Der Leiter Entgeltabrechnung: Corona und die Folgen : Das Ende ist noch nicht in Sicht

Seit der Corona-Krise spielt der Gesetzgeber gerne einmal Memory. Nach und nach deckt er neue Paragraphen auf und Sie als Entgeltabrechner suchen das passende Gegenstück in der Praxis. Das ist nicht immer einfach – vor allem dann nicht, wenn Ihnen das entscheidende Tool zur Umsetzung fehlt. Doch die vergangenen acht Monate haben gezeigt: Wer sein Handwerk als Payroller versteht, der leimt, wo er eigentlich nageln müsste. Der schaufelt, wo er eigentlich baggern müsste. Der macht scheinbar Unmögliches möglich.

Damit das auch so bleibt, sollten leitende Payroller die kommenden Wochen und Monate aus Fehlern lernen und im Stand-by-Modus bleiben.

Aus Fehlern lernen

Wenn plötzlich alles Schlag auf Schlag kommt, Gesetze sich stetig ändern, Kollegen plötzlich nicht mehr vor Ort sind, dann ist eines klar: Fehler passieren. Das ist menschlich und in solch einer Ausnahmesituation gut nachvollziehbar. Deswegen: Grämen Sie sich nicht und blicken Sie nach vorne. Was können Sie aus den vergangenen Monaten lernen? Ziehen Sie mit Ihren Kollegen Bilanz. Was lief gut, was lief an manch einer Stelle nicht so reibungslos? Wo lassen sich Fehler korrigieren, wo müssen Sie Abstriche machen? Brechen Sie alte Strukturen auf und definieren Sie anhand Ihrer Erkenntnisse Prozesse neu, die sich während Corona bewährt haben. Vielleicht war der Feldversuch „Homeoffice“ für Sie ein Erfolg und Sie denken darüber nach, auch nach der Pandemie, an dem Modell festzuhalten? Eventuell haben Sie Aufgaben neu verteilt und es hat sich herauskristallisiert, auf welchem Gebiet welcher Kollege ein Profi ist und wo er mit Schwächen zu kämpfen hat. Überprüfen Sie Ihre Organisation und teilen Sie Aufgaben gegebenenfalls neu zu. Halten Sie Ihre Ergebnisse schriftlich fest.

Fristen im Blick behalten

Mit der Pandemie hat der Fiskus zahlreiche Hilfsmaßnahmen auf den Weg gebracht. Viele davon sind zeitlich begrenzt. Deswegen ist es wichtig, alle Fristen im Blick zu behalten. Prüfen Sie, welche Maßnahmen Sie alle in Anspruch genommen haben, welche noch infrage kommen und welche davon zeitlich begrenzt sind. Für den optimalen Überblick bietet es sich auch hier an, Ihre Ergebnisse zu verschriftlichen. Beispielsweise besteht die Möglichkeit zur Corona-Beihilfe noch bis zum 31.12.2020. Auch die Erleichterungen zur Beantragung des Kurzarbeitergeldes gelten noch bis Ende des Jahres.

Daten schützen

Als die Corona-Infektionen exponentiell in die Höhe schnellten, entschieden sich viele Betriebe, ihre Mitarbeiter umgehend ins Homeoffice zu schicken. Zuhause genauso leistungsfähig zu sein wie am Arbeitsplatz, das war für viele Arbeitgeber das oberste Ziel. Schnell besorgten sie dafür die notwendige Ausstattung und planten technische Abläufe. Der Datenschutz durfte dabei nie zu kurz kommen. Damit sensible Daten auch weiterhin bestmöglich geschützt sind, sollten Betriebe kontinuierlich prüfen: Ist die Sicherheit im Homeoffice weiterhin gewährleistet? Überprüfen Sie Ihren VPN-Client, checken Sie das Berechtigungskonzept Ihrer Abrechnungssoftware. Tauschen Sie sich hier eng mit dem Datenschutzexperten Ihres Unternehmens, gegebenenfalls mit einem externen, aus. Stellen Sie so sicher, stets konform mit der Datenschutz-Grundverordnung zu agieren.

Zurück zum Normalbetrieb

Viele Unternehmen entscheiden sich, nach und nach zum Normalbetrieb zurückzukehren. Sie holen Mitarbeiter zurück ins Büro, stoppen die Kurzarbeit. Informieren Sie sich über alle nötigen Formalien, die es bei der Beendigung von Kurzarbeit zu beachten gilt. Stimmen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit ab. Oberstes Gebot sollte für Sie weiterhin der Schutz Ihrer Mitarbeiter sein – einerseits wirtschaftlicher Natur, andererseits natürlich gesundheitlicher. Erarbeiten Sie ein Corona-Konzept. Können Sie bei einer Rückkehr den Mindestabstand aller Mitarbeiter gewährleisten? Oder macht es vielleicht Sinn, ein paar Angestellte im Homeoffice zu lassen und untereinander zu rotieren? Bestimmen Sie Hygiene- und Verhaltensregeln im Büro.

Kommunikation ist alles

Kommunizieren Sie diese an Ihre Mitarbeiter. Tauschen Sie sich weiterhin eng mit der Geschäftsführung aus und wägen Sie gemeinsam ab, welche wirtschaftlichen Maßnahmen für Sie in der nächsten Zeit sinnvoll sind. Holen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ins Boot und kommunizieren Sie Entscheidungen rechtzeitig. Wer sich jetzt als Arbeitgeber in der Krise bewährt, hat auch in Zukunft gute Karten auf dem Arbeitsmarkt. Ein exzellentes Krisenmanagement ist die beste Werbung – nach innen und außen.

Immer up to date bleiben

Ein Ende der Krise ist noch nicht in Sicht. Das bedeutet: Die Mühlen der Gesetzgebung mahlen weiter. Mal schneller, mal langsamer. Damit Sie auch künftig Brötchen backen können, bleiben Sie informiert. Abonnieren Sie relevante Newsletter, sondieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, ob Fortbildungen derzeit Sinn machen. Und wenn ja, welche. Verteilen Sie Rechercheaufgaben und sorgen Sie für einen Informationsaustausch innerhalb Ihrer Abteilung. So bleibt jeder von Ihnen auf dem aktuellsten Wissensstand.

Fazit

Corona fühlte sich an wie ein Tsunami, der über uns hereinbrach. Beruhigt haben sich die Gefilde um uns herum noch lange nicht. In Wellen spüren wir immer noch Veränderungen, kämpfen mit der Gischt, die uns manchmal unerwartet ins Gesicht schlägt. Teilweise sind wir in Rettungsinseln gestiegen und rudern nur langsam dem sicheren Hafen entgegen. Teilweise haben wir unser Fahrwasser nicht verlassen und bleiben selbstbewusst auf Kurs. In welchem Boot wir uns auch befinden: Als Payroller fungieren wir immer als Lotse in der Krise. Deswegen sollten wir weiterhin alle Eventualitäten auf unserem Radarschirm haben, unserer Mannschaft präzise Anweisungen geben und mit den Lehren der Vergangenheit sicher in die Zukunft navigieren.

Philipp R. Kinzel