Der Steuerberater empfiehlt : Studierende in der betrieblichen Abrechnungspraxis
Grundsätzlich sind Beschäftigungen, die gegen ein Arbeitsentgelt ausgeübt werden, versicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung. Dies gilt nicht für Studierende, die besonders zu betrachten sind.
Studierende sind Personen, die an einer Hoch- oder Fachhochschule eingeschrieben sind, um dort einen akademischen Grad zu erwerben oder ein Staatsexamen abzulegen. Um den Absolvierenden nicht nur die theoretischen Kenntnisse für einen späteren Beruf zu vermitteln, werden die Studiengänge mit praktischen Pflichtpraktika in den Betrieben verbunden.
Darüber hinaus bemühen sich die Studierenden darum, neben diesen Pflichtpraktika weitere praktische Erfahrungen zu sammeln. Denn je besser und umfangreicher die praktischen Kenntnisse und Fertigkeiten, desto besser ist der Wettbewerbsvorteil, den die Absolvierenden bei späteren Bewerbungen gegenüber der Konkurrenz haben.
In den letzten Jahren wurden zudem die sog. berufsbegleitenden dualen Studiengänge immer attraktiver und beliebter bei jungen Menschen, die Theorie und Praxis eng miteinander verknüpfen wollen.
Es gibt also viele Möglichkeiten, ein Studium mit einem Betrieb zu verzahnen, und daraus resultiert eine Vielzahl an verschiedenen Abrechnungsmöglichkeiten. Deshalb stellt die Frage, wie mit den Studierenden in der Abrechnungspraxis umzugehen ist, immer wieder eine Herausforderung dar.
Das klassische Studium oder auch Werkstudium
Klassische beschäftigte Studierende, auch Werkstudierende genannt, sind allen bekannt: Sofern die Studierenden grundsätzlich nicht mehr als 20 Wochenstunden, unabhängig von der Zahl der Arbeitgeber, arbeiten, sind sie lediglich rentenversicherungs- und steuerpflichtig. Der Mindestlohn sowie die Umlage U1 und U2 sind bei der Vergütung von Werkstudierenden immer zu berücksichtigen.
Als Werkstudierende gelten beschäftigte Studierende, wenn sie den größeren Teil ihrer Zeit und Arbeitskraft für das Studium aufwenden. Eine Ausnahme besteht in der vorlesungsfreien Zeit, am Wochenende und in den Abend- und Nachtstunden – dann dürfen Studierende auch mehr als 20 Wochenstunden arbeiten.
Allerdings ist dann die 26-Wochen-Regelung zu beachten: Das bedeutet, dass Werkstudierende innerhalb eines Zeitjahres in höchstens 26 Wochen mehr als 20 Stunden arbeiten dürfen.
Grundsätzlich ist es auch möglich, die Studierenden als geringfügig Beschäftigte anzustellen. Hierbei gelten für Studierende keine Besonderheiten, sondern das monatliche Arbeitsentgelt darf 450 Euro nicht überschreiten.
Duale Studiengänge
Bei dualen Studiengängen besteht die Möglichkeit, an einer Hochschule zu studieren und gleichzeitig Praxiserfahrungen in einem Unternehmen oder Betrieb zu sammeln. Duale Studiengänge sollen die besten Aspekte der Ausbildung und des Studiums kombinieren: Einerseits die Vermittlung von einem umfangreichen theoretischen Wissen an der Hochschule und andererseits dessen direkte Anwendung in der Praxis. Für viele junge Menschen ist es ebenfalls von Vorteil, dass häufig nicht nur die Studiengebühren vom Betrieb oder Unternehmen gezahlt werden, sondern die dualen Studierenden zusätzlich ein monatliches Gehalt beziehen.
Dualer Studiengang = Berufsausbildungsverhältnis
Die Teilnehmenden an dualen Studiengängen sind seit dem 1. Januar 2021 den zur Berufsausbildung Beschäftigten gleichgestellt und damit komplett sozialversicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung. Die Vergütung ist ebenfalls steuerpflichtig.
Aber durch die Gleichstellung der Teilnehmenden aus dualen Studiengängen mit den Auszubildenden ist die Vergütung von der Zahlung des Mindestlohns ausgenommen. Denn die Personen, die sich in einer Berufsausbildung befinden, erhalten nicht den Mindestlohn.
Erstattung der Studiengebühren
Die Teilnahme an dem berufsbegleitenden Studium ist Teil der Pflichten, die den Studierenden aus der vertraglichen Vereinbarung mit dem Ausbildungsbetrieb obliegen.
Die Übernahme der Studiengebühren liegt daher im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und führt nicht zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Entgelt bei den Studierenden. Dies gilt auch, wenn nicht der Arbeitgeber der Hochschule die Studiengebühren schuldet, sondern die Studierenden. Dann muss sich jedoch der Arbeitgeber arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren verpflichtet haben.
Sofern die dualen Studierenden nach erfolgreichem Abschluss ihres dualen Studiums das ausbildende Unternehmen verlassen, sollte vor einer Rückforderung der übernommenen Studiengebühren immer eine arbeitsrechtliche Beratung eingeholt werden.
Praktika
Bei Praktikumskräften, die ein Entgelt erhalten, gelten grundsätzlich die normalen Lohnsteuerregeln, d.h. ein Lohnsteuerabzug muss gemäß der vorliegenden Lohnsteuerklasse vorgenommen werden. Dies ist bei der Beschäftigung von Praktikumskräften der einfache Teil. Komplizierter wird es bei der Sozialversicherung. Ob Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen, hängt von der Art des Praktikums ab.
Dabei ist zu unterscheiden zwischen:
- einem Vorpraktikum,
- einem Zwischenpraktikum oder
- einem Nachpraktikum.
Dazu ist es wichtig, ob das Praktikum laut Studien- bzw. Prüfungsordnung
- vorgeschrieben oder
- nicht vorgeschrieben
ist.
Bei Praktika vor oder nach dem Studium, die zwingend vorgeschrieben sind, hängt es davon ab, ob und in welcher Höhe die Praktikumskräfte ein Entgelt erhalten. Die Minijobregelung ist hier nicht anzuwenden.
Kein Entgelt: Die Praktikumskräfte sind entweder familienversichert in der Kranken- und Pflegeversicherung oder zahlen ihre Beiträge selbst. Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung hat der Arbeitgeber Beiträge aus einem fiktiven Entgelt zu zahlen.
Entgelt bis 325 Euro: Der Arbeitgeber trägt den ganzen Beitrag in allen Zweigen der Sozialversicherung allein, da die Praktikanten ein Entgelt bis zur Geringverdienergrenze erhalten.
Entgelt über 325 Euro: Die Praktikumskräfte sind wie sozialversicherungspflichtige Beschäftigte zu behandeln.
Bei einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Ob ein Entgelt gezahlt wird oder in welcher Höhe, spielt bei der Abrechnung keine Rolle.
Wichtig: Sofern ein Entgelt an die Praktikumskräfte gezahlt wird, muss der Arbeitgeber die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage abführen.
Bei freiwilligen Praktika ohne Entgelt sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Zahlen Sie ein Entgelt über 450 Euro und handelt es sich um ein freiwilliges Vor- bzw. Nachpraktikum, liegt ein normales Beschäftigungsverhältnis vor. Erhält die Praktikumskraft weniger als 450 Euro, kann das Praktikum als Minijob abgerechnet werden.
Bei einem freiwilligen Zwischenpraktikum gelten die Vorschriften wie für die Beschäftigung von Studierenden, somit sind in der Regel nur die Beiträge zur Rentenversicherung abzuführen.
Bei Werkstudierenden, dualen Studierenden und Praktikumskräften sind im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung somit im Vorwege viele Fragen und Besonderheiten zu klären, die jedoch durch Vorlage der entsprechenden Dokumente schnell zu beantworten sind. Diese Unterlagen sind auch im Falle von Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung vorzulegen.
Dipl.-Ök. Dr. Simone Wick, Partnerin und Steuerberaterin, DIERKES PARTNER