Interview mit Axel Ruf : Gehaltsabrechnungen per Klick – ja, aber bitte verschlüsselt
Die Digitalisierung schreitet voran – immer mehr administrative Arbeiten werden per Klick erledigt: auch das Versenden von Gehaltsabrechnungen. Denn so können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Doch warum ist der verschlüsselte digitale Versand von HR-Dokumenten wichtiger denn je? Wie das überhaupt funktioniert und was für eine Rolle IncaMail einnimmt, erklärt Axel Ruf, Experte zum Thema E-Mail-Verschlüsselung bei Swiss Post Solutions AG.
Herr Ruf, ist das Verschlüsseln von E-Mails und HR-Dokumenten aufwendig und kompliziert?
Ein Trugschluss, der sich tatsächlich immer noch hartnäckig hält. Heutzutage ist die Verschlüsselung weder kompliziert noch aufwendig – zumindest nicht zwangsläufig. Denn mittlerweile sind Tools verfügbar, die die Verschlüsselung im Hintergrund übernehmen – so beispielsweise IncaMail der Schweizerischen Post. Alle erzeugten Dokumente aus den gängigen HR-Systemen können damit direkt verschlüsselt versendet werden. Beispiele hierfür sind Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise und Lohnsteuernachweise.
Warum ist die E-Mail-Verschlüsselung besonders im Bereich HR so wichtig?
HR-Abteilungen sind aus mehreren Gründen besonders gefordert: Sie haben ständig mit personenbezogenen Daten zu tun und tauschen sich regelmäßig per E-Mail aus. Spätestens seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gelten für Unternehmen hohe Anforderungen im Umgang mit sensiblen Personendaten. Werden diese nicht eingehalten, drohen Sanktionen. Weiter ist das Image von Unternehmen stark davon abhängig, wie verlässlich sie mit den Daten ihrer Mitarbeitenden, aber auch ihrer Kundschaft umgehen.
Nebst der sicheren Zustellung – welche Vorteile bieten sich beim Versand von digitalen Gehaltsabrechnungen?
Der Versandprozess wird vereinfacht, denn das Drucken, Kuvertieren und physische Versenden fällt weg. So werden Zeit und Kosten von Mitarbeitenden oder externen Dienstleister eingespart und es wird mehr Freiraum für sinnvollere Tätigkeiten, wie beispielsweise das Recruiting, geschaffen. Zentral ist hier jedoch: Wer das papierlose Büro anstrebt, braucht effektive Lösungen für den Schutz der digitalen Kommunikation.
Sie haben den Verschlüsselungsdienst IncaMail der Schweizerischen Post erwähnt. Worauf sollte man bei der Beschaffung einer solchen digitalen Lösung achten?
Von essenzieller Bedeutung sind die hohe Sicherheit und der garantierte Datenschutz nach DS-GVO. Weiter sollten Zugriffsrechte individuell und flexibel konfigurierbar sein, damit berechtigte Mitarbeitende reibungslos arbeiten können. Wichtig sind zudem Schnittstellen zu bisher genutzten Programmen. IncaMail der Schweizerischen Post erfüllt all diese Kriterien. Zusätzlich steht den Kundinnen und Kunden technischer und fachlicher Support zur Verfügung.
Lohnt es sich überhaupt, IncaMail in den bestehenden Prozess zu integrieren?
Absolut. IncaMail lässt sich einfach und innerhalb von zwei Tagen in den bestehenden Mail-Client, wie Outlook oder Office365, oder in die Business- Software, etwa SAP oder Microsoft Dynamics, integrieren. Konkret können mit IncaMail bis zu 80 Prozent der Handling- und Versandkosten gespart werden.
IncaMail: sicher, einfach und anerkannt
IncaMail bietet einen gesetzeskonformen, verschlüsselten E-Mail- Versand für alle, die heute und morgen Wert auf Datenschutz legen. Der Dienst ermöglicht einen kostengünstigen und sicheren Einzel- und Massenversand sowie die Übermittlung großer Dateien.
Post CH Kommunikation AG