Abo

Professionelle Personalarbeit : Die Cloud als HR-Prozessbeschleuniger

Schon lange sprach die HR-Welt davon, dass Personalabteilungen längst mehr sind als eine bloße Verwaltungsinstanz mit Behördencharakter. Spätestens seit der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen dem Papier den Rücken gekehrt und die Vorzüge der Cloud für sich erkannt. Sie überzeugte ein Argument: vom Büro unabhängig agieren zu können. Doch die Cloud bietet mehr als nur örtliche Flexibilität. Sie befähigt Personalabteilungen dazu, als Dienstleister für das gesamte Unternehmen zu fungieren. Und: Sie beschleunigt Personalprozesse um ein Vielfaches.

Lesezeit 4 Min.

Papiergebundene Prozesse kosten Zeit. Und binden jede Menge Ressourcen. Was einst als Formular per Hauspost durch diem Abteilungen geisterte, erledigen Mitarbeiter und Personalabteilung heute per Mausklick. Der Urlaubsantrag ist ein anschauliches Beispiel dafür. In der Vergangenheit war der Mitarbeiter gezwungen, ein entsprechendes Formular auszudrucken. Handschriftlich befüllt legte er es seinem Vorgesetzten zur Unterschrift vor und schickte es dann per Hauspost an die Personalabteilung. Der HR-Sachbearbeiter trug den Urlaub in verschiedene Systeme wie Outlook, den Unternehmenskalender und die Zeiterfassung ein. Erst dann konnte sich der Arbeitnehmer sicher sein: Seiner geplanten Reise steht nichts mehr im Weg. Der Urlaubsantrag ist ein Beispiel von vielen. Was er deutlich macht: Personalarbeit war in der Vergangenheit oft eine Sisyphusarbeit für alle Beteiligten. Schuld: die Mischung aus papiergebundenen und elektronischen Prozessen. Dank Agenda sind solche zeitfressenden Abläufe heute längst Geschichte. Möglich macht das die Kombination aus einer sicheren Cloud und einer professionellen HR-Software. So sparen Personalabteilungen bei jedem Urlaubsantrag eine Viertelstunde Zeit. Das sind auf das Jahr hochgerechnet 19 Arbeitstage bei 100 Mitarbeitern.

Selbstbedienung im Agenda Personal-Portal

ESS- und MSS-Portale nennen sich die Cloud-Lösungen, mit denen Personalabteilungen heute als Dienstleister für die gesamte Belegschaft fungieren. ESS steht für Employee Self Service, MSS für Management Self Service. Die deutsche Übersetzung Selbstbedienung beschreibt die Funktionsweise dieser Portale passgenau, denn das ist ihre große Stärke: Mitarbeiter und Führungskräfte führen Personalprozesse über das Agenda-Personal-Portal eigenständig durch. Die HR-Abteilung muss an gewissen Vorgängen nicht einmal mehr beteiligt sein.

Per Klick in den Urlaub

Das gilt auch für den bereits beschriebenen Urlaubsantrag. Wickeln Unternehmen diesen über die Cloud-basierte Agenda, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung ab, beantragt der Mitarbeiter seine gewünschten Urlaubstage per Mausklick. Dabei kann er die Urlaubskalender der eigenen Teamkollegen einsehen und überprüfen, ob es zu Überschneidungen kommt. Der Vorgesetzte bestätigt den Antrag online. Genehmigungsprozesse drehen somit keine unnötigen Schleifen im Unternehmen. Einzige Voraussetzung: Der Mitarbeiter verfügt über ein internetfähiges Endgerät. Und das gehört durch die Homeoffice-Ausstattung bzw. Smartphone-Nutzung ohnehin mittlerweile zum Standard.

Per Klick zum Gehaltszettel

Die Personalabteilung bringt mit der HR-Software von Agenda ganze Prozesse in die Cloud. Der Vorteil: Die Belegschaft greift eigenständig auf verschiedene HR-Dokumente zu. Diese können nicht verloren gehen und sind immer sowie von überall aus erreichbar – eine Dienstleistung mit Selbstbedienungscharakter. Das gilt auch für die Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente. Der Mitarbeiter verfügt über seinen individuellen Login und greift über das Agenda-Personal-Portal auf seinen digitalen Gehaltszettel zu. Nach Belieben kann er ihn selbst downloaden.

Die Personalabteilung wird dank der sicheren Verschlüsselung der Informationen den strengen Datenschutzanforderungen gerecht. Zudem verzichtet sie – sollte der Dokumentenversand zuvor noch analog abgelaufen sein – aufs Drucken, Kuvertieren und postalische Versenden. Das spart nicht nur jede Menge Geld, sondern auch Zeit – im Schnitt 2,5 Arbeitstage pro Jahr.

Das Personal-Portal: Dienstleister für die gesamte Belegschaft

In Sachen Dienstleistungscharakter bietet die Agenda-Cloud aber noch mehr Möglichkeiten jenseits des Urlaubsantrags und des digitalen Lohn- und Gehaltszettels. Drei weitere Beispiele zeigen, wie die HR-Abteilung dank Agenda die Kommunikation innerhalb des kompletten Unternehmens vereinfacht.

HR als Dienstleister für Führungskräfte.

Möchte ein Vorgesetzter Einblick in die Personalakte seines Mitarbeiters nehmen – sei es für eine Gehaltsverhandlung oder ein Mitarbeiterjahresgespräch –, muss er meist persönlich in der Personalabteilung vorstellig werden. Das ist mit Aufwand verbunden. Anders ist das mithilfe der Agenda-Cloud. Die Führungskraft fordert Einsicht in das Dokument. Der Personaler stellt die angeforderte Information verschlüsselt über das MSS-Portal bereit.

HR als Dienstleister für die Geschäftsführung.

Benötigt die Geschäftsführung in kurzer Zeit umfangreiche Auswertungen zur Personalsituation, kann die Personalabteilung diese mit der Agenda-Software per Mausklick ermitteln. Anschließend stellt sie die fertige Analyse online über das Agenda-Personal-Portal zur Verfügung. Einige Kennzahlen sind dort sogar immer verfügbar – wie zum Beispiel die Übersicht zu Resturlauben. Das beschleunigt den Informationsfluss um ein Vielfaches und sorgt dank Verschlüsselung für einen sicheren Datenaustausch.

HR als Dienstleister für die Mitarbeiter.

 

Ein selbstbewusster Mann mit Bart, spezialisiert auf Personalmanagement, trägt einen lässigen Blazer über einem Hemd und posiert mit den Händen in den Taschen vor grauem Hintergrund.

Was für Führungskräfte gilt, funktioniert für Mitarbeiter über das Agenda ESS-System gleichermaßen. Will ein Mitarbeiter Einsicht in seine digitale Personalakte nehmen, kann die Personalabteilung diese ganz oder auszugsweise online und sicher verschlüsselt bereitstellen. Sich dem Nutzungsverhalten der Mitarbeiter anpassen. Professionelle Personalarbeit, die als Dreh- und Angelpunkt im gesamten Unternehmen agiert, ist kein Hexenwerk. Auch nicht für kleine und mittlere Unternehmen. Erforderlich sind digitale Tools, mit denen Personalabteilungen den Anforderungen einer hybriden Arbeitswelt gerecht werden.

Das Bild zeigt ein Blatt Papier mit Texten und Grafiken zum Thema Personalmanagement und Humanressourcen, das neben einem Smartphone liegt, auf dessen Bildschirm ein QR-Code angezeigt wird, der auf einen digitalen Download-Vorgang anspielt

Die Kombination aus Software und Cloud-Anwendung sorgt mit Agenda für eine zeit- sowie ortsunabhängige Personalarbeit. Angepasst an das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter, beschleunigen HR-Abteilungen so ihre Prozesse um ein Vielfaches.

Eine Hand hält einen leuchtenden digitalen Globus mit miteinander verbundenen Netzwerk- und Cloud-Symbolen vor dem Hintergrund eines Sonnenuntergangs über der Skyline einer Stadt und symbolisiert globale Konnektivität, Cloud-Computing-Technologie und Personalmanagement.

Diesen Beitrag teilen: