Experten antworten

Es kann gut möglich sein, dass kein gängiges Abrechnungssystem beide erforderlichen Vergleichsrechnungen – die monatliche und die jährliche Fiktivabrechnung – vollständig und automatisiert abbildet. Aus der Praxis sind Fälle bekannt, in denen die Jahresberechnung mit Einmalzahlungen eine zusätzliche Fiktivabrechnung neben der normalen Monatsabrechnung erfordert. Fachlich korrekt wäre es, die Berechnungen für Monats- und Jahresvergleich parallel vorzunehmen, einschließlich der anteiligen Berücksichtigung von Einmalzahlungen und aller steuer- sowie sozialversicherungsrechtlichen Parameter. In der Realität erfordert dies häufig manuelle Zusatzberechnungen außerhalb des Abrechnungssystems, z. B. in Tabellenkalkulationsprogrammen. Der Aufwand steht in vielen Unternehmen in keinem Verhältnis zur geringen Zahl der tatsächlich betroffenen Fälle. In seltenen Konstellationen mit sehr hohen Aufstockungen wird in der Praxis teilweise entschieden, die detaillierte Berechnung erst im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung vorzunehmen. Werden im Zuge einer Prüfung steuerpflichtige Überhänge festgestellt, übernimmt der Arbeitgeber in solchen Fällen die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Die Problematik tritt insbesondere auf, wenn Aufstockungsprozentsätze über 100 Prozent vereinbart werden oder moderne ATZ-Modelle vom klassischen Netto-Vergleich abweichen.

Praxis-Tipp

• Die Dokumentation der Vorgehensweise und der Systemgrenzen ist entscheidend.
• Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die vorherige Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt oder der Betriebsprüfung.
• Kritische Einzelfälle sollten gesondert behandelt und nachvollziehbar berechnet werden.

Sachverhalt: berufsbegleitendes Masterstudium in einem IT-Unternehmen

In der Ausgabe 04/25 haben wir im Rahmen unserer Rubrik „Experten antworten“ zwar den korrekten Sachverhalt zum Thema „Berufsbegleitendes Masterstudium in einem IT-Unternehmen“ abgedruckt, jedoch ist uns bei der Veröffentlichung ein Fehler unterlaufen: Die dazugehörige Antwort stammte nicht aus der aktuellen Bearbeitung, sondern fälschlicherweise aus einem früheren Beitrag. Da wir Ihnen die fachlich korrekte und vollständige Einschätzung selbstverständlich nicht vorenthalten möchten, finden Sie nachfolgend den Sachverhalt noch einmal, zusammen mit der richtigen Antwort. Unsere Mitarbeiterin Frau M. ist seit drei Jahren bei uns im IT- Unternehmen in Teilzeit (30 Stunden/Woche) beschäftigt. Sie hat sich nun für ein berufsbegleitendes Masterstudium im Bereich „Digitales Projektmanagement“ entschieden. Ihr Arbeitsvertrag enthält keine Verpflichtung zur Weiterbildung, jedoch möchten wir sie finanziell unterstützen. Die Studiengebühren betragen ca. 6.000 Euro, die wir nun gern übernehmen möchten unter folgenden Bedingungen:

• Frau M. muss das Studium innerhalb von vier Semestern erfolgreich abschließen.
• Nach Abschluss verpflichtet sie sich, mindestens zwei weitere Jahre im Unternehmen zu verbleiben.
• Sollte Frau M. das Studium nicht abschließen oder vorzeitig aus dem Unternehmen ausscheiden, sind die Kosten vollständig zurückzuzahlen.

Die Unterstützung erfolgt nicht als Zuschuss, sondern zunächst in Form eines zinslosen Arbeitgeberdarlehens. Im Fall des erfolgreichen Studienabschlusses und des Verbleibs bei der Firma wird das Darlehen erlassen. Die Vereinbarung wollen wir schriftlich vor Studienbeginn festhalten.

1. Liegt in diesem Fall steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor, obwohl das Studium in einem beruflichen Interesse steht?
2. Wie ist der Darlehensverzicht nach einem erfolgreich abgeschlossenen Studium steuerlich zu bewerten?
3. Welche lohnsteuerlichen Folgen entstehen, wenn Frau M. das Unternehmen direkt nach dem Studium verlässt und das Darlehen erlassen wird?

4.Wäre die Unterstützung durch uns lohnsteuerfrei, wenn wir das Darlehen nicht gewähren, sondern die Studienkosten direkt und bedingungslos übernehmen?

5. Welche lohnsteuerrechtlichen Konsequenzen ergeben sich, wenn die Rückzahlungsverpflichtung durch einen neuen Arbeitgeber übernommen wird?

Zu Frage 1: Nein, es liegt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor, da das Studium im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Voraussetzung ist, dass das Studium nicht der Erstausbildung dient, ein konkreter beruflicher Zusammenhang besteht und die Einsatzfähigkeit von Frau M. im Unternehmen verbessert wird. Dies ist im vorliegenden Fall gegeben. Da die Studienkosten zunächst als Darlehen gewährt werden, entsteht auch kein geldwerter Vorteil.

Zu Frage 2: Wird das Darlehen nach Abschluss des Studiums und Einhaltung der Bindungsfrist erlassen, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn das Studium weiterhin dem überwiegend eigenbetrieblichen Interesse diente und dies bei Darlehensgewährung schriftlich vereinbart wurde. Der Verzicht ist dann ebenfalls steuerfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 15 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)).

Zu Frage 3: In diesem Fall entfällt das überwiegende betriebliche Interesse des Arbeitgebers. Der Darlehensverzicht stellt dann steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar, weil er als geldwerter Vorteil ohne entsprechende betriebliche Gegenleistung gewährt wird. Der Vorteil ist im Zeitpunkt des Verzichts zu versteuern (§ 19 Einkommensteuergesetz (EStG)).

Zu Frage 4: Nur unter bestimmten Bedingungen. Eine direkte, bedingungslose Kostenübernahme ist steuerfrei, wenn das Studium eindeutig als Fort- oder Weiterbildung gilt (also keine Erstausbildung) und ein überwiegendes betriebliches Interesse besteht. Erfolgt die Erstattung allerdings abhängig vom Prüfungserfolg oder vom späteren Verbleib im Unternehmen, handelt es sich um eine Bonuszahlung, die lohnsteuer- und beitragspflichtig ist.

Zu Frage 5: Wenn ein neuer Arbeitgeber die Rückzahlungsverpflichtung gegenüber dem bisherigen Arbeitgeber ganz oder teilweise übernimmt, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Denn in diesem Fall handelt der neue Arbeitgeber nicht im überwiegenden betrieblichen Interesse, sondern im Interesse des Arbeitnehmers. Auch eine darlehensweise Übernahme durch den neuen Arbeitgeber führt nicht zur Steuerfreiheit – die Erlassbeträge sind anteilig als Arbeitslohn zu erfassen.