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Systemrelevanz der Payroll : Wortklauberei oder die Chance auf Veränderung? : Systemrelevant – Adjektiv. Für ein System bedeutsam

Wer in diesen Tagen den Duden aufschlägt und nach dem wohl seit Corona gängigsten Buzzword sucht, bekommt gar schon eine rhetorische Antwort. Und doch steckt hinter dieser Begrifflichkeit mehr als ein verantwortungsvoller Job in Zeiten eines krisenbehafteten Ausnahmezustands. Die Systemrelevanz bedeutet für den Entgeltabrechner nicht nur, dass er bedeutsam für das System ist – vielmehr bringt sie hoffentlich die Anerkennung für einen Beruf mit sich, die schon längst überfällig war.

Philipp R. KinzelFokus
Lesezeit 7 Min.
Vier Fachleute diskutieren gemeinsam über einen Bauplan in einer modernen, schwach beleuchteten Büroumgebung.

Vor kurzem habe ich mit einer guten Bekannten telefoniert. Sie ist Gynäkologin an einer bayerischen Uni-Klinik. Wir tauschten uns aus, wie Corona unseren Alltag verändert hat. Als ich von meinem Beruf berichtete und das Adjektiv systemrelevant in den Mund nahm, konnte ich ihre großen Augen förmlich durch den Hörer spüren. „Wie, DU bist systemrelevant?“, fragte sie mich mit Skepsis in ihrer Stimme. Ohne darauf antworten zu können, hastete sie los: „Meinen Lohnzettel habe ich noch nie verstanden. Mit meinen vielen Schichten und damit verbundenen Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen verdiene ich so unterschiedlich. Nachvollziehen, wie sich das Gehalt berechnet, kann ich so gut wie nie. Und überhaupt sind das auf dem Zettel alles nur Hieroglyphen für mich.“

Da wurde mir eines klar: Meinen Beruf schmückt zwar jetzt ein neues Adjektiv, gleichzeitig bedeutet das aber nicht, dass meine Tätigkeit im Gegensatz zu der eines Arztes für jeden ein klares Feld ist. Und das, obwohl fast jeder von uns monatlich meine Dienstleistung – einen Lohn oder Gehaltszettel – erhält.

Zeit, Aufklärungsarbeit zu leisten. Backen wir uns einen Entgeltabrechner. Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit und machen Sie es sich bequem. Seien Sie gespannt aufs Endergebnis.

1. Zutat für die Geheimniscreme – 100 Prozent Verschwiegenheit

Manchmal fühle ich mich ein wenig wie ein Agent des Bundesnachrichtendienstes. Meine Mandanten tragen mir Informationen zu, über die sonst niemand Bescheid wissen darf. Ich kenne die Gehälter eines jeden. Zum Glück habe ich keine Zeit, mir Gedanken zu machen, warum der Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebes zehnmal mehr verdient als seine Angestellten. Auch hinterfrage ich nicht, warum die gleiche Jobposition – beispielsweise die eines Marketing-Managers – derart differenziert entlohnt wird. Als Entgeltabrechner ist mein Name Hase – dazu verpflichtet mich die Datenschutz-Grundverordnung, dazu fühle ich mich meinen Mandanten gegenüber zu jeder Zeit verpflichtet.

2. Zutatfür den Teig – eine Prise Paragraphen

Nein – ich habe kein Jura studiert. Manchmal fühlt es sich ein wenig so an. Arbeits-. Sozialversicherungs- und das Lohnsteuerrecht sind mein tägliches Brot. Mal schmeckt es besser, mal schlechter. Zu Corona-Zeiten kam es mir oft sehr versalzen vor, als wüssten die Macher oft selbst nicht, was sie da in ihrer Backstube gerade kreierten. Wie beim Backen ist es eben auch in der Juristerei. Gesetze, Verordnungen, Gerichtsurteile, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, individuelle Vereinbarungen – als Entgeltabrechner müssen Sie alle Zutaten kennen, sonst wird am Ende kein Schuh draus. Dem aber nicht genug: Was gilt wann und wann sticht der Ober den Unter? Kennen Sie die Hierarchie der Gesetze nicht, wenden Sie vielleicht fälschlicherweise eine Norm an, die längst vom Europäischen Gerichtshof außer Kraft gesetzt wurde. Das wird im Zweifel teuer.

Eine berufstätige Frau lächelt, während sie in einer modernen Büroumgebung, beleuchtet von sanftem Umgebungslicht, mit einem digitalen Tablet interagiert.

3. Zutat damit es jedem schmeckt – eine ordentliche Portion Selbstsicherheit

Der Beruf ist keiner, an dem Sie sich nach einem ausgelassenen Abend am nächsten Morgen einen Durchhänger erlauben können. Führen Sie Sozialversicherungsbeiträge falsch ab oder treiben Sie Schindluder in Sachen Datenschutz, dann fallen Sie bei der nächsten Betriebsprüfung garantiert auf die Nase. Mit Ihnen Ihr Mandant oder, wenn Sie angestellt sind, Ihr Arbeitgeber. Das wird in der Regel teuer – nicht umsonst fordern die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung Jahr für Jahr hohe dreistellige Millionenbeträge von den Betrieben nach. Da stehen Sie schnell mit einem Bein im Gefängnis oder hängen mit dem Kopf in der Schlinge, was das Thema Haftung angeht.

4. Zutat um am Ball der Zeit zu bleiben: fortbilden, fortbilden, fortbilden

Damit es erst gar nicht so weit kommt, heißt Ihr bester Freund: Fortbildung. Denn das ist das A und O im Beruf eines Entgeltabrechners. Wer rechtssicher abrechnen möchte, darf sich keine Fehler erlauben. Und wenn es – wie in Zeiten einer Pandemie – Schlag auf Schlag geht, dann setzen Sie sich nicht in Präsenzseminare. Nein, dann klicken Sie wild durchs Internet, auf der Suche nach aktuellen Informationen. Dann werden Sie zum Webkonferenz-Teilnehmer, zum Newsletter-Abonnenten und zum E-Book-Downloader. Und Sie sind für jede Information dankbar.

5. Zutat die KitchenAid – das Lohnabrechnungsprogramm

Profi-Bäcker machen sich heutzutage längst nicht mehr die Hände schmutzig und kneten den Teig selbst. Das übernimmt ihre KitchenAid. In der Lohnabrechnung ist das die Software. Die Beziehung zwischen Entgeltabrechner und Lohnprogramm gleicht einer Ehe. Entscheiden Sie sich einmal dafür, werden Sie nicht allzu schnell wieder wechseln. Zu kompliziert ist der Transfer sensibler Daten auf ein neues Programm. Drum prüfe, wer sich ewig bindet – kann ich da nur sagen. Das gilt in der Ehe wie in der Entgeltabrechnung. Der Partner bewährt sich oft erst in Krisenzeiten. Während Corona bedeutete das: Welcher Softwarehersteller hat all die Änderungen zu Kurzarbeit und Quarantäne zügig in seinem Programm implementiert? Und wer hat das nicht so gut geschafft, so dass Sie ewig mit Korrekturen zu tun hatten? Außergewöhnliche Zeiten erfordern oft außergewöhnliche Maßnahmen – so galt es gerade in den vergangenen Monaten, kreativ zu sein. Wo es keine offensichtliche Lösung für ein Problem gab, suchte ich nach geeigneten Alternativen. Und wurde in der Regel schnell fündig.

6. Zutat das Kochbuch – Beratung in unsicheren Zeiten

Denn genau das erwarten Ihre Mandanten sowie deren Angestellte von Ihnen: Probleme zu lösen. Gerade zu Beginn der Krise stand mein Telefon selten still. Mandanten, denen durch den Lockdown die Pleite drohte. Mitarbeiter, die nicht wussten, wie sie arbeiten und gleichzeitig ihre Kinder betreuen sollten. Unternehmer, die ihre Mitarbeiter in Kurzarbeit schickten und gleichzeitig mit Ihnen als Lohnbuchhalter dafür Sorge tragen wollten, dass jeder ihrer Angestellten über die Runden kommt. Meine Mandanten erwarteten von mir das passende Rezept für ein gelungenes Endergebnis. Und dabei spielte es keine Rolle, ob ich die notwendigen Zutaten gerade dafür zu Hause hatte oder nicht. Improvisieren lautete die Devise.

