Datenschutz : Planen, drucken, aufhängen: Wo ist das Problem?
Die Digitalisierung der Personalwirtschaft und somit auch der Personaleinsatzplanung schreitet voran. Dienst- und Schichtpläne (im Folgenden: Dienstplan) werden teilweise seit vielen Jahren per Software erstellt. Heute erhalten Beschäftigte Zugriff auf ihren persönlichen Dienstplan per Portal oder App. Der Vorteil ist, dass jeder Beschäftigte nur seine Daten zu sehen bekommen kann und nicht mehr auch die Daten der Kollegen.
Diese Entwicklung darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass ausgehängte Dienstpläne weiterhin je nach Tätigkeit oder Branche benötigt werden. Für Beschäftigte ohne Zugang zum Computer bleiben ausgehängte Dienstpläne weiterhin das Mittel der Wahl. Gleiches gilt für Branchen, in denen Tarifverträge den Aushang vorschreiben. Grund genug, aus der Datenschutzperspektive einen Blick auf ausgehängte Dienstpläne zu werfen.
Der ausgehängte Dienstplan: immer noch ein (Datenschutz-)Thema
Abgesehen von der durchaus komplexen Planung an sich scheint auf den ersten Blick alles klar zu sein: Plan erstellen, ggf. den Betriebsrat einbeziehen, ausdrucken, aufhängen, fertig. Die Gewissheit bekommt bei den Fragen Risse:
- Welche Angaben dürfen auf dem ausgehängten Plan aufgeführt sein?
- Wer darf die ausgehängten Dienstpläne sehen?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, da es auf die jeweilige betriebliche Situation ankommt.
Bestimmung der aufzuführenden Daten
Zuerst ist der Zweck (oder die Zwecke) des Dienstplans zu bestimmen. Der naheliegende Zweck ist, die Beschäftigten über den Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie deren Einsatzort oder Tätigkeit zu unterrichten.
Weitere Zwecke können beispielsweise sein:
- Information über Abwesenheiten,
- Information über genehmigte Freizeitausgleiche.
Die enthaltenen Daten müssen alle für die Zweckerreichung erforderlich sein. Ausgangspunkt ist der Zweck (oder die verfolgten Zwecke) und nicht die Fähigkeit des Planungsprogramms. Zu den erforderlichen Daten zählen regelmäßig: Name, Beginn und Ende der Arbeitszeit. Sofern wechselnde Arbeitsorte oder Tätigkeiten vorliegen, kommen Tätigkeit und Arbeitsort hinzu. Sofern Beschäftigte beispielsweise für die Arbeitsorganisation wissen müssen, welcher Kollege abwesend ist, kann die Abwesenheit aufgeführt werden.
Weil ausgehängte Dienstpläne regelmäßig von mehreren Beschäftigten eingesehen werden können, dürfen keine Angaben enthalten sein, die vertraulich zu behandeln sind.
Dazu zählen beispielsweise Abwesenheitsgründe wie z. B. Krankheit oder Krankheit des Kindes und Elternzeit.
Für Hersteller von Personaleinsatzplanungsprogrammen bedeutet dies, Funktionen vorzusehen, die es dem Anwender erlauben, einzustellen, welche Angaben auf dem ausgedruckten Dienstplan aufgeführt werden. Das sind in der Regel deutlich weniger als für die Planung benötigt werden.
Weil Dienstpläne auch für weitere Zwecke benötigt werden können, ist es wesentlich, dass Pläne mit unterschiedlich vielen Angaben ausdruckbar sind. Damit wird die Anforderung von Art. 25 Abs. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) umgesetzt, dass jeder Leser ausschließlich die Daten sehen kann, die er benötigt. Damit lässt sich auch vermeiden, dass ein Betriebsrat Zugriff auf Daten erhält, die er nicht für seine Aufgaben nach dem Betriebsverfassungsgesetz benötigt.
Druckt ein Unternehmen Daten auf Dienstpläne, die nicht für die Zweckerreichung benötigt werden, so verstößt es regelmäßig gegen Art. 25 Abs. 2 DS-GVO. Dieser Verstoß ist bußgeldbewehrt und kann Schadensersatzansprüche der Beschäftigten auslösen.
Ausweitung der enthaltenen Daten per Einwilligung?
Immer mal wieder kommt in der Beratungspraxis die Frage auf, ob die Menge der abgedruckten Daten nicht doch durch eine Einwilligung über das erforderliche Maß hinaus erweiterbar ist. Ein Dienstplan legt fest und informiert den Beschäftigten über dessen Arbeitszeiten und ggf. Arbeitsorte und Tätigkeiten. Damit stellt ein Dienstplan eine für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderliche Datenverarbeitung dar. Wenn eine Datenverarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, wird sie durch § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gesetzlich erlaubt. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist nicht nur nicht nötig, sondern auch unwirksam, da es an der Freiwilligkeit mangelt, abzulehnen. Die fehlende Freiwilligkeit spricht auch dagegen, den Abdruck nicht erforderlicher Daten mittels Einwilligung legitimieren zu wollen. Der Abdruck nicht erforderlicher Daten bleibt unzulässig.
Wer darf ausgehängte Dienstpläne sehen?
Der Begriff „aushängen“ impliziert, dass jede lesekundige Person, die sich am Ort des Aushangs befindet, den Dienstplan lesen kann. Auch wenn ein Aushängen zulässig oder verpflichtend ist, bedeutet das nicht, dass jeder Ort in Frage kommt. Der Ort ist so zu wählen, dass die Personen, die den Dienstplan lesen müssen oder dürfen, Zutritt haben.
Andere Personen – insbesondere betriebsfremde Personen – sollten grundsätzlich keinen Zutritt zum Dienstplan erhalten. Deshalb sind Orte mit Publikumsverkehr regelmäßig ungeeignet. In der Praxis wird zu prüfen sein, welcher Personenkreis sich am Ort des Aushangs aufhält. Unschädlich sind grundsätzlich Ausnahmen wie Handwerker oder Beschäftigte anderer Bereiche, die selten vorbeikommen.
Fazit
Trotz der vorschreitenden Digitalisierung der Personaleinsatzplanung und der zunehmenden digitalen Zugriffsmöglichkeiten von Beschäftigten auf ihre Dienstpläne bleiben ausgehängte Dienstpläne auch weiterhin erforderlich. Diese müssen sich hinsichtlich der aufgeführten Daten am Grundsatz der Erforderlichkeit orientieren und so aufgehängt werden, dass im Regelfall nur zur Einsicht berechtigte Personen diese betrachten können.
Dr. Niels Lepperhoff, Xamit Bewertungsgesellschaft mbH
