Mitarbeiterbindung in der Arbeitswelt 4.0 : Mehr Flexibilität für gesteigerte Motivation
In diesem Jahr ist der Digitalisierungsprozess in den Unternehmen einen großen Schritt vorwärtsgekommen. Dabei findet auch neue HR-Software ihren Einsatz in den Betrieben, mit der HR-Abteilungen die Möglichkeit haben, Mitarbeiter*innen an das Unternehmen zu binden und die Motivation gleichzeitig zu steigern.
Viele Arbeitsroutinen haben sich innerhalb der letzten Monate verändert: Diverse Prozesse finden nun dezentral statt und ein Großteil der Kommunikation ist digital. Diese neuen Prozesse hatten einige Auswirkungen auf die HR-Abteilungen, denn auch hier mussten viele Aufgaben digitalisiert werden. So mussten Personaler darauf achten, dass etwa die Mitarbeitermotivation im Homeoffice nicht zu kurz kommt.
Die Motivation der Mitarbeiter*innen hat Priorität
Eine Studie der Stellenbörse StepStone1, die auf einer Befragung von 8.500 Arbeitnehmern aus dem Juni 2020 basiert, zeigt hier klare Tendenzen. Unter den Befragten waren auch 1.200 Führungskräfte. Aus Sicht des Managements hat die Mitarbeitermotivation neben der Digitalisierung die höchste Priorität. Dass die Mitarbeiter*innen eine zentrale Rolle für Unternehmen spielen, wurde durch die Coronakrise noch deutlicher. Nur durch sie und ihr Engagement war Produktivität unter den erschwerten Bedingungen auch weiterhin möglich. Viele Unternehmen wollen laut der Studie zudem mehr in die (digitale) Weiterbildung des Personals investieren, um Kompetenzen auszubauen. Dabei kommen jetzt häufig digitale Lernformate statt Präsenzschulungen zum Einsatz.
Die Kombination aus motivierenden Anreizen und Mitarbeiterentwicklung scheint für die kommende Zeit von großer Bedeutung für Personalabteilungen zu sein. Um Verantwortliche bei der Planung zu entlasten, setzen viele Unternehmen Workforce Management Systeme ein. Die GFOS mbH mit Hauptsitz in Essen entwickelt Workforce Management Lösungen für jede Unternehmensgröße. Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Qualifikationsmanagement und andere Tools aus diesem Bereich können HRler*innen unterstützen. Mithilfe einer solchen Software kann etwa mehr Rücksicht auf Mitarbeiterwünsche bei der Schicht- und Dienstplanung genommen werden, um somit gleichzeitig für gesteigerte Motivation zu sorgen. Die durch die Software generierten Personaleinsatzpläne berücksichtigen die Wünsche der Mitarbeiter*innen automatisch, so dass der ideale und gerechte Dienstplan erstellt wird.
Neue Flexibilität durch dezentrales Arbeiten
Die isolierte Arbeit im Homeoffice war für viele Mitarbeiter*innen neu. Denn viele Unternehmen führten zu Beginn der Coronakrise erst Möglichkeiten für Remote Work in ihrem Betrieb ein. Die StepStone Studie verdeutlicht, dass das Konzept Homeoffice erfolgreich war. Zwei Drittel der Unternehmen wollen diese Lösung weiterhin anbieten, um z. B. die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Die Hälfte der Mitarbeiter*innen würde laut der Studie gerne selbst entscheiden, von wo aus sie arbeiten. Hier basiert die favorisierte Lösung der Unternehmen auf einem Hybrid-Konzept: eine Mischform aus Homeofficeund Präsenztagen. Diese Mischform ist ideal, um das soziale Miteinander zu fördern – denn dieses trägt maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und somit auch zur Motivation.
Damit im Homeoffice oder an anderen mobilen Arbeitsorten alles glatt läuft, sind die Mitarbeiter*innen auf funktionierende Software angewiesen – ganz gleich, ob es sich dabei um virtuelle Meetingräume oder HR-Software für organisatorische Zwecke handelt. Wenn alles funktioniert, arbeiten Mitarbeiter*innen effizienter und motivierter. Als besonders hilfreich haben sich in der Krise und auch durch das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung digitale Zeiterfassungstools erwiesen, wie sie die GFOS mbH entwickelt. Damit können Mitarbeiter*innen an jedem Ort und zu jeder Zeit ihre Arbeitszeiten erfassen und somit selbst den Überblick über erbrachte Stunden behalten. Dies ist besonders wichtig, da im Homeoffice Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben schnell verschwimmen können. Gleichzeitig erhalten Führungskräfte mehr Transparenz und können Planungsaufgaben durch die digitalen Tools schneller durchführen. Die erfassten Zeiten spielen nicht zuletzt eine wichtige Rolle bei der Abrechnung. Schnittstellen zu Entgeltsystemen sind selbstverständlich Bestandteil eines Workforce Management Systems, um damit die Abrechnung um ein Vielfaches zu beschleunigen.
Arbeitszeitflexibilität als wichtiger Faktor
Neben dem flexiblen Arbeitsort ist auch Arbeitszeitflexibilität wichtig. Das zeigte eine Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen2. Ende März 2020 wurden 400 Beschäftigte nach den wichtigsten Faktoren zur Bewältigung der Coronakrise gefragt. 83,3 Prozent der Befragten stuften flexible Arbeitszeitmodelle dabei als sehr relevant ein. 71,9 Prozent empfanden solche Modelle in Verbindung mit Arbeitszeitkonten als wichtigen Faktor. Auch hier wird die Bedeutung der digitalen Transformation ersichtlich. Um diese Arbeitszeitmodelle zu ermöglichen, kommt Software zum Einsatz, die sowohl Arbeitszeitkonten, Schicht- und Dienstpläne nachvollziehbar und überhaupt planbar macht. So erhalten Arbeitnehmer*innen mehr Flexibilität und Arbeitgeber eine erhöhte Übersicht.
Digitalisierung als Enabler für Motivation
Es wird deutlich, dass Softwarelösungen notwendig sind, um die neuen Herausforderungen, die nicht zuletzt durch die Coronakrise entstanden sind, zu meistern. Damit lässt sich innerhalb des Unternehmens mehr Flexibilität in verschiedensten Bereichen realisieren. Dies wiederum kann positive Auswirkungen auf die Mitarbeitermotivation und somit auch auf die -bindung haben.
Gunda Cassens-Röhrig