Erfolgsfaktor Usability : Warum die Dokumentenlösungen von Centric Erfolg in der HR-Abteilung versprechen
Entscheidend für den Erfolg digitaler HR-Dokumentenlösungen ist neben ihrer Funktionalität auch, dass sie einfach zu bedienen sind und ihre Handhabung schnell zu erlernen ist. Mit Dokumentenlösungen von Centric sind die Anwender auf der sicheren Seite.
Die Digitalisierung hat das Personalwesen grundlegend verändert. Dokumentenmanagement ist dabei ein zentraler Bestandteil, denn eine effiziente Handhabung von Personalakten, die einfache Verwaltung von Vorlagen und die Nutzung von digitalen Workflows bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und anderen HR-Dokumenten spart nicht nur Zeit. Sie steigert auch die Sicherheit und Qualität der Prozesse.
Entscheidend für den Erfolg digitaler HR-Dokumentenlösungen ist neben ihrer Funktionalität aber eine einfache Handhabung. Eine mangelhafte Usability kann nicht nur zu unzufriedenen Endbenutzern führen, sondern ungeplante Folgekosten verursachen – etwa weil weitere Trainings oder Anpassungen der Software nötig sind.
In Sachen Usability auf der sicheren Seite
Dokumentenlösungen von Centric punkten beim Thema Usability, wie etliche Fallbeispiele aus Anwenderunternehmen zeigen. Ein Beispiel: Die Unternehmensgruppe Brüder Schlau entschied sich für den Wechsel zu der digitalen Personalakte von Centric, Centric Employee File. Das vorherige System sorgte aufgrund seiner komplizierten Handhabung für ineffiziente HR-Prozesse. Es sollte daher durch eine digitale Personalakte mit intuitiven Bedienoberflächen ersetzt werden. Besonders vorteilhaft erwies sich die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Outlook in die digitale Personalakte abzulegen.
Da dies ein Standardprozess im täglichen Betrieb ist, führt die direkte Ablage zu einer erheblichen Zeitersparnis. Die integrierte Volltextsuche in der digitalen Personalakte ermöglicht zudem eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten. Zusätzlich wurde der Zeugnis-Generator von Centric, der Centric Reference Letter, eingeführt, um die Zeugniserstellung zu automatisieren – die Einführung lief ebenfalls problemlos „Durch die intuitive Bedienung der Centric-Tools finden sich neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sehr schnell zurecht. Wir haben kaum Schulungsaufwand“, bilanziert das Projektteam.
Intuitive Oberflächen und klare Strukturen
Das Möbelunternehmen Vitra hat die digitale Personalakte von Centric ebenfalls eingeführt. Ziel ist es, Personalprozesse international zu vereinheitlichen. Die Centric-Lösung überzeugte durch ihre Mehrsprachigkeit, was insbesondere für Unternehmen mit weltweiter Präsenz von Bedeutung ist. Vitra setzt die Centric-Lösung bereits in Deutschland und der Schweiz ein, plant aber eine Ausweitung auf weitere Standorte, darunter Finnland und Japan. Das HR-ServiceTeam schätzt unter anderem die intuitive SAP-Fiori-Oberfläche, die eine klare Struktur bietet und sich leicht erlernen lässt.
Die Benutzeroberfläche nach dem Fiori-Designprinzip von SAP zu gestalten, gehört zu den Grundprinzipien von Centric. Dadurch ist sichergestellt, dass sich HR-Mitarbeitende in einer vertrauten Umgebung bewegen. Klare Strukturen und eine übersichtliche Navigation ermöglichen eine schnelle Orientierung, wodurch sich neue Anwender ohne aufwendige Schulungen in das System einarbeiten können. Dabei stellt Centric sicher, dass eine positive Nutzererfahrung auch auf mobilen Endgeräten gewährleistet ist.
Vorteil SAP-Integration
Ein Vorteil für die Vitra-Nutzer ergab sich zudem aus der engen Verzahnung der Centric-Lösung mit SAP SuccessFactors. Durch die direkte Integration lassen sich zum Beispiel Stammdaten automatisch in die digitale Personalakte übernehmen, was den händischen Aufwand erheblich reduziert. Vladimir Khatlamadjian, IT-Spezialist für SuccessFactors bei Vitra, hebt hervor, dass das bestehende Rollen- und Berechtigungskonzept von SuccessFactors auch für Centric Employee File genutzt werden kann. Dadurch entfällt die doppelte Konfiguration von Zugriffsrechten, was