Was Arbeitgeber beachten müssen : Elektronischer Datenaustausch zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ab 2026
Ab dem 01.01.2026 wird der Lohnsteuerabzug für Arbeitnehmer mit privater Kranken- und Pflegepflichtversicherung vollständig digitalisiert.
Grundlage ist der neue elektronische Datenaustausch zwischen den privaten Versicherungsunternehmen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern gemäß § 39 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG). Die bisherige Papierbescheinigung entfällt; alle relevanten Beitragsdaten werden künftig maschinell verarbeitet.
Ablauf der Datenübermittlung und Rolle des BZSt
Die Versicherungsunternehmen übermitteln die beitragsrelevanten Daten an das BZSt. Dieses bereitet die Informationen auf und stellt sie den Arbeitgebern als Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zur Verfügung. Die Bereitstellung erfolgt in der Regel im Dezember für das Folgejahr. Die Beiträge, die übermittelt werden, bilden die Grundlage für die Steuerfreiheit des Arbeitgeberzuschusses (§ 3 Nr. 62 EStG) sowie für die Ermittlung der Vorsorgepauschale.
Verbindlichkeit der ELStAM für Arbeitgeber
Arbeitgeber sind verpflichtet, für den Lohnsteuerabzug ausschließlich die vom BZSt bereitgestellten ELStAM zu verwenden. Eine abweichende Bewertung der Beitragsdaten oder die Berücksichtigung anderer Angaben – etwa von Papierbescheinigungen oder direkten Mitteilungen des Arbeitnehmers – ist unzulässig. Eine Korrektur ist nur durch das Versicherungsunternehmen über eine erneute Datenübermittlung möglich.
Korrekturen und Anzeigepflichten
Kommt es zu Korrekturen oder Stornierungen der übermittelten Daten (beispielsweise bei Tarifwechseln, Beitragsschwankungen oder fehlerhaften Einträgen), muss der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug entsprechend anpassen. Die Korrektur ist auch dann erforderlich, wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist. Ist eine Korrektur wirtschaftlich nicht mehr zumutbar – etwa weil kein laufender Arbeitslohn mehr gezahlt wird – besteht eine Anzeigepflicht gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt (§ 41c Absatz 4 EStG).
Prüfung der Zuschussfähigkeit bleibt Pflicht
Trotz des automatisierten Verfahrens bleibt es Aufgabe des Arbeitgebers, zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit eines Arbeitgeberzuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung tatsächlich vorliegen. Maßgeblich sind die sozialversicherungsrechtlichen Regelungen nach § 257 Sozialgesetzbuch (SGB) V und § 61 SGB XI. Die bloße Bereitstellung eines Beitragswerts über die ELStAM begründet noch keinen Anspruch auf einen Zuschuss.
Umgang mit ausländischen Versicherungen
Bei Versicherungen im Ausland besteht keine Anbindung an das elektronische Verfahren. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber eigenständig prüfen, ob die gezahlten Beiträge steuerlich begünstigt sind. Der Arbeitnehmer kann für diese Beiträge beim Finanzamt einen Freibetrag beantragen, der dann über die ELStAM bereitgestellt wird. Ein unmittelbarer Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber genügt nicht.
Ersatzverfahren in Übergangsfällen
Für eine Übergangszeit von zwei Jahren ist ein sogenanntes Ersatzverfahren vorgesehen. Wenn ELStAM aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen, darf der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen ausgestellte Papierbescheinigung verwenden. Dieses Ersatzverfahren ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Versicherungsnehmer der Datenübermittlung widersprochen hat.
Lohnsteuer-Jahresausgleich und Einschränkungen
Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer Jahresausgleich nicht durchführen, wenn Vorsorgepauschalen im betreffenden Kalenderjahr nur zeitweise berücksichtigt wurden. Zulässig bleibt der Jahresausgleich aber, wenn Beitragsvorauszahlungen oder Jahresbeiträge über die ELStAM vollständig verarbeitet wurden.
Verantwortlichkeit und Haftungsfragen
Arbeitgeber haften nicht für Fehler in den übermittelten Daten, sofern sie die bereitgestellten ELStAM korrekt anwenden. Für die inhaltliche Richtigkeit der Beitragsangaben ist ausschließlich das Versicherungsunternehmen verantwortlich. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass ihre Abrechnungssoftware technisch in der Lage ist, die neuen Merkmale zu verarbeiten und auf Korrekturen zeitnah zu reagieren.
Fazit
Mit dem Start des elektronischen Datenaustauschs ab 2026 wird die steuerliche Behandlung von Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung einheitlicher, transparenter und weitgehend automatisiert. Arbeitgeber müssen sich auf eine streng formalisierte Umsetzung einstellen, bei der die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, der korrekte Umgang mit den ELStAM und die Prüfung der steuerlichen Voraussetzungen im Mittelpunkt stehen. Die Mitwirkungspflichten sind hoch – gleichzeitig wird das Verfahren aber auch rechtssicherer und effizienter.
Markus Stier