Krankmelden per Smartphone : Zeitgemäß und revisionssicher
Unlängst sorgte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) für lebhafte Diskussionen: Demzufolge sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten lückenlos zu erfassen. Während sich die einen Gedanken darüber machten, dass wir in Zeiten zurückfallen könnten, in denen die Stechuhr das Arbeitsleben praktisch durchtaktete, freuten sich die anderen darüber, dass der „Fremd- und Selbstausbeutung“ durch nicht dokumentierte Überstunden ein Riegel vorgeschoben würde. Wie man auch zur geplanten Gesetzgebung steht — Gegenstand ist hier die für den Arbeitgeber aufgewendete Zeit. Doch wie steht es eigentlich mit dem genauen Gegenteil — den Fehlzeiten? Gemeint ist hier insbesondere die nicht geplante Abwesenheit, der krankheitsbedingte Ausfall.
Die Zahl der Krankschreibungen ist in Deutschland zuletzt leicht gestiegen. Nach dem Gesundheitsreport 2018 der Krankenkasse DAK-Gesundheit lag der Krankenstand 2018 bei 4,2 Prozent — 0,1 Prozentpunkte höher als noch 2017. Wie im Falle der Anwesenheit auch haben Berufstätige durchaus einige Dinge zu beachten, wenn sie aufgrund von Krankheit der Arbeit fernbleiben. Ist der Mitarbeiter arbeitsunfähig, dann muss er seinem Arbeitgeber unverzüglich Bescheid geben — spätestens aber bis zu Beginn seiner Arbeitszeit am ersten Krankheitstag. Arbeitnehmer, die schon im Voraus wissen, dass sie wegen Krankheit nicht werden arbeiten können (etwa wegen einer geplanten Operation), müssen auch dies unverzüglich ihrem Arbeitgeber mitteilen. In der Art der Übermittlung der Krankschreibung ist der Mitarbeiter jedoch an und für sich frei: Die Krankmeldung kann per Telefon, per E-Mail oder mittels SMS oder sogar per WhatsApp erfolgen. Es ist auch möglich, einen Kollegen zu beauftragen, die Information weiterzugeben. Das Gesetz macht hierzu keine Angaben. Aber: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sicherzustellen, dass die Krankmeldung den Arbeitgeber auch erreicht. So reicht es beispielsweise nicht aus, eine E-Mail an eine Adresse zu schicken, die nicht kontinuierlich abgerufen wird. Trotzdem ist in diesem Punkt der gesetzliche Rahmen, festgeschrieben mit der sogenannten Anzeigepflicht in § 5 im Entgeltfortzahlungsgesetz, sehr liberal.
Und das muss er auch — die Millenials, die im derzeitigen „War for Talents“ von den Unternehmen heiß umworben werden, setzen diese Flexibilität nämlich wie selbstverständlich voraus. Mehr noch, sie sind sie schlicht und einfach gewöhnt. Die Millenials, gerne auch Generation Y genannt, gehören zu den ältesten Digital Natives: Sie sind mit dem Internet und den sozialen Medien aufgewachsen, nutzen ganz selbstverständlich Dienste wie Netflix, Amazon oder die Google Cloud und erledigen Aufgaben des täglichen Lebens ganz selbstverständlich mobil mit dem Smartphone.
Und so sind es heutzutage ganz andere Features, die die jungen Arbeitnehmer von einem in ihren Augen attraktiven Arbeitgeber erwarten und im Grunde sogar voraussetzen — die Abwicklung ganz alltäglicher Vorgänge wie eine Spesenabrechnung oder eine Krankschreibung zum Beispiel per Smartphone.
Allerdings gilt es hier zweierlei Interessen unter einen Hut zu bringen: Während die Mitarbeiter eine schnelle und anwenderfreundliche Lösung bevorzugen, wünschen sich Buchhaltungs- oder HR-Teams schlanke Verwaltungsvorgänge, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen gewährleisten.
Je einfacher es für den Mitarbeiter ist, die Krankmeldung, um bei diesem Beispiel zu bleiben, an den Arbeitgeber zu übermitteln, desto geringer sind die damit verbundenen Kosten und desto präziser läuft die Verwaltung. Besonders wichtig sind die Benutzerfreundlichkeit und die Abstimmung der Funktionen auf die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe. Idealerweise erfolgt die Nutzung der Anwendung mobil und intuitiv– mit jedem webfähigen Endgerät direkt von unterwegs. Viele Lösungen unterstützen schon heute sowohl die Einhaltung von unternehmenseigenen Vorgaben sowie gesetzliche Bestimmungen wie beispielsweise die Einhaltung der DSGVO. Jede Transaktion wird zudem für Audits dokumentiert.
Mit modernen Lösungen für Absence Management etwa können Unternehmen die Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern verwalten, um einen vollständigen Überblick über die Fehlzeiten zu erhalten. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um kumulierte Abwesenheitszeiten, Urlaub, krankheitsbedingten Ausfall, ein Sabbatical oder andere festgelegte Freistellungen handelt.
So kann die Personalabteilung etwa kumulierte Anwesenheitszeiten für ihre Mitarbeiter definieren und pflegen, im Self-Service eingetragene Abwesenheiten wie Urlaub, Sonderurlaub oder Ähnliches nachhalten und unbezahlte Freistellungen verwalten. Darüber hinaus lassen sich Rückstellungen und die Verwendung, Konsistenz und Beliebtheit von Abwesenheitsplänen analysieren.
Eine Lösung zur Zeiterfassung und damit auch für das Abwesenheits-Tracking sollte auf jeden Fall sehr anpassungsfähig sein. Schließlich gilt es, neben dem Standort des Mitarbeiters mit jeweils eigenen länderspezifischen Gesetzen auch die Präferenz oder Kultur des Unternehmens zu beachten. Entsprechend gilt es, die Abwesenheits- und Urlaubszeiten sowie die Geschäftsprozesse, die unternehmensinternen Regeln zu berücksichtigen und die Lösung entsprechend zu konfigurieren.
Den Betriebsrat mit ins Boot nehmen
Nicht nur gesetzliche Vorgaben sind ein wichtiger Faktor, sondern auch betriebsinterne Strukturen müssen berücksichtigt werden, so zum Bespiel wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt. Arbeitnehmervertreter sind ein wichtiger Bestandteil der europäischen Unternehmenslandschaft. Gerade in Bezug auf die im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen fordern sie in der Regel Klarheit darüber, inwiefern die Anforderungen des Betriebsrates an Transparenz, Datenschutz und -sicherheit erfüllt werden. Die Leitsätze zahlreicher Betriebsräte umfassen die Definition von Datenschutzrichtlinien für die Daten interner Beschäftigter — sie verlangen berechtigterweise vollständige Transparenz hinsichtlich des „Wo“ und „Wie“ der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Da ist es natürlich von Vorteil, wenn eine Lösung die Benutzerrolle des Betriebsrates von vornherein wie jede andere Rolle einbindet, um Feedback zu verarbeiten bzw. Genehmigungen oder Einwände zu erfassen. Im Falle von Workday können dieser Rolle innerhalb der Lösung eigene Sicherheitskontrollen und -berechtigungen zugewiesen werden. Konkret gesprochen ist die Rolle des Betriebsrates gegenwärtig bereits in den HR-Prozessen der Standardversion einbezogen, zum Beispiel bei Recruiting, Versetzungen, Gehaltsanpassungen, Umgruppierungen, Austritten.
Fazit
Abwesenheitszeiten verdienen genau so viel Aufmerksamkeit wie die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter, die derzeit so viel Aufmerksamkeit in den Medien erfahren. Für die Geschäftsführung und die Personalabteilung, für die Mitarbeiter selbst und auch den Betriebsrat sollte einfach und jederzeit ersichtlich sein, wie es um die Fehlzeiten Einzelner oder ganzer Teams bestellt ist. Wenn Auffälligkeiten zutage treten, ist in jedem Fall Ursachenforschung angesagt, denn unter dem Strich gilt doch immer die Maxime: Nur ein zufriedener Mitarbeiter ist ein produktiver Mitarbeiter.
