Künstliche Intelligenz im Personalwesen : Potenziale sicher heben mit Centric
Die Definition der richtigen Use Cases ist der wesentliche Erfolgsfaktor, wenn sich HR-Abteilungen dem Thema KI annähern.
Als ChatGPT am 30.11.2022 an die Öffentlichkeit ging, hatte der Dienst binnen einer Woche mehr als eine Million Nutzer. Seitdem hat das Thema künstliche Intelligenz mehr Aufmerksamkeit erregt als jede andere Technologie der letzten Zeit. Auch im Personalwesen hat das Thema Spuren hinterlassen. Wer bei Google nach dem Begriffspaar „KI in HR“ sucht, stößt auf 889.000.000 Suchergebnisse.
Derzeit nutzen bereits 5 Prozent der Unternehmen künstliche Intelligenz im HR-Bereich. Weitere 25 Prozent der Unternehmen planen dies, wie das ifo Institut vermeldet. Wer zu den Early Adoptern gehört, merkt allerdings: In der Theorie klingt alles ganz einfach, die Praxis ist jedoch komplex. Bis zum KI-gestützten, allwissenden Assistent der Personalabteilung ist es noch ein weiter Weg.
Der soll nicht nur zugleich Informationen verwaltet, Abrechnungen prüfen, Stellenanzeigen formulieren und aus mehreren hundert Bewerbern die geeigneten Kandidaten für die erste Gesprächsrunde blitzschnell auswählen.
Er soll auch, so die Vision, die Interviewfragen vorschreiben, das Gespräch gleich auswerten und am besten noch den Arbeitsvertrag ausdrucken.
Doch kann das in der Praxis funktionieren? Compliance-Fragen, Datenschutz und Datensicherheit spielen hier ebenso eine Rolle wie die Frage, wie gut eigentlich die Ergebnisse sind, die eine KISoftware liefert, wenn sie Texte schreiben oder Daten auswerten soll.
Und was passiert eigentlich mit den Daten, die man in das System eingegeben hat?Science-Fiction-Autoren können mit solchen Unschärfen leben. In der Personalabteilung müssen dagegen die Fakten stimmen. Wer Stellenbeschreibungen, Zeugnisse und Abrechnungen verfasst und veröffentlicht, muss genau sein – und rechtlich auf der Höhe der Zeit.
Die Definition der richtigen Use Cases ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor, wenn sich HR-Abteilungen dem Thema KI annähern. Die SAP hat bereits einige Anwendungsfälle vorgestellt. Im Recruiting hilft beispielsweise der KI-Assistent Microsoft 365 Copilot beim Erstellen von Stellenbeschreibungen, die sowohl auf Daten von SAP SuccessFactors als auch auf externen Daten basieren. Auf der TechEd 2023 stellten die Walldorfer SAP Joule vor, einen generativen KI-Assistenten, der die Interaktion mit SAP-Geschäftssystemen revolutioniert, indem er natürliche Sprache nutzt. Joule reagiert auf Sprachbefehle und nutzt Daten aus unterschiedlichen SAP-Lösungen, um Anwendern intelligente Antworten und Unterstützung zu bieten.
Bei Centric legen wir den Fokus auf KI-Anwendungsfälle, die rund um die Digitalisierung von HR-Dokumentenprozessen Effizienzen heben.
Ein Beispiel ist der Centric Intelligent Classification Service. Dieses KI-gestützte Tool ergänzt unsere Digitale Personalakte Centric Employee File dort, wo der Mensch am Bildschirm automatisierte Unterstützung sehr gut gebrauchen kann: bei der Klassifizierung von Dokumenten im Personalwesen. Das gilt etwa, wenn sie als E- Mail-Anhang eingehen oder über ein Scan-Verfahren erfasst werden, das eine Klassifizierung der Dateien im Nachhinein erforderlich macht.
Durch eine Kundenbefragung wissen wir, dass das Klassifizieren eines einzigen Dokuments mitunter mehrere Minuten dauern kann – zeitlicher Aufwand, der sich mit der Anzahl der Dokumente summiert. Dazu kommt, dass die Prozesse sehr aufwendig, frustrierend und fehlerträchtig sind: Falsche Zuordnungen und nachträgliche Korrekturen sind häufig. Neue Mitarbeitende müssen erst mit der Klassifizierungslogik vertraut gemacht werden und Zuordnungen für mitunter mehrere hundert Dokumententypen berücksichtigen.
Der Centric Intelligent Classification Service liefert mithilfe von Machine-Learning- Technologie (ML) an den entscheidenden Stellen in den Eingabe- masken Vorschläge für die Klassifizierung – liegt hier zum Beispiel ein Vertrag vor, ein Antrag, ein Zeugnis? Nach dem Training des ML-Modells ist anstelle von umständlichen Eingaben nur noch ein Bestätigungsklick nötig, um die Klassifizierungsinformation einem Dokument zuzuordnen.
Der Centric Intelligent Classification Service ermöglicht die sichere und mit der Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO) konforme Nutzung leistungsstarker und innovativer KI-Technologie im Personalwesen. Alle Trainingsdaten für das ML-System sowie die Dokumente, die klassifiziert werden sollen, sind nur innerhalb ihres eigenen HR-Systems zugänglich.
Als Anwendung, die fortlaufend zielsichere Vorschläge zur Klassifizierung anbietet, bewährt sich der Centric Intelligent Classification Service nach einem kurzen Training durch die HR-Experten Ihres Unternehmens als unermüdlicher Zuarbeiter für den Menschen – der dann am Ende auch zufriedener ist.