Der Steuerberater empfiehlt : Digitale Entwicklungen in der Abrechnungspraxis
Digitalisierung ist der wohl am häufigsten verwendete Begriff dieses Jahrzehnts. Alle Unternehmen streben nach stärkerer Digitalisierung, denn das Thema macht vor keinem Betrieb Halt.
In vielen Bereichen ist der digitale Austausch bereits zum Muss geworden.
Im folgenden Beitrag wollen wir Ihnen die Entwicklungen rund um die Gehaltsabrechnungen darstellen.
Bei der Erstellung der Entgeltabrechnungen gehört die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise oder der Meldungen zur Sozialversicherung, der Meldung zur Unfallversicherung oder die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung bereits seit Jahren zum täglichen Geschäft.
Die Softwarehersteller erleichtern den abrechnenden Stellen mittlerweile durch Erfassungshilfen und Schnittstellen die tägliche Praxis bei der Erfassung von zahlreichen Daten rund um die Entgeltabrechnung. Dazu zählen die Personalstammdaten und insbesondere auch die monatlichen Bewegungsdaten, wie zum Beispiel die Erfassung aller variablen Bezüge, gearbeiteter Stunden, Urlaubstage und Fehlzeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch die Automatisierung bei der Erfassung der Abrechnungsdaten werden Fehler durch Falscheingaben und Bedienungsfehler vermieden. Außerdem wird wertvolle Arbeitszeit eingespart und frei für wichtigere Aufgaben, wie zum Beispiel die richtige Beurteilung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sachverhalte in der Abrechnung oder die Beratung und Betreuung der Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter wiederum erhalten vielfach bereits online Zugriff auf ihre Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsmeldungen, stellen ihre Reisekostenabrechnungen über Apps zusammen und können die Unterlagen auch von unterwegs bei ihrem Arbeitgeber einreichen. So wird eine zügige Erstattung der Aufwendungen möglich. Darüber hinaus können die Mitarbeiter Änderungen in ihren eigenen Daten, wie zum Beispiel Adressänderungen oder Änderungen der Bankverbindung selbsttätig online pflegen und dem Entgeltabrechner zur Verfügung stellen.
Ferner bieten viele Systeme auch die Möglichkeit, Personalakten in digitaler Form zu führen und mit den Entgeltabrechnungsprogrammen zu verknüpfen.
Dies vereinfacht künftig nicht nur den Austausch des „Personalers“ mit der Person, die die Entgeltabrechnungen erstellt, sondern auch die Weitergabe von prüfungsrelevanten Unterlagen bei steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Prüfungen.
Denn mittlerweile verlaufen auch die Betriebsprüfungen mit elektronischer Unterstützung reibungsloser. Auch hier wird der digitale Austausch stetig fortschreitend ein Muss. So können beispielsweise auch die Unterlagen aus den Gehaltsabrechnungs- und Buchführungsprogrammen nebst prüfungsrelevanter Personalunterlagen, wie zum Beispiel Arbeitsverträgen, Unterlagen zu abgerechneten Sachbezügen und Studienbescheinigungen für Betriebsprüfungen an die Deutsche Rentenversicherung Bund übermittelt oder dem Finanzamt mittels Datenträger zur Verfügung gestellt werden.
Eine softwaregestützte digitale Lohnabrechnung kann dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen.
Bei all den Vorteilen, die die Digitalisierung uns auch in der Abrechnungspraxis bringt, ist eines aber ganz entscheidend:
Wenn es um die digitale Transformation in der Abrechnungspraxis geht, nimmt die Personalabteilung der Unternehmen eine tragende Rolle und eine Vorbildfunktion ein. Jeder Arbeitnehmer und jede Führungskraft kommt regelmäßig mit der Personalabteilung in Kontakt. Geht man hier mit gutem Beispiel voran und arbeitet an störungsfreien, digitalen Prozessen, kann dies eine deutliche Signalwirkung auch für andere Abteilungen haben. Deshalb ist die Personalabteilung von Anfang an in die Umsetzung im Unternehmen einzubeziehen, beginnend bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung – unabhängig davon, ob die Entgeltabrechnungen im Unternehmen selbst oder durch einen Dritten, wie den Steuerberater, erstellt werden.
