Ende des Beschäftigungsverhältnisses (Teil 2) : Tod des Arbeitnehmers – was tun?

Ist kein Hinterbliebener vorhanden und meldet sich auch kein Erbe wird oft die Rückstellung für die Urlaubsabgeltung nach drei Jahren (Verjährung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)) als außerordentlicher Ertrag ausgebucht. Richtig ist jedoch, dass letztendlich der Staat erbt. Beim Nachlassgericht kann erfragt werden, auf welches Konto der Betrag überwiesen werden soll.

Gemäß Niederschrift der Besprechung der Spitzenverbände der Sozialversicherung vom 20.11.2019 ist die Urlaubsabgeltung jedoch als Einmalbezug beim Verstorbenen abzurechnen. Das gilt seit dem 22.01.2019.

Da die Abrechnungsprogramme dies i. d. R. nicht automatisch so zuordnen können, ist folgende manuelle Vorgehensweise notwendig:

1. Es gibt einen Hinterbliebenen bzw. ein Erbe meldet sich:

a. Abrechnen der Urlaubsabgeltung beim verstorbenen Arbeitnehmer im Sterbemonat als sozialversicherungspflichtiger Einmalbezug, jedoch steuerfrei und ohne Auszahlung (wie ein nur sozialversicherungspflichtiger Sachbezug – dafür ist i. d. R. eine gesonderte Lohnart notwendig), DEÜV mit Meldegrund 54

b. Abrechnen der Urlaubsabgeltung beim Hinterbliebenen bzw. Erben im Monat der Auszahlung als steuerpflichtiger sonstiger Bezug, jedoch sozialversicherungsfrei. Da im Personalstammsatz des Hinterbliebenen bzw. Erben keine Angaben zur Sozialversicherung gemacht werden (keine Krankenkasse, kein Beitragsgruppen- und kein Personengruppenschlüssel), ermittelt das Abrechnungsprogramm keine Sozialversicherungsbeiträge, auch wenn die Lohnart für die Urlaubsabgeltung sozialversicherungspflichtig geschlüsselt ist.

c. Übertrag der durch die Sozialversicherungsbeiträge in der Abrechnung beim Verstorbenen entstandenen Überzahlung als Nettoabzug in die Abrechnung des Hinterbliebenen bzw. Erben.

2 Es gibt keinen Hinterbliebenen, ein Erbe meldet sich innerhalb der dreijährigen Verjährungsfrist nach BGB:

a. Im Jahr des Versterbens des Mitarbeiters (gewinnminderndes) Bilden einer Rückstellung in Höhe der Urlaubsabgeltung

b. Abrechnen der Urlaubsabgeltung beim Hinterbliebenen bzw. Erben im Monat der Auszahlung als steuerpflichtiger sonstiger Bezug, jedoch sozialversicherungsfrei

c. Bei einer Zahlung im Kalenderjahr des Todes Abrechnen der Urlaubsabgeltung beim verstorbenen Arbeitnehmer im Sterbemonat als sozialversicherungspflichtiger Einmalbezug (= Zuordnung zum Austrittsmonat), jedoch steuerfrei und ohne Auszahlung (wie ein Sachbezug), Meldegrund 54 und Übertrag der durch die Sozialversicherungsbeiträge in der Abrechnung beim Verstorbenen entstandenen Überzahlung als Nettoabzug in die Abrechnung beim Hinterbliebenen bzw. Erben

d. Bei einer Zahlung nach dem Kalenderjahr des Todes kann keine Zuordnung in den Austrittsmonat erfolgen. Da keine Rückrechnung beim Verstorbenen erfolgt, fallen also keine Sozialversicherungsbeiträge an.

e. Nach Auszahlen der Urlaubsabgeltung (= gewinnmindernd) an den Erben (gewinnerhöhendes) Auflösen der Rückstellung in der Buchhaltung.

3 Es gibt keinen Hinterbliebenen und es meldet sich kein Erbe:

a. Keine Verbeitragung der Urlaubsabgeltung beim verstorbenen Arbeitnehmer

b. (gewinnminderndes) Bilden einer Rückstellung in Höhe der Urlaubsabgeltung

c. nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist laut BGB (gewinnerhöhendes) Auflösen der Rückstellung

Hinweis: In diesem Fall erbt der Staat. Mit dem Nachlassgericht ist zu klären, auf welches Konto das Geld zu überweise ist. Dafür ist keine Entgeltabrechnung zu erstellen. Also erfolgt auch keine rückwirkende Verbeitragung beim Verstorbenen.

Aufgrund der unterschiedlichen Regelungen zwischen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht kann es notwendig sein, davon betroffene Zahlungen

• sowohl beim Verstorbenen sozialversicherungspflichtig, aber lohnsteuerfrei abzurechnen (wie einen Sachbezug, wenn die Auszahlung erst in der Entgeltabrechnung des Hinterbliebenen bzw. Erben auf dessen Bankkonto erfolgt)
• als auch beim Hinterbliebenen bzw. Erben, an den tatsächlich gezahlt wird, lohnsteuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei (wie einen Sachbezug, wenn die Auszahlung bereits in der Entgeltabrechnung des Verstorbenen auf das bisher verwendete Bankkonto erfolgt).

