Elektronische Datenübermittlung : So erstatten Sie die Sozialversicherungsmeldungen richtig

Die elektronische Datenübermittlung erfolgt anhand eines geprüften und zugelassenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramms oder mit einer geprüften und zugelassenen Ausfüllhilfe.

Personenkreise

Als Arbeitgeber müssen Sie die Sozialversicherungsmeldungen grundsätzlich für alle Beschäftigten erstellen, und zwar für:

• Beschäftigte, die kranken-, pflege-, renten- oder arbeitslosenversicherungspflichtig sind,
• Beschäftigte, für die Sie Beitragsanteile zur Renten- oder zur Arbeitslosenversicherung zu entrichten haben,
• Beschäftigte, die ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sind,
• geringfügig Beschäftigte.

Grundsätze

Für alle Meldearten beachten Sie die folgenden Grundsätze:

• Die persönlichen Daten Ihrer Beschäftigten entnehmen Sie den Lohn- und Gehaltsunterlagen.
• Die Rentenversicherungsnummer entnehmen Sie dem Sozialversicherungsausweis.
• Die Angabe der Rentenversicherungsnummer als zentrales Ordnungsmerkmal ist besonders wichtig. Fehlt diese, geben Sie zusätzlich die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten an, insbesondere den vollständigen Namen, den Geburtsnamen, das Geburtsdatum, den Geburtsort, das Geschlecht, die Staatsangehörigkeit und die Anschrift.
• Beitragspflichtiges Entgelt melden Sie stets in vollen Beträgen (Ausnahme: Monatsmeldung der gesetzlichen Krankenversicherung). Die letzte Stelle runden Sie kaufmännisch.

Meldearten und Meldeanlässe (mit Aussteuerung)

Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Meldearten. Diese hängen von den Anlässen ab, zu denen Meldungen erforderlich sind.

• Anmeldung: Bitte melden Sie den Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung mit der nächsten Gehaltsabrechnung – spätestens jedoch sechs Wochen nach dem Beschäftigungsbeginn.
• Abmeldung: Das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung melden Sie bitte mit der folgenden Gehaltsabrechnung – spätestens jedoch sechs Wochen nach dem Beschäftigungsende. Dies gilt auch, wenn aufgrund einer Arbeitsunterbrechung ohne Entgeltfortzahlung keine Versicherungspflicht mehr besteht, zum Beispiel bei unbezahltem Urlaub von mehr als einem Monat.

Hinweis

Ist der Zeitraum des unbezahlten Urlaubs nicht länger als ein Monat (Zeitmonat), ergeben sich keine Auswirkungen auf den Versicherungsschutz. Dies gilt selbst dann, wenn der Zeitraum des unbezahlten Urlaubs genau einen Kalendermonat umfasst. Meldungen sind in diesem Zusammenhang nicht zu erstellen.

Unterbrechungsmeldung: Wird die versicherungspflichtige Beschäftigung eines Arbeitnehmers für mindestens einen vollen Kalendermonat unterbrochen, weil der Anspruch auf Arbeitsentgelt entfällt (z. B. wegen des Bezugs von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld), übermitteln Sie eine Unterbrechungsmeldung. Bei privat Krankenversicherten, die Krankentagegeld beziehen, müssen Sie ebenfalls eine Unterbrechungsmeldung erstellen. Eine Unterbrechungsmeldung geben Sie bitte innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des vollen Kalendermonats ab.

Beispiel: Ein Schreinergeselle war vom 01.09.2021 bis zum 15.12.2021 arbeitsunfähig krank. Der Lohn wurde bis zum 11.10.2021 fortgezahlt. Ab dem 12.10.2021 erhielt der Arbeitnehmer Krankengeld von seiner Krankenkasse.

Lösung: Der Arbeitgeber des Schreinergesellen hat eine Unterbrechungsmeldung zu erstellen (Abgabegrund „51“, Beschäftigungszeitraum: 01.01. bis 11.10.2021).

Die Jahresmeldung entfällt, wenn Sie bis zum Jahreswechsel bereits eine Unterbrechung oder zum 31.12. eine Abmeldung (zum Beispiel wegen Änderung des Versicherungsverhältnisses) gemeldet haben.

Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist