. Bei der Software-Auswahl überzeugten die Centric Tools durch den hohen Automatisierungsgrad, der dank digitalisierter Prozesse und der über 800 bereits mitgelieferten Prüfregeln sehr schnell erreicht werden kann.

Zur schnellen Implementierung und dem hohen Sicherheitsstandard der Software trägt dabei auch die enge Integration in SAP bei. So wird beispielsweise das SAP-Berechtigungskonzept bei MEWA für die Centric Tools genutzt. Damit gelten die in SAP definierten Zugriffsrechte eins zu eins auch für alle Centric-Arbeitsprozesse. Lediglich die Berechtigungen für die Nutzung der Centric Tools müssen den User-Profilen zugeordnet werden.

Vorteile durch enge SAP-Integration

PLK und PLX unterstützen bei MEWA ein durchweg digitalisiertes, dezentrales Prüfszenario. In der HR-Zentrale wird monatlich vor Erstellung der Entgeltabrechnung der Prüfreport mit PLK gestartet. Mit PLX bearbeiten dann die Standorte, für deren Mitarbeiter das System Auffälligkeiten in den Abrechnungen anzeigt, die generierten Hinweise. Durch die Nutzung des SAP-Berechtigungskonzepts von MEWA wird sichergestellt, dass die Standorte ausschließlich Daten ihrer eigenen Zuständigkeit sehen, bearbeiten und korrigieren können.

Bei der Implementierung hat das Projektteam zunächst alle in PLK enthaltenen Prüfregeln übernommen und diese nach dem Systemstart mit den HR-Mitarbeitenden in den Standorten sukzessive genauer spezifiziert. So wurden nicht relevante Regeln ausgeblendet und erforderliche Lohnarten-Details abgebildet. Durch einfaches Customizing wurde schrittweise ein für MEWA maßgeschneidertes Kontrollsystem aufgebaut.

Die Vorstellung der Centric Tools in den einzelnen Standorten haben die HR-Experten der MEWA-Zentrale selbst durchgeführt. Alle Centric Tools sind im Look & Feel von SAP gestaltet. Mit wenig Einweisungsaufwand konnten die Anwender zügig die Hinweise in der Arbeitsliste bearbeiten. Dabei ist eine der Stärken der Centric Tools der direkte Absprung in die jeweiligen SAP-Infotypen zur Prüfung und weiteren Bearbeitung.

Effizienz und Transparenz gesteigert

Die Zeitersparnis durch die automatisierten Prüfprozesse ist erheblich. War der Aufwand für die Plausibilitätsprüfung für die Prüfverantwortlichen früher enorm hoch und nur mit manuellen Listen möglich, so sind heute die von PLK generierten Hinweise innerhalb einer Stunde gesichtet und auf Knopfdruck zur weiteren Bearbeitung verteilt. Im übersichtlichen Cockpit haben die HR-Verantwortlichen von MEWA jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus und können schon vor dem ersten Gehaltslauf mögliche Fehlerquellen minimieren.

„Wir waren überrascht, wie schnell wir mit den Centric Tools loslegen und Erfolge durch die Automatisierung erzielen konnten.“