7. Zutat zusammenbringen, was zusammengehört

Nicht umsonst sind Koch und Bäcker zwei unterschiedliche Berufe. Der eine steht fleißig hinterm Herd und der andere hinterm Ofen. Doch nur zusammen sind sie stark: Denn Foto: Gorodenkoff, Adobe Stock häufig rundet erst die Nachspeise ein gelungenes Menü ab. Wie in der Kulinarik ist es auch in jedem Unternehmen. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, wird aus einer Anstrengung ein echter Erfolg. Doch häufig stehen Missverständnisse im Raum – gerade zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Da muss ein Schlichter her, der mit objektiven Augen die Situation bewertet und alle Beteiligten wieder an einen Tisch bringt. Gerade als Lohnbuchhalter werden Sie häufig zu diesem Mediator. Mitarbeiter melden sich bei Ihnen und beschweren sich. Das Gleiche passiert umgekehrt seitens der Geschäftsführung. Aktives Zuhören, Fingerspitzengefühl und die richtigen Argumente sorgen dafür, dass Sie alle Beteiligten wieder ins Boot holen und gemeinsam Lösungen finden. Gerade das schätze ich an meinem Beruf so sehr. Jenseits der Zahlen habe ich dennoch mit Menschen und ihren oft ganz persönlichen Belangen zu tun.

8. Zutat hellsehen – die Zutaten von morgen schon heute kennen

Ja und manchmal hat mein Beruf auch ein wenig etwas von dem einer Wahrsagerin. Als würde ich in meine gläserne Kugel sehen und wissen, was morgen passieren wird. Zum Beispiel, dass es sich genau jetzt lohnt, von Kurzarbeit wieder auf Vollbetrieb hochzufahren, ohne mit wirtschaftlichen Einbußen rechnen zu müssen. Da grummelt es natürlich manchmal in meinem Magen und ich hoffe, meinen Mandanten in diesen Angelegenheiten die richtige Entscheidung ans Herz gelegt zu haben. Aber das gehört eben in solchen Zeiten dazu: schlaflose Nächte, damit Ihre Mandanten ruhig schlafen können.

9. Zutat individualisieren – auf die richtige Mischung kommt es an

Der Bereich der Entgeltabrechnung ist ein hart umkämpftes Feld – vor allem als Selbstständiger. Häufig bieten Steuerberater ebenfalls diese Dienstleistung an. Da heißt es: Abheben von der Masse und nicht immer die einheitliche Backmischung verwenden. Das kann schließlich jeder. So individuell wie Ihr Mandant ist, ist auch seine Personalstruktur. Wer keinen Dienstwagen fährt, freut sich beispielsweise über einen monatlichen Tankgutschein. Wer kein Urlaubsgeld erhält, der jubelt vielleicht bei einer jährlichen Erholungsbeihilfe. Und wer sein Kind jeden Morgen in den Kindergarten bringt, der ist dankbar für jeden Zuschuss, den sein Arbeitgeber gewährt. Für mich gehört es als Entgeltabrechner dazu, meine Mandanten und ihre Mitarbeiter genau unter die Lupe zu nehmen. Denn auch im Lohnbereich lässt sich beispielsweise mithilfe von Gehaltsextras vieles individualisieren und genau auf die Bedürfnisse von Mandant und Mitarbeiter abschmecken.

Systemrelevant oder nicht – wie in Krisen auch immer Chancen stecken

Letztlich spielt es für mich keine Rolle, ob wir als Payroller systemrelevant sind oder nicht. Gerne würde ich aus dem Begriff einen Neologismus kreieren und das Ganze eher als mandantenrelevant beschreiben. Denn das haben mir die vergangenen Monate deutlich gezeigt: So wie ich als Selbstständiger quasi finanziell von meinen Mandanten abhängig bin, sind sie es fachlich von mir. Und das meine ich ganz und gar nicht negativ konnotiert – im Gegenteil. Was wie eine Zweckgemeinschaft klingt, hat für mich eher den Charakter einer Freundschaft. Und die definiert der Duden wie folgt: auf gegenseitiger Zuneigung beruhendes Verhältnis von Menschen zueinander.

Philipp R. Kinzel

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