Änderungen im Erstattungsverfahren
Die europaweit geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt bereits seit dem 25. Mai 2018. Gleichwohl ist in der Praxis zu beobachten, dass im Datenbaustein Bankverbindung (DBBV) das Feld „Verwendungszweck“ in unzulässiger Weise unter anderem mit der Personalnummer des Arbeitnehmers gefüllt wird. Mit dieser Angabe, die Rückschlüsse auf den Arbeitnehmer erlaubt, können die Krankenkassen allerdings keine datenschutzkonforme Überweisung vornehmen. Eine schnelle und automatisierte Verarbeitung der AAG-Erstattungsanträge wird damit weitestgehend verhindert.
Die Verfahrensbeschreibung für das Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz wird daher ab 1. Januar 2020 um folgende Aussage erweitert:
- Personenbezogene Daten des Arbeitnehmers wie zum Beispiel Name, Versicherungsnummer oder Personalnummer dürfen nicht im Feld Verwendungszweck übermittelt werden.
Personenbezogener Verwendungszweck nicht zulässig
Für die Arbeitgeber und Mitarbeiter im Personal- und Lohnbüro bedeutet das: Die auch heute schon manuelle oder maschinelle Eingabe personenbezogener Daten im Verwendungszweck ist unzulässig und darf nicht mehr vorgenommen werden. Verwendet der Arbeitgeber doch einen personenbezogenen Verwendungszweck, kann die Krankenkasse diesen nicht in der Erstattung angeben. Als Hinweistext wird stattdessen „Erstattung AAG“ ausgegeben.
Anpassungsbedarf bei den Softwareherstellern
Auch für die Softwareersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen entsteht ein Anpassungsbedarf. Künftig dürfen systemseitig keine Auswahlmöglichkeiten/Vorgaben über personenbezogene Angaben mehr angeboten werden. Die Entgeltabrechnungsprogramme sind bis zum 1. Januar 2020 anzupassen.
Erweiterung der Beitragssatzdatei
Eine weitere Änderung zum 1. Januar 2020 ist die Erweiterung der Beitragssatzdatei. Der Hintergrund dieser Anpassung: Die Satzung einer Krankenkasse kann vorsehen, dass die bei Beschäftigungsverboten anfallenden Beitragsanteile pauschal mit 20 Prozent abgegolten werden. Die Höhe ist begrenzt auf tatsächlich zu entrichtende Beitragsanteile. Diese — bisher nicht vorgesehene Variante — wird in der Beitragssatzdatei ab dem 1. Januar 2020 mit der neuen Kennziffer 3 abgebildet. Für die maschinelle Umsetzung bedeutet das:
- keine Begrenzung des der Erstattung zugrunde liegenden Arbeitsentgelts auf die Beitragsbemessungsgrenze (Ausgangsbetrag) bei der pauschalen Berechnung des Beitrags.
- Die tatsächlich zu entrichtenden Beiträge aus dem Ausgangsbetrag sind begrenzt auf die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze. Einmalzahlungen werden nicht berücksichtigt, da sie nicht erstattungsfähig sind.
- Der niedrigere Wert ist für die Erstattung maßgebend.

Maschinelle Beitragssatzdatei wird angepasst
Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung wird die maschinelle Beitragssatzdatei anpassen und eine Erfassung des neuen Wertes Ende 2019 mit einem Gültig-ab Datum 1. Januar 2020 zulassen und über ihren Newsletter su.news gesondert informieren.

Im Ergebnis können die Krankenkassen für das U2-Verfahren dann folgende Erstattungsvarianten für die Arbeitgeber darstellen:
- 0 = Erstattungssatz auf tatsächliche Beiträge in Prozent; bei U2 wird der Wert mit 100 Prozent vorgegeben;
- 1 = pauschaler Zuschlag des fortgezahlten Arbeitsentgelts als Abgeltung der Beiträge in Prozent;
- 2 = pauschaler Zuschlag des fortgezahlten Arbeitsentgelts begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze in Prozent;
- 3 = pauschaler Zuschlag des fortgezahlten Arbeitsentgelts, jedoch nicht mehr als die tatsächlich zu entrichtenden Beiträge.
Ulrich Frank
Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist