Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst : Per Digitalisierung zum attraktiven Arbeitgeber

Rund 816.000 Stellen könnten bis 2030 im öffentlichen Sektor unbesetzt bleiben – dies geht aus einer Untersuchung der Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) hervor.

Und: Dem Demografie-Portal des Bundes und der Länder zufolge hat schon heute jeder vierte öffentlich Beschäftigte sein 55. Lebensjahr überschritten. Mehr als die Hälfte ist über 45 Jahre alt. Dies hat zur Folge, dass sich in diesem Bereich seit rund eineinhalb Jahren, als die ersten Jahrgänge der Babyboomer-Generation begannen, in den Ruhestand zu gehen, ein Sockel an Vakanzen aufbaut, der für Kreis- und Gemeindeverwaltungen eine Herausforderung darstellt. Um der bevorstehenden Entwicklung entgegenzuwirken, sollte die öffentliche Hand aktiv werden und sich im Wettbewerb um junge Arbeitnehmer als attraktiver Arbeitgeber positionieren – so die Empfehlung von PwC. Handlungsbedarf ist vor allem im kommunalen Bereich gegeben, wo sich Verwaltungen gegen konkurrierende Arbeitsplatzangebote aus der Privatwirtschaft behaupten müssen.

Digital Recruiting: Abschied von gedruckten Bewerbungsunterlagen

Der Sache nach stehen die Chancen der öffentlichen Verwaltung in diesem Wettstreit eigentlich sehr gut. Denn in Arbeitgeberrankings erhalten Kommunalverwaltungen deutschlandweit gute Noten. Drei Viertel der dort Beschäftigten sind Umfragen zufolge mit ihrer Arbeit zufrieden. Das allein aber wird in Zukunft nicht ausreichen, um genügend neue Arbeitskräfte zu gewinnen und die demografisch bedingten Lücken aufzufüllen.

Der Grund hierfür liegt vielfach in einer zu geringen Sichtbarkeit der Vakanzen im öffentlichen Dienst, da Städte und Gemeinden nach wie vor auf Anzeigen in regionalen Zeitungen setzen, die weder die Möglichkeit bieten, über einen direkten Link alle notwendigen Bewerbungsunterlagen einzureichen, noch die Vorteile eines Arbeitsplatzes im öffentlichen Dienst in der geforderten Reichweite kommunizieren. Darüber hinaus sind auch die internen Entscheidungsprozesse in den Behörden und Verwaltungen nach wie vor mit einem zu hohen Zeitaufwand verbunden, weil die Bewerbungsunterlagen immer noch in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht werden.

Im digitalen Zeitalter empfiehlt es sich daher, auf durchgängig digitalisierte Recruiting-Prozesse zu setzen. Denn dies erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber insbesondere bei jüngeren Bewerbern deutlich. Zum einen, weil damit die Unterlagen komplett digital eingereicht werden können. Zum anderen, weil sich so die Wartezeiten für den Kandidaten spürbar verkürzen, indem behördeninterne Entscheidungsprozesse nun um ein Vielfaches schneller ablaufen. Der Grund für diese Effizienzsteigerung liegt in der systemseitig konsolidierten Erfassung der Bewerberdaten. Dadurch können sämtliche Entscheidungsträger jederzeit auf alle relevanten Informationen zu allen Kandidaten zugreifen. Darüber hinaus lassen sich auf diese Weise auch mehrere Bewerber übersichtlich miteinander vergleichen, was den Prozess der Entscheidungsfindung zusätzlich beschleunigt.

Weniger Aufwand und mehr Transparenz – Datenschutz inklusive

Als attraktiv wird ein Arbeitgeber nicht zuletzt auch dann wahrgenommen, wenn jeder Mitarbeiter seine eigenen Angelegenheiten selbstbestimmt und unbürokratisch via Mitarbeiterportal erledigen kann: Ob Urlaubsantrag, Anwesenheitserfassung oder die Bereitstellung der monatlichen Entgeltnachweise – ein solches Self-Service-Portal entlastet umgekehrt auch kommunale HR-Abteilungen von zeitraubenden Routinetätigkeiten. Je mehr papierbasierte Abläufe sich per HR-Software in digitalisierte Prozesse verwandeln, desto geringer wird der manuelle Aufwand und desto größer die Zeitersparnis. So entsteht neuer Freiraum, der zum Beispiel für die strategische Personalentwicklung genutzt werden kann. Viel Aufwand entfällt insbesondere durch eine volldigitale Zeitwirtschaft: Die Anwesenheitserfassung erfolgt durch die Mitarbeiter selbst, wahlweise am eigenen PC über das Mitarbeiterportal, an einem Terminal oder mobil über das Handy oder Tablet. Allen Beteiligten steht dann per Mausklick jederzeit ein aktueller Überblick über sämtliche An- und Abwesenheiten zur Verfügung – eine wichtige Planungsgrundlage, um agil disponieren zu können.

Idealerweise enthält eine HR-Software zudem eine digitale Personalakte, in der sämtliche mitarbeiterrelevanten Unterlagen wie Korrespondenzen und Schulungszertifikate zusammen mit den Stammdaten revisionssicher und datenschutzkonform gespeichert sind. Denn: Personenbezogene Mitarbeiterdaten gelten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) als hochgradig schutzwürdige Informationen. Die gesetzlich geforderte Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie eine aufgabenbezogene Rechtesteuerung des Zugriffs lassen sich mit modernen HR-Lösungen jedoch ohne großen Aufwand realisieren.

Attraktiv nach außen wie nach innen

Erhebliche Einsparungen verspricht eine integrierte HR-Software zudem, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung als weiteres Modul enthält. Die Datenkonsolidierungs- und -übertragungsprozesse an externe Rechenzentren zur Entgeltabrechnung entfallen damit. Durch integrierte Reporting-Funktionen kann HR zudem künftige Personalkosten präziser planen als zuvor. Darüber hinaus ist es möglich, über entsprechende Systeme flexibel nach verschiedenen Tarifmodellen abzurechnen. Neben dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) betrifft dies unter anderem TVöD-Spezialvarianten für Auszubildende, für Beschäftigte im Sozial- und Erziehungsdienst sowie für Bezüge gemäß dem Landesbesoldungsgesetz.

Sobald alle administrativen Prozesse digitalisiert sind, treten weitere Vorteile einer vollständig integrierten Lösung zu Tage – zum Beispiel die verbesserten Möglichkeiten für eine ganzheitliche Mitarbeiterentwicklung: Weil per Software sämtliche Kompetenzen und Fähigkeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter erfasst sind, lassen sich individuelle Entwicklungspläne auf einer fundierten Datenbasis erstellen. Auch dies wirkt sich wiederum positiv auf die Arbeitgeberattraktivität aus, da immer mehr Arbeitnehmer Wert auf ein nachhaltiges und auf Weiterbildung ausgelegtes Personalmanagement legen.

Fazit:

Wer manuelle, zeitaufwändige Arbeitsschritte durch digitale ersetzt und Mitarbeiter verstärkt in Personalaufgaben einbezieht, dem bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Entsprechende IT-Tools helfen auch, die Vorteile, die der öffentliche Dienst als Arbeitgeber bietet, mit einer größeren Reichweite zu kommunizieren. So ermöglichen sie beispielsweise, Vakanzen über alle gängigen Bewerberplattformen auszuspielen und so die Sichtbarkeit der öffentlichen Hand als attraktiver Arbeitgeber spürbar zu steigern.

Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage