Die bAV ist ...? : Die bAV ist sicher … aber nur mit cleverer Digitalisierung.
Betriebliche Altersversorgung und die Übertragung von bAV-Verträgen von einem Arbeitgeber zum anderen sind in Personalabteilungen eine enorme Herausforderung.
Regina C. ist Personalchefin eines mittelständischen Unternehmens. Ihr Betrieb hat 2020 aufgrund der Corona-Krise einige Monate lang Kurzarbeit angeordnet. Die Mitarbeiter waren je nach ihrem Aufgabenfeld zu 20 bis 100 Prozent in Kurzarbeit.
Diese Maßnahme hat die Entgeltabrechnung im Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Denn der Arbeitgeber von C. gewährt Mitarbeitenden auf Wunsch eine betriebliche Altersversorgung (bAV). Nun ist allerdings Kurzarbeitergeld kein Entgelt, sondern eine Lohnersatzleistung. Eine bAV wird jedoch nur auf reguläres Entgelt gewährt. Und überhaupt – wie funktioniert das nun mit der Entgeltabrechnung, da Kurzarbeitergeld und bAV miteinander kollidieren? Regina C. ist zunächst ratlos.
Immer mehr Unternehmen betreiben Outsourcing
Florian Rieken ist Teamleiter Payroll Services und Abrechungsexperte bei HANSALOG, dem führenden Softwarehaus für HR-Anwendungen in Ankum bei Osnabrück. Rieken berät häufig Personaler aus Kundenunternehmen.
„Es gibt immer mehr Unternehmen, denen die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu komplex wird. Seit einigen Jahren beobachten wir, dass immer mehr Firmen ihre Entgeltabrechnung zu uns auslagern. Unsere Software gibt es durchaus her, komplexe Fälle auch inhouse zu lösen. Aber die Kunden finden es natürlich einfacher, das an uns abzugeben und ihren HR-Mitarbeitern Aufgaben rund um die Personalbetreuung und -förderung zu geben.“
bAV ist ein komplexes Abrechnungsthema
Was nun macht die bAV so komplex? Die meisten bAV-Verträge beruhen auf Gehaltsumwandlung. Der Arbeitnehmer steckt einen Teil seines Bruttolohns in die bAV und der Arbeitgeber bezuschusst diese. Das Modell bietet beiden Parteien Vorteile: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen weniger Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Für den Arbeitnehmer ist der in Rentenbeiträge umgewandelte Teil des Gehalts steuer und sozialversicherungsfrei. Das muss bei der Entgeltabrechnung natürlich berücksichtigt werden.
Permanente Änderungen des Gesetzgebers verwirren
Die regulatorischen Rahmenbedingungen der bAV wandeln sich laufend. Das ist eine Herausforderung für Entgeltabrechner: Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, EU-Recht, Betriebsrentenstärkungsgesetz und noch weitere Vorschriften wirken sich auf die bAV aus. Diese alle gilt es permanent im Blick zu behalten und in der Abrechnungspraxis umzusetzen.
Fallstricke bei der Übernahme von Altverträgen
Die betriebliche Altersversorgung (bAV) ist ein Eckpfeiler der Rente. Sie ist in Deutschland enorm verbreitet: 2018 hatten 18,1 von insgesamt 32,6 Millionen Beschäftigten eine bAV. Das sind fast 56 Prozent. Die Zahl der aktiven Anwartschaften übersteigt 20 Millionen.
Fast ein Drittel dieser Arbeitnehmer möchte, dass ihre bAV-Verträge von neuen Arbeitgebern übernommen und weiter bedient werden. Denn die Fluktuationsrate beträgt zurzeit 32,8 Prozent. Von 2018 auf 2019 erhöhte sich die Anzahl der Arbeitskräfte, die über einen Jobwechsel nachdenken, von 20 auf 35 Prozent. Naturgemäß sind die Jüngeren hier stärker repräsentiert als Menschen über vierzig.
Angesichts dieser Zahlen wird klar, welche Aufgaben die Personalabteilungen mit der Übertragung von bAV-Verträgen zu bewältigen haben.
Erleichterung für Personaler
„Manche Personaler sind regelrecht verzweifelt“, erklärt Florian Rieken. „Für diese ist es eine große Erleichterung, die Abrechnung der bAV-Thematik an uns abzugeben. Wir haben die Fachexperten im Hause und sind in allen Gremien, in denen sozialversicherungsrechtliche Entscheidungen getroffen werden. Deshalb wissen wir als Erste, welche Dinge sich in der Abrechnungsproblematik ändern. Wir können das rechtzeitig in unserer Software umsetzen und die HR-Mitarbeiter aus den Unternehmen entsprechend schulen. Oder eben ihnen die Arbeit komplett abnehmen.
Frei von spezifischen Abrechnungsproblemen
Das Unternehmen von Regina C. gehört heute auch zu den Outsourcing-Kunden von HANSALOG. Regina C. erzählt, von welchen spezifischen Problemen HANSALOG sie damit befreit hat:
„Es fängt damit an, dass Kurzarbeitergeld eine Lohnersatzleistung ist und kein Entgelt. Ist ein Arbeitnehmer zu 100 Prozent in Kurzarbeit, ist kein Entgelt mehr da, das man umwandeln könnte. Die bAV kann in diesem Szenario theoretisch nicht mehr bedient werden. Aber man kann einen bAV-Vertrag trotzdem, sozusagen freiwillig, weiter bedienen. Unser Chef macht das bei den Mitarbeitern der unteren Einkommensgruppen, damit nicht ausgerechnet den Ärmsten auch noch Lücken in der Rente entstehen. Für andere Mitarbeiter treffen wir Absprachen mit dem Versicherungsträger der bAV, um die Beiträge zu stunden, zu reduzieren oder auszusetzen.“
Auch bei längerer Krankheit, Elternzeit oder einem Sabbatjahr pausiert die bAV, wenn sie nicht freiwillig weiter bedient wird. Arbeitnehmer können Beiträge für ruhende Arbeitsverhältnisse nachholen, und zwar bis zu 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (West), begrenzt auf zehn Kalenderjahre.
Nur Fachexperten finden sich heute in den unterschiedlichen Durchführungswegen der bAV noch zurecht. Die Experten von HANSALOG prüfen zum Beispiel gezielt, ob ein neuer Kollege im Kundenunternehmen seinen bestehenden bAV-Vertrag weiterführen kann und welche neuen Voraussetzungen in der Abrechnung dafür geschaffen werden müssten.
„Diese letzten Punkte habe ich überhaupt erst von Herrn Rieken erfahren. Sie können sich vorstellen, dass das rein abrechnungstechnisch ein Albtraum ist“, schmunzelt Regina C. „Jetzt kann ich darüber lachen, aber nur, weil es nicht mehr meine Aufgabe ist.“
Weitere Informationen zu HANSALOG: www.hansalog.de