Tarife abrechnen auf Knopfdruck : Wenn die Tariferhöhung auch endlich Lohnabrechner:innen freut
Dank der Tarifunterstützung von Agenda ist eine Tarifänderung kein Problem mehr. Sie verwandelt die einst lästige Aufgabe in eine, die mit wenigen Handgriffen erledigt ist. Denn statt jede:n Mitarbeiter:in einzeln im System anpassen zu müssen, reicht es, mit Hilfe der Agenda Tarifunterstützung die verschiedenen Tarifentgelte einmal zu ändern und dann ganze Mitarbeitergruppen auf einmal zu korrigieren.
Tarifverträge sind allgegenwärtig.
Rund 44 Prozent der Beschäftigungsverhältnisse in Deutschland im Jahr 2019 waren durch einen Tarifvertrag geregelt. Hinzu kommen weitere 7 Prozent, die einem Haustarifvertrag unterliegen. Also ein Thema, das Millionen von Menschen in Deutschland betrifft und damit natürlich auch tausende Firmen und deren Personalabteilungen. Und die meisten dieser 51 Prozent lassen die Korken knallen, wenn eine neue Tariferhöhung ins Haus steht. Außer der einen Person im Unternehmen, die händisch alle Lohn- und Gehaltsdokumente einzeln anfassen muss, damit auch bei der nächsten Abrechnung alles stimmt. Das ist nicht nur viel Arbeit, das kann logischerweise auch zu Fehlern führen. Und den bzw. die Unternehmer:in selbst kostet es nicht nur die höhere Lohnzahlung, sondern wichtige Ressourcen seiner oder ihrer Personalabteilung.
Um also den tapferen Lohnabrechner:innen das Leben einfacher zu machen, gibt es von Agenda Software im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung das Tool der Tarifunterstützung. Hier kann jede:r, der bzw. die sich um die Lohnabrechnungen kümmert, schnell und einfach Tarifverträge selbst anlegen und mögliche Änderungen einpflegen. Aber wie geht das?
Tarife abrechnen auf Knopfdruck
Ist der Tarifvertrag einmal eingerichtet, ist die monatliche Abrechnung nur noch minimaler Aufwand: Die Software ermittelt anhand der zugordneten Tarifgruppe und -stufe selbstständig das richtige Entgelt. Die Anpassung der Tarifstufen übernimmt die Anwendung nach der festgelegten Zeitspanne automatisch.
Bei Mitarbeiter:innen, die in Teilzeit beschäftigt sind, wird das im Tarifvertrag hinterlegte Entgelt automatisch anteilig berechnet. Selbst rückwirkende Änderungen stellen kein Problem dar: Die Anwendung ermittelt die Differenzen und führt die nötigen Nachberechnungen durch.
Bei Empfänger:innen von Stundenlohn wird wie gewohnt die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfasst. Deren Stundensatz wird bei der Monatsberechnung dann automatisch aus der entsprechenden Stufe des Tarifvertrags herangezogen.
Automatisierte Tariferhöhung
Doch das ist nicht das Einzige, das wie von selbst passiert. Mit der automatisierten Tariferhöhung können angelegte Tariftabellen prozentual oder um einen festen Eurobetrag erhöht werden. Darüber hinaus ist auch eine Mindesterhöhung möglich.
Sagen wir, das Tarifentgelt eines bzw. einer Mitarbeiter:in wird um 1,5 Prozent erhöht, der Erhöhungswert muss aber mindestens 50 Euro betragen. Im Moment der Tariferhöhung prüft die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Agenda, ob das Entgelt durch die Erhöhung von 1,5 Prozent um mindestens 50 Euro steigt. Falls nicht, wird das Tarifentgelt automatisch um 50 Euro erhöht.
Ausgleichszahlungen abrechnen
Falls Tarifvertragsparteien sich nicht termingerecht auf eine Erhöhung einigen können und es dadurch erst später zu einem Tarifabschluss kommt, werden häufig Kompensationszahlungen vereinbart.
Zum Beispiel erhalten dann alle Mitarbeiter:innen 500 Euro, um die Zeit zwischen geplantem und tatsächlichem Tarifabschluss auszugleichen.
In der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Agenda müssen nur der jeweilige Betrag und die Eckpunkte zur Anspruchsberechtigung erfasst werden. Die Software prüft die Ansprüche eines jeden Mitarbeiters bzw. jeder Mitarbeiterin und ermittelt die Ausgleichszahlungen. Diese Ausgleichszahlungen können durch bestimmte Konstellationen wie Ein- und Austritt, Voll- oder Teilzeit variieren.
Auch hier übernimmt die Software die Prüfung und bei Bedarf eine automatische Nachberechnung.
Anzeige der Tarifentgelte in den Personaldaten
Dank einer zusätzlichen Anzeige der Tarifentgelte in der Maske zur Tarifzuordnung ist auf einen Blick erkennbar, wie viel Entgelt ein:e Mitarbeiter:in mit einer bestimmten Tarifstufe bekommt. Das macht das Zuordnen der Tarifstufen zu den Mitarbeiter:innen übersichtlicher und vermeidet Fehler.
Tarifinformationen auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge
Die Anzeige der Tarifinformationen auf der Brutto-Netto-Abrechnung ist übersichtlich und gut nachzuvollziehen. So wird das Datum der nächsten Höherstufung direkt angezeigt. Das sorgt für eine hohe Transparenz und reduziert Rückfragen durch Arbeitnehmer:innen.
Nicht nur Zeit ist Geld, sondern Geld ist Geld
Bis hierhin heißt das: weniger Arbeitsaufwand, reduzierte Nachfragen durch Arbeitnehmer:innen, also insgesamt ein geringerer Aufwand für die Personalabteilung. Logisch, dadurch spart das Unternehmen schon viel Geld bzw. kann Arbeitskraft an anderer Stelle nutzen.
Jedoch kann durch das Verwalten der eigenen Tarifverträge noch viel mehr eingespart werden: Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen mit 100 Mitarbeiter:innen. Dieses kann Agenda ab 135 Euro pro Monat beziehen – inklusive Support, Updates und Tarifunterstützung. Ein weiteres Consulting durch Agenda ist aufgrund der leichten Handhabung der Tarifverträge nicht notwendig. Die Tarifverträge können selbst angelegt und verwaltet werden. Ebenso ist die Online-Bereitstellung der Gehaltsabrechnung mit inbegriffen. Ein weiterer Kostenfaktor, der eingespart wird.
Das Ende des Klein-Kleins
Und neben den Möglichkeiten, direkt Geld einzusparen, steht eines im Fokus: die Personalabteilung zu entlasten und Ressourcen freiwerden zu lassen. Damit sich Fachkräfte um wichtige Themen kümmern können und sich nicht im Klein-Klein von prozentualen Änderungen verlieren. Und vielleicht bleibt dann bei der nächsten Tariferhöhung auch noch Zeit, kurz mit anzustoßen.
Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing Agenda Informationssysteme