Viele Arbeitgeber verfahren wie folgt:

• Die nach dem Sterbemonat anfallenden Zahlungen wie das Sterbegeld und die Hinterbliebenenrente werden beim bezugsberechtigten Hinterbliebenen nach dessen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) als Versorgungsbezug abgerechnet.
• Eine Urlaubsabgeltung für den Resturlaub des Verstorbenen muss bei dem bezugsberechtigten Erben (das kann auch der Hinterbliebene sein) abgerechnet werden, ebenso die erst später (ggf. im Folgejahr) fällig werdenden Zahlungen wie Tantiemen, Erfolgs-/Gewinnbeteiligungen, Bonus

1. nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) des Erben,
2. nicht als Versorgungsbezug,
3. sozialversicherungsfrei

Alle bis zum Monatsletzten des Sterbemonats fälligen Zahlungen aus dem durch den Tod beendeten Beschäftigungsverhältnis und ggf. Wertguthaben aus einem Langzeitkonto werden komplett beim Verstorbenen abgerechnet. Das umfasst das gesamte Entgelt, Überstunden, Störfallzahlungen etc. als Abrechnung des Sterbemonats

1. sozialversicherungspflichtig beim Verstorbenen,
2. nach den (vorhandenen) Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) des Verstorbenen,
3. bei Zahlung des kompletten Monatsentgelts (also nicht nur des Teilentgelts bis zum Sterbetag) mit
4. 30 Steuertagen (Versteuerung über die „Monatstabelle“),
5. den Tagen bis zum Sterbetag als Sozialversicherungstage.

Argumente dafür sind, dass für diese Abrechnung des Sterbemonats:

• die Steuermerkmale des Verstorbenen beim Hinterbliebenen bzw. Erben angewendet werden dürfen,
• im Falle der Zahlungen an die Witwe/den Witwer das Witwensplitting zum Tragen kommt, ggf. durch Anwenden der Steuerklasse III, aber auf jeden Fall durch eine Zusammenveranlagung, also
• in der Einkommensteuerveranlagung in der Regel die Einkommen des Verstorbenen und des Hinterbliebenen zusammengerechnet und versteuert werden.

Deshalb wurde diese Vorgehensweise bisher offensichtlich noch von keinem Lohnsteuerprüfer beanstandet. Außerdem ist es insbesondere in Verbindung mit einer Störfallzahlung einfacher (und wird deshalb auch so gehandhabt), diese beim Verstorbenen zu versteuern, da diese Zahlung beim Verstorbenen auf jeden Fall verbeitragt werden muss, obwohl es mit etwas mehr Aufwand auch machbar wäre, beim Verstorbenen nur zu verbeitragen und beim Hinterbliebenen zu versteuern.

Das Sterbegeld und die Hinterbliebenenbezüge sind auf jeden Fall beim Hinterbliebenen abzurechnen, und zwar mit dessen Steuermerkmalen und unter Anwendung der für den Empfänger dieser Zahlungen maßgeblichen Kohorte.

Wenn im Kalenderjahr nach dem Tod eines Arbeitnehmers noch eine Bonuszahlung anfällt, ist diese bei dem Hinterbliebenen bzw. Erben abzurechnen, dem die Zahlung dann zufließt, da es sich hierbei nicht mehr um den Sterbemonat handelt.

Erbauseinandersetzungen erfolgen i. d. R. nicht im Rahmen der Entgeltabrechnung beim Arbeitgeber, sondern durch den Hinterbliebenen bzw. den einen Erben, der die Zahlungen erhalten hat. Das betrifft auch die Zahlungen, die für den Sterbemonat nach dem Todestag noch auf das Konto des verstorbenen Arbeitnehmers überwiesen wurden, siehe dazu R 19.9 Abs. 2 LStR.

Da der Arbeitgeber die Zahlungen insgesamt bei einem bezugsberechtigten Hinterbliebenen oder Erben abrechnet und damit bei diesem komplett versteuert, werden die vom Empfänger der Arbeitgeberzahlungen an Miterben abzugebenden Beträge im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten berücksichtigt und bei den Miterben versteuert.

Beim Tod eines zum Sterbetag bereits Firmenrente beziehenden (ehemaligen) Arbeitnehmers ist nach den Regeln des Versorgungswerks in der Regel Witwen- oder Waisenrente zu zahlen. Diese sind als Hinterbliebenenbezug steuerrechtlich Versorgungsbezug und unter Anwendung der entsprechenden Kohorte des Versorgungsfreibetrags und Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag beim Hinterbliebenen zu versteuern. Ggf. ist auch das Verfahren für die Krankenversicherung der Rentner (KVdR) anzuwenden.

Diese Hinweise zeigen, dass es unterschiedliche Regeln gibt zwischen Arbeitsrecht, Lohnsteuer und Sozialversicherung. Das strenge Anwenden des Zuflussprinzips im Lohnsteuerrecht würde dazu führen, dass auch das Gehalt des Sterbemonats beim Hinterbliebenen abzurechnen ist und dann natürlich auch die noch ausstehenden Sonderzahlungen. Dabei ist zu prüfen, ob tarifliche Regelungen zu beachten sind, insbesondere zur Weiterzahlung des laufenden Entgelts für den Sterbemonat für die Zeit vom Todestag bis zum Monatsletzten sowie zum Sterbegeld. Es ist jedoch nicht immer einfach, die Theorie in der Praxis umzusetzen. Die Vorgehensweise sollte firmenintern abgestimmt und geregelt werden.

Thomas Fromme, Steuerberater, Mitglied des alga-Competence- Centers und Leiter der ARGEn Entgeltabrechnung, Bremen