Blick in die Praxis : Effizienz durch digitalisierte Prüfprozesse
Die Prüfung der Entgeltabrechnung wird durch professionelle Audit- und Compliance-Tools schneller und sicherer. Digitalisierte Prozesse ermöglichen dabei dezentral organisierte Workflows, die moderne Arbeitsformen in verteilten Standorten oder aus dem Homeoffice unterstützen.
Die Digitalisierung im Personalbereich schreitet rapide voran. Die Erstellung von Entgeltabrechnungen beispielsweise verläuft mit leistungsfähigen Personalwirtschaftssystemen wie SAP HCM inzwischen bei den meisten Unternehmen routiniert und effizient. Auch die zugehörigen Prüf- und Kontrollprozesse werden bei immer mehr Unternehmen digitalisiert und automatisiert. Die Centric IT Solutions GmbH, Spezialist für Personalwirtschaft mit SAP HCM und SuccessFactors, sieht steigende gesetzliche Anforderungen und hohe Erwartungen an die Effizienz der Personalabteilung als zentrale Treiber für die Einführung professioneller Kontrollsysteme.
Die Motivation für die zunehmende Automatisierung liegt auf der Hand: Manuelle Stichproben, Listen-Abgleiche oder Fehlersuchen sind heute auch in mittelständischen Unternehmen kaum noch zu bewältigen und zudem nicht revisionssicher. In der Pandemie hat sich zudem gezeigt, wie essenziell die Möglichkeit ist, auch sensible Personalprozesse mit sicheren Systemen an verschiedenen Standorten bzw. im Homeoffice zu bearbeiten. Die Voraussetzung dafür sind End-to-End digitalisierte Prozesse, die ohne Systembrüche, ohne Papierdokumente und mit möglichst wenigen manuellen Eingriffen funktionieren.
Moderne Prüfprozesse bei der BSH Hausgeräte GmbH
Ein Beispiel aus der Praxis ist die BSH Hausgeräte GmbH (BSH), die das Thema Digitalisierung und dezentrale Bearbeitung von Prüfprozessen bereits frühzeitig in der Personalabteilung umgesetzt hat. BSH hat mit den Centric Tools PLK & PLX einen revisionssicheren Prüfprozess für ihre monatlich 28.000 Entgeltabrechnungen aus SAP HCM etabliert. Der zentrale HR-Bereich hat das Prüf- und Analysetool PLK bereits im Jahr 2006 eingeführt, um die aufwändige manuelle Prüfung ausgedruckter Verdienstübersichten abzulösen. Im Jahr 2012 kam das Tool PLX als anwenderfreundliche Benutzeroberfläche für die Sachbearbeiter in den Standorten dazu. Mit der Kombination der beiden Tools hat die BSH einen standardisierten Prüfprozess als festen Bestandteil der monatlichen Entgeltabrechnung etabliert. Die SAP HCM Add Ons sind seitdem tief im Payroll-Prozess verankert.
Hohe Akzeptanz bei den Sachbearbeitern
Bei der BSH werden jedem Sachbearbeiter beim Start des PLX-Tools nur die Hinweise der Mitarbeiter angezeigt, für die er als zuständiger Sachbearbeiter in SAP/HR hinterlegt ist. Im Rahmen von Vertretungsregelungen kann er natürlich auf alle Mitarbeiter zugreifen, für die er eine Berechtigung hat. Als komfortables Prüfwerkzeug verzeichnet das Tool eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern. Wichtig ist den Sachbearbeitern auch die hohe Qualität und Sicherheit der Prüfung. Das Tool ermöglicht einen fortlaufenden und nachweisbaren Überblick der Abrechnungsprüfung samt hilfreicher Ad-hoc-Abfragen, welche prüfrelevanten Vorgänge erkannt und welche bislang bearbeitet wurden, bzw. welcher Prozentsatz noch offen ist.
Zentrale Steuerung von Prüfregeln
Bei der BSH erfolgen die Definition und Steuerung der Prüfregeln sowie das Customizing im PLK ausschließlich durch die Zentralabteilung. Hierdurch wird sichergestellt, dass alle Standorte auf einer einheitlichen Prüfbasis arbeiten. Das PLK prüft die Abrechnungsergebnisse und Stammdaten automatisiert auf Basis der enthaltenen Prüfregeln und der vorgenommenen Customizing-Einstellungen. Die Prüfläufe sind zentral über das Job-Scheduling eingeplant. Nach ihrer Fertigstellung können sie von den Sachbearbeitern via PLX aufgerufen und bearbeitet werden.
Effizienter Standardprozess
Der Prüfablauf bei der BSH ist ein mehrstufiger Prozess, der jeweils 11 Tage vor dem Zahlungslauf (Ultimo-11) mit einer Simulationsabrechnung startet. Auf dieser Basis erfolgt die Prüfung und Bearbeitung der generierten Hinweise mit PLX in den Standorten. Bis zum Tag U-7, an dem die Entgeltabrechnung produktiv gestartet wird, wiederholen sich die Abrechnungs- und Prüfläufe samt Clearing der verbliebenen Hinweise. Eine letzte Prüfung vor der tatsächlichen Entgeltüberweisung findet mit PLK nochmals nach der produktiven Entgeltabrechnung an U-6 statt. Dieser eingespielte Standardprozess garantiert höchste Qualität und Effizienz bei der Prüfung von 28.000 Abrechnungen. Ein Produktivlauf (ohne Simulationsabrechnung) im System dauert für einen größeren Standort mit ca. 3.000 Mitarbeitern rund 10 Minuten, und es werden hierfür monatlich ca. 1.200 Hinweise generiert.
Durch den hohen Standardisierungs- und Automatisierungsgrad kann das HR-Team das enorme Volumen der Abrechnung mit nur zehn Mitarbeitern in der Zentralabteilung und rund 40 Sachbearbeitern an den einzelnen Standorten sicher und termintreu bewältigen.
Umstieg in die Cloud
Zur Digitalisierungsstrategie vieler Personalabteilungen gehört auch die Einführung Cloud-basierter Systeme. HCM-Anwender beschäftigen sich hier mit dem Umstieg auf SuccessFactors. Unternehmen wollen für ihre SAP HR-Landschaft dabei auf dem Weg der Transformation maximale Freiheit, von klassischem On-Premises- bis zu Cloud-Varianten und Hybrid-Szenarien. Centric wird dafür seine etablierten Audit- & Compliance-Tools auch im Umfeld von SuccessFactors und Workday anbieten; die Entwicklung und erste Pilotprojekte bei Kunden laufen bereits. Und weitere Produkte wie die digitale Personalakte von Centric, die alle Dokumente und Daten zu jedem Mitarbeiter in einer Ansicht zusammenbringt, sind sowohl in HCM als auch in SuccessFactors integriert. Dokumenten-intensive Prozesse im Personalbereich werden damit bereits heute in beiden Welten unterstützt.
Friedhelm Rayczik
Sales / Product Manager
SAP HCM Add On Tools
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