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Comeback der Dienstreise : Persönlich reisen, online abrechnen

Geschäftsreisen sind unnötig, teuer und ein Risiko für die Gesundheit: Dieser Glaubenssatz verbreitete sich in deutschen Unternehmen fast zeitgleich mit der Pandemie. Die erwerbstätige Republik wanderte zum Arbeiten an den heimischen Küchentisch, Kundenbesuche und Besprechungen fanden fortan virtuell statt. Doch inzwischen wird wieder verstärkt auf die persönliche Begegnung gesetzt – im Rahmen des Vernünftigen und Zulässigen erlebt die Dienstreise ihren nächsten Frühling.

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In diesem Zusammenhang rückt auch die elementare Bedeutung eines intuitiven und leistungsfähigen (Online-)Reisekostenmanagements in den Fokus. KIDICAP.Travel setzt hier neue Maßstäbe – auch und gerade für den öffentlichen und kirchlichen/sozialen Dienst.

Mehr geschäftliche Buchungen

Die Lufthansa und die Deutsche Bahn melden seit einiger Zeit einen stetigen Anstieg an Buchungen für geschäftliche Reisen – und auch auf den Autobahnen sind verstärkt Autos in dienstlicher Mission unterwegs. Die klassische Dienstreise war fast schon totgesagt, doch hat die wirtschaftliche Entwicklung während der Corona-Pandemie aufgezeigt, wie wichtig persönliche Kontakte gerade im Rahmen geschäftlicher Anbahnungen sind. Insbesondere der Mittelstand schickt seine Beschäftigten wieder auf Reisen, doch auch im öffentlichen Bereich wird inzwischen mehr gereist.

Erfolg durch persönlichen Kontakt

Private wie öffentliche Arbeitgeber achten üblicherweise sehr genau auf die Einhaltung geltender Bestimmungen und wägen Risiken sorgfältig ab, bevor sie ihre Mitarbeiter auf Reisen schicken. Deutsche Unternehmen begegnen dem Virus und seinen Gefahren mit hoher Aufmerksamkeit, doch haben sie naturgemäß ebenfalls den unternehmerischen Erfolg im Blick. Eine Erkenntnis aus den vergangenen eineinhalb Jahren ist die Notwendigkeit, Digitales und Persönliches klug zu kombinieren. Das gilt sowohl für das betriebliche Innenleben als auch für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Zulieferern. Menschen können vieles digital und von zu Hause aus leisten, doch die Substanz jeder fruchtbaren (geschäftlichen) Beziehung bleibt der persönliche Kontakt – sofern geltende Vorschriften diesen ermöglichen.

Häufig Ärger mit den Reisekosten

Die Menschen sind also wieder mehr dienstlich unterwegs – und diese Reisen müssen von den Personalabteilungen der betroffenen Unternehmen sowie von den reisenden Beschäftigten selbst korrekt und unkompliziert gemanagt werden. Das Thema Reisekosten ist eine Achillesferse und bei den Betriebsprüfern sehr beliebt, jede Personalmanagerin und jeder „Personaler“ kann ein Lied davon singen. Viele Reisekostenabrechnungen sind fehlerhaft und werden beanstandet, übrigens auch im Rahmen arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen.

Jedes Unternehmen ist also gut beraten, sein Dienstreisemanagement zu optimieren. Am besten geht das mit einem erfahrenen und zuverlässigen Partner wie GIP und der Software KIDICAP.

Die Lösung: KIDICAP.Travel

Gerade mit Blick auf das Management von Dienstreisen gibt es in vielen Unternehmen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs- und Einsparpotenziale, auch im öffentlichen und kirchlichen Dienst. Da werden Reiseanträge noch per Papier eingereicht, die Belege werden später physisch in der Personalabteilung abgegeben und die Abrechnung lässt auf sich warten. Das kostet nicht nur Zeit und führt zu Nachfragen unzufriedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, es werden durch Übertragungsfehler oder durch verlorene Belege auch viele vermeidbare Fehler gemacht.

Die gute Nachricht: Es gibt die perfekte Abhilfe – KIDICAP.Travel. Diese moderne App aus dem Hause GIP ist universell im Public Sector und in der Privatwirtschaft einsetzbar.

Der Einsatz von KIDICAP.Travel unterstützt die Personalabteilung durch intuitive Workflows und bietet dem Reisenden eine kinderleichte Beantragung und Einreichung von jedem Endgerät aus. Die anschließende Reisekostenabrechnung erfolgt rasch und unkompliziert. Alle Arbeitsabläufe werden auf diese Art standardisiert und verschlankt. Sämtliche Funktionen zur optimierten, elektronischen und medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur Archivierung – sind in der Basisversion bereits enthalten.

Die moderne Web-Technologie von KIDICAP ermöglicht eine einfache Installation auf den Servern des Unternehmens ebenso wie eine Software-as-a-Service-Nutzung als Dienstleistung über das Internet. Der Software-Betrieb und die Wartung verbleiben in diesem Fall beim Anbieter – Software aus der Cloud.

360°-Workflow

Die webbasierte Lösung bildet alle Bereiche des Dienstreisemanagements ab und bietet einen Rundum-Service für Anwenderinnen und Anwender: Vom Reiseantrag über das Genehmigungsverfahren bis zur Abrechnung der Reisekosten mitsamt der Verbuchung im Finanzwesen werden alle notwendigen Schritte über einen Workflow abgebildet. Es kann also nichts vergessen werden.

Der Workflow kann auch auf individuell definierte Bearbeitungsinstanzen und Arbeitsabläufe eingestellt werden. Alle beteiligten Personen vom Reisenden über die Sachbearbeitung bis zum Controlling können in die elektronischen Abläufe integriert und zusätzlich im Prozess per E-Mail auf dem Laufenden gehalten oder zum Handeln aufgefordert werden.

Einzigartige Performance im öffentlichen Dienst

KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und lässt keinen Wunsch offen. Das ist wichtig, gerade bei der Vielfalt der Reisetypen im öffentlichen und sozialen Dienst, die von komplexen Organreisen, Entsendungen und Polizeieinsätzen bis zur einfachen Spesenabrechnung für Dienstgänge reichen. So ist die App auch eine exzellente Lösung für kleinere Organisationen mit nur einem oder zwei Plätzen für die Abrechnung von Reisekosten. Auch die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen mit verteilten Standorten und heterogenen Systemwelten werden komplett abgebildet. Selbstverständlich warden auch alle gesetzlichen, tariflichen und internen Reiserichtlinien für die Reisekostenabrechnung berücksichtigt.

Dreimal absolute Sicherheit

Das Thema Sicherheit ist im Bereich der Reisekosten auf dreifache Weise von elementarer Bedeutung: Erstens müssen Reisekosten stets auf Basis der aktuellen rechtlichen Bestimmungen abgerechnet werden, zweitens ist eine hundertprozentige rechnerische Sicherheit notwendig und drittens müssen höchste Sicherheitsansprüche an den Datenschutz gewährleistet sein, auch mit Blick auf eine zuverlässige Verschlüsselung nach SSL-Bankenstandard. KIDICAP.Travel ist dreifach absolut sicher – das garantieren wir!

Erfassung auf Reisen

Die Erfassung von Dienstreisen ist selbstredend auch von unterwegs aus möglich, die App korrespondiert mit jedem Tablet oder Smartphone. Eingegebene Daten werden automatisch an die zentrale Datenhaltung übermittelt und dort abgeglichen. Wer häufig oder über längere Zeiträume hinweg im Außendienst tätig ist und nur selten ins Büro kommt, kann nun trotzdem ohne zeitlichen Verzug seine Reisekosten abrechnen.

Zu guter Letzt: Integration von KIDICAP

KIDICAP.Travel kann gemeinsam mit weiteren KIDICAP.APPs genutzt werden. Diese Integration in einen größeren Systemverbund ermöglicht unter anderem die Verwendung gemeinsamer Stamm- und Bewegungsdaten. Alternativ kann die komplette Reisekostenerstattung dann über die App KIDICAP.Entgelt abgewickelt werden.

Weiterhin befindet sich im Reiseregister der App KIDICAP.Personalakte eine Verwaltungsmöglichkeit für Reisekosten- und Abrechnungsbelege, die dann automatisch von KIDICAP.Travel dorthin übertragen werden. Werden umfassende Auswertungen der Reisekosten im Kontext der gesamten Personalwirtschaft gewünscht, können die Reisedaten in KIDICAP.Reports übernommen werden.

Philipp Forster, GIP GmbH

Eine Frau in einem schicken Mantel genießt eine Kaffeepause, während sie in einer modernen städtischen Umgebung an ihrem Laptop arbeitet und sich auf Personalressourcen konzentriert.
Persönlich reisen

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