Öffentlicher Dienst : Mit digitalen Prozessen fit für die Arbeitswelt 4.0

Droht der Personalnotstand? Vor allem ein hoher Digitalisierungsgrad zählt insbesondere bei jungen Talenten immer häufiger als Entscheidungskriterium auf der Suche nach dem passenden Angestelltenverhältnis. Und auch bei den älteren Beschäftigten gewinnt dieser Aspekt an Bedeutung. So zählt fehlende Innovation zu den Hauptgründen, wenn Führungskräfte der mittleren Ebene aus dem öffentlichen in den privaten Sektor wechseln^.[1] Da genügt es auch nicht, wenn etwa die Lohnabrechnung im öffentlichen Dienst schon weitestgehend digitalisiert oder seit April 2020 die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen auch für Landeseinrichtungen sowie kommunale Einrichtungen verpflichtend ist. Deutschland landet in Sachen Digitalisierung im EU-weiten Behördenvergleich regelmäßig auf den hinteren Plätzen^[2].

Der öffentliche Dienst hat demzufolge nicht nur ein Nachwuchsproblem, sondern sieht sich auch beim bestehenden Personal im Wettbewerb mit Organisationen aus der Privatwirtschaft. Langfristig führt das vom Fachkräftemangel zum Personalnotstand. 2030 werden im öffentlichen Dienst rund 816.000 Fachkräfte fehlen^[3] . Doch rechtzeitiges Gegensteuern kann diese Entwicklung aufhalten oder sogar umkehren. Die Frage lautet: Wo müssen Länder und Kommunen ansetzen, um das Steuer herumzureißen?

Die drei wichtigsten Stellhebel für mehr Arbeitgeberattraktivität

Effizientestes Gegenmittel ist die Digitalisierung, vor allem in der Personalverwaltung. Denn damit schlägt der öffentliche Dienst gleich drei Fliegen mit einer Klappe, die unter anderem die Berater von PricewaterhouseCoopers (PWC) allesamt für maßgeblich im Kampf gegen den Fachkräftemangel halten.^[4]

Der öffentliche Dienst muss demzufolge

1. die Mitarbeiterproduktivität erhöhen,
2. neue Fachkräfte gewinnen und
3. die Bindung des bestehenden Personals verbessern.

_{[1] Vgl. McKinsey & Company, Studie „Die Besten, bitte: Wie der öffentliche Sektor als Arbeitgeber punkten kann“, 2019}

_{[2] Vgl. Digital Economy and Society Index (DESI) 2020 der Europäischen Kommission}

_{[3] Vgl. PricewaterhouseCoopers, Studie „Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst – Prognose und Handlungsstrategien bis 2030“, 2018}

_{[4] Vgl. PricewaterhouseCoopers, Studie „Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst – Prognose und Handlungsstrategien bis 2030“, 2018}

Intelligente IT-Unterstützung kann dabei helfen, diese Herausforderungen zu lösen. So tragen smarte Prozesse – wie bei der Gehaltsabrechnung – auch in anderen Bereichen dazu bei, dass vor allem wiederkehrende Routineaufgaben nicht mehr von Hand erledigt werden müssen, sondern automatisiert erfolgen. Neben der Ressourcenentlastung tragen entsprechende Maßnahmen gleichzeitig zur Fehlerreduzierung und zur Qualitätsverbesserung bei.

Der Öffentliche Dienst muss auch zu einer „People Company“ werden

Erfolgt die Digitalisierung gezielt in der Personalabteilung, wirkt sich das direkt auf die Arbeitgeberattraktivität aus. So lassen sich digitalisierte Prozesse in der Regel per Tastendruck oder via Mausklick anstoßen. Im Bewerbermanagement – Stichwort Mitarbeitersuche – bedeutet das beispielsweise: Interessenten erhalten zeitnah Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheide & Co. Sie wissen stets, wo sie im Auswahlprozess stehen, und fühlen sich von Anfang an gut betreut. Das erzeugt Vertrauen in den potenziellen Arbeitgeber.

Für die Mitarbeiter in den Personalabteilungen im Öffentlichen Dienst bedeuten digitale Prozesse in erster Linie eine immense Entlastung von zeitraubenden administrativen Aufgaben.

Die frei werdenden Ressourcen können die Mitarbeiter nutzen, um sich um die wirklich wichtigen strategischen Herausforderungen ihres Aufgabengebiets zu kümmern. Es geht darum, den öffentlichen Dienst zu einer People Company zu machen, in der die Mitarbeiter im Mittelpunkt allen Handelns stehen. Das bedeutet zunächst, kulturelle Veränderungen anzustoßen. Die Fachkräfte von morgen fordern offene Kommunikation, transparente Entscheidungswege, wertschätzende Zusammenarbeit und konstruktives Feedback. Zudem fragen sie zunehmend nach dem Sinn ihrer Tätigkeit. Sie wollen individuell gefördert und gefordert werden und verlangen von ihren Dienstherren einen bedarfsgerechten Maßnahmenkatalog, um die persönlichen und beruflichen Ziele erreichen zu können. Ganz im Sinne des Megatrends „New Work“ gilt es, die Potenzialentfaltung jedes einzelnen Mitarbeiters aktiv zu unterstützen.

Motivierter und produktiver dank digitalisierter Prozesse

Smarte IT-Lösungen speziell für Personalprozesse im öffentlichen Dienst greifen den verantwortlichen Führungskräften dabei tatkräftig unter die Arme. Sie beschleunigen nicht nur die internen Verwaltungsprozesse, sondern liefern darüber hinaus valide Daten, die dazu beitragen, für positive Mitarbeitererlebnisse zu sorgen. In der People Company sind das unter anderem maßgeschneiderte Weiterbildungsangebote oder dem aktuellen Mitarbeiterlebenszyklus entsprechende Beschäftigungsmodelle. Und warum ist das so wichtig? Wer individuell gefördert wird, fühlt sich wertgeschätzt. Und das wiederum erhöht die emotionale Bindung an den Arbeitgeber. Zudem gilt: Wer in seinem Job zufrieden ist, arbeitet motivierter und produktiver.

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