Aus der FALG-Gruppe : Regelmäßiges Fortbilden ist ein Muss!
Da es in der Facebook-Gruppe „Fachassistent/in Lohn und Gehalt“ hinsichtlich Kurzarbeitergeld und Infektionsschutzgesetz etwas ruhiger geworden ist, drehen sich die Diskussionen wieder vermehrt um abrechnungsrelevante Themen aus der Vor-Corona-Zeit. Ein wenig Normalität ist eingekehrt, und das tut uns allen gut. Aber was ist schon Normalität in unserer Branche?
Aktuell kommen Berichte zu Sozialversicherungsprüfungen rein, in denen sich die Prüfer intensiv mit dem Thema Phantomlohn bei Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge) beschäftigen und damit einige Abrechner überrascht haben sowie bei den Arbeitgebern für Empörung sorgten. Hier zeigt sich wieder, dass Fortbildungen nicht angeboten oder wahrgenommen wurden, denn eigentlich ist Phantomlohn schon seit einiger Zeit Prüfungsschwerpunkt, und dies wird auch schon länger so kommuniziert. Abgesehen davon könnte die Lektüre des Bundesurlaubsgesetzes Wissenslücken schließen.
Warum also dieses Erstaunen? Sozialversicherungsprüfungen finden doch regelmäßig statt und man kann die Erkenntnisse daraus für die Zukunft in seine Abrechnungen übernehmen. Die Begründungen sind da ja vielfältig – Mitarbeiterwechsel, Mandatsübernahme, „hatten wir noch nie“.
Ich kann nur immer wieder betonen, wie wichtig es ist, sich in Lohn- und Gehaltsfragen regelmäßig fortzubilden, denn gerade in unserer Branche ändert sich ständig etwas und die Aufgabengebiete werden kontinuierlich erweitert. Das kann man nicht mal eben nebenbei in einer Lohngruppe aufschnappen und dann in seinen Arbeitsablauf einbringen. Dazu braucht es definitiv mehr, und das muss auch den Arbeitgebern bewusst gemacht werden.
Passenderweise häufen sich gerade zum Jahresende die Seminarangebote zu vielen spannenden Themen. So habe ich zuletzt an einem Webinar zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung teilgenommen und mich sofort danach an meine eigene Planung der Abläufe gesetzt. Was gilt es zu beachten? Wie erkläre ich den Mandanten, was auf sie zukommt? Und am wichtigsten: Wie optimiere ich den Datenfluss?
Gerade Letzteres bereitete mir Kopfzerbrechen, denn nichts fürchtet der Abrechner mehr als tägliche Nachfragen der Mandanten zum Stand der Dinge. Auch wenn in unserer Branche der Servicegedanke überwiegt, diese ständigen Unterbrechungen gilt es zu vermeiden und dabei trotzdem den Mandanten das Gefühl zu geben, bei uns in guten Händen zu sein.
Und wie schafft man es, beides unter einen Hut zu bringen?
Zunächst habe ich einen Infobrief mit den Fakten verfasst, strukturiert nach
- „Was müssen Sie als Arbeitgeber wissen?“,
- „Wer nimmt an der elektronischen Meldung der Arbeitsunfähigkeit teil?“ und
- „Was muss bis spätestens 01.07.2022 noch erledigt werden?“.
So sind die wichtigsten Punkte erst einmal klar definiert, und die ersten aufgeregten Anrufe konnten abgewendet werden. Abschließend habe ich noch darauf hingewiesen, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter von dem Verfahren in Kenntnis setzen soll (es gibt ja durchaus auch aufgeregte Anrufe von den Arbeitnehmern bei uns, die somit verhindert werden können), und mitgeteilt, dass er den Abruf mittels sv.net selbst übernehmen oder eben uns damit beauftragen kann.
Ich habe einen ersten Entwurf des Infobriefes in die Lohngruppe gestellt, und ich glaube, vielen ist erst da so richtig klar geworden, was auf uns zukommt. Einige meinten, dass die Ärzte bei ihnen noch gar nicht so weit sind und man nicht an einen pünktlichen Start des Verfahrens glaubt. Da der Start ja bereits um ein Jahr verschoben wurde, halte ich eine weitere Gnadenfrist für unwahrscheinlich.
Und was werden meine nächsten Schritte in dieser Angelegenheit sein?
Ich werde einen Tag in der Woche festlegen, an dem ich den Abruf für die Mitarbeiter der Mandanten durchführen werde. Für die Anfragen der Mandanten werde ich eine separate Mailadresse einrichten, die vielleicht sogar eine automatische Antwort zum Zeitpunkt des wöchentlichen Abrufs übermitteln wird.
Da ich fest damit rechne, dass kein Mandant selbst über sv.net abrufen möchte, muss ich abschätzen, wie viel Zeit jeder Abruf in Anspruch nehmen wird, und ich werde dann den Mandanten die voraussichtlichen Kosten mitteilen.
Als Nächstes warte ich auf ein Seminar meines Softwareanbieters, damit ich mir ansehen kann, wie der ganze Vorgang von der technischen Seite her ablaufen wird.
Alles in allem ein Thema, das uns noch stark beschäftigen wird und meiner Ansicht nach bei den Abrechnern bisher viel zu unbeachtet geblieben ist.
Es überwog einfach die Freude, dass die Daten in unsere Systeme eingespielt werden – über das Drumherum machte sich kaum einer Gedanken.
Zur weiteren Umsetzung werde ich hier bestimmt noch mehrfach berichten. Es bleibt eben spannend bei uns!
Annette Bastigkeit, Fachassistentin Lohn und Gehalt