Payroll im öffentlichen Dienst : Eingruppierung und Stellenbewertung digitalisieren

Lange wurde dem öffentlichen Dienst in den Kommunen vorgeworfen, bei der Digitalisierung hinterherzuhinken. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, das die Verwaltung verpflichtet, ihre Leistungen bis Ende des Jahres 2022 auch elektronisch anzubieten, ging vielen nicht schnell genug. Die Corona-Pandemie hat auch im öffentlichen Dienst wie ein Digitalisierungsbeschleuniger gewirkt. Plötzlich waren digitale Antragstellungen möglich und Beschäftigte konnten im Homeoffice arbeiten. Gerade die Erfahrungen bei der digitalen Zusammenarbeit waren wertvoll. Hierauf können Personalverantwortliche im öffentlichen Dienst aufbauen und Arbeitsformen und Techniken, die sich bewährt haben und von den Beschäftigten als positiv wahrgenommen wurden, beibehalten.

Digitalisierung des Eingruppierungsprozesses

Ein Aufgabengebiet, das sich für eine Digitalisierung der Arbeitsabläufe anbietet, ist die Eingruppierung und Stellenbewertung. Sie ist inhaltlich anspruchsvoll, muss dokumentiert werden und erfordert die Zusammenarbeit von Kollegen unterschiedlicher Abteilungen, Hierarchiestufen und teilweise unterschiedlicher Dienstorte. Hier kann ein digitaler Eingruppierungsprozess helfen, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit der Beteiligten effektiv und sicher zu gestalten.

Eingruppierung im öffentlichen Dienst ist komplex und streitanfällig

Hinzu kommt, dass der Bewerter bei der Eingruppierung weitere Kollegen einbinden muss. So kann es sein, dass er den Stelleninhaber der zu bewertende Stelle, dessen Fachvorgesetzten und vielleicht eine Bewertungskommission in die Stellenbewertung einbeziehen muss.

Rechtssichere Eingruppierung und Stellenbewertung

Die Entgeltgruppe kann nicht etwa frei vereinbart oder einseitig vom Arbeitgeber festgelegt werden, sondern richtet sich nach der Wertigkeit der auszuübenden Tätigkeit. Aus diesem Grund ist der Vorgang der Stellenbewertung so brisant. Zugleich ist die Stellenbewertung auch inhaltlich anspruchsvoll. Auf der einen Seite müssen die Vorgaben des Tarifrechts eingehalten werden. Hier gibt es immer wieder Neuerungen durch die Tarifvertragsparteien, insbesondere durch Änderungen der Entgeltordnungen oder durch einen Wechsel in der Rechtsprechung. Auf der anderen Seite enthält die Entgeltordnung des TVöD viele sogenannte unbestimmte Rechtsbegriffe, die durch den zuständigen Bewerter ausgelegt und angewandt werden müssen. So muss bei der Eingruppierung z. B. entschieden werden, ob eine Tätigkeit vorliegt, die „gründliche und vielseitige Fachkenntnisse“ oder eher „umfassende Fachkenntnisse“ erfordert. Diese Entscheidung muss im Ernstfall auch einer gerichtlichen Prüfung standhalten können, denn die Eingruppierung ist von zentraler Bedeutung für das Entgelt der Beschäftigten. Aus der Eingruppierung in eine Entgeltgruppe ergibt sich die Höhe des Tabellenentgelts.

Eingruppierung erfordert Zusammenarbeit

Hinzu kommt, dass der Bewerter bei der Eingruppierung weitere Kollegen einbinden muss. So kann es sein, dass er den Stelleninhaber der zu bewertende Stelle, dessen Fachvorgesetzten und vielleicht eine Bewertungskommission in die Stellenbewertung einbeziehen muss.

Digitalisierung erleichtert Eingruppierung

Das Freiburger IT- und Softwareunternehmen Haufe hat eine Software entwickelt, die den Bewerter sowohl bei der Eingruppierung und Stellenbewertung als auch bei der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen unterstützt. Der Eingruppierungsmanager hilft bei der korrekten Eingruppierung, indem er Schritt für Schritt durch den Eingruppierungsprozess führt. Bei Zweifelsfragen und bei der Auslegung der unbestimmten Rechtsbegriffe kann der Bewerter auf bewährte Fachinhalte von Haufen zurückgreifen. Durch die Delegationsfunktion wird die Zusammenarbeit zwischen Personalbereich und Fachbereich vereinfacht. Das Hin-und-her-Schicken von Dateien verläuft sicher und transparent über die Software. Auf diese Weise wird der komplette Eingruppierungs-Workflow digital abgebildet und rechtssicher dokumentiert. Abgeschlossene Stellenbewertungen werden direkt in der Software zentral archiviert und können bei Bedarf, z. B. bei der Neubewertung einer Stelle, wieder abgerufen werden.

Datensicherheit durch Datenhaltung in Deutschland

Während des digitalen Arbeitens in der Corona-Pandemie ist vielen Beschäftigten auch bewusst geworden, wie wichtig der Datenschutz und die Datensicherheit sind. Beim Haufe Eingruppierungsmanager wurde ein besonderes Augenmerk sowohl auf die Nutzerfreundlichkeit als auch auf die Datensicherheit gelegt. Der Haufe Eingruppierungsmanager muss nicht umständlich installiert werden, sondern arbeitet webbasiert und befindet sich stets auf dem neuesten Stand. Dies geht aber nicht zulasten der Datensicherheit. Die Einhaltung der DS-GVO und die Datensicherheit durch Datenhaltung in Deutschland sind garantiert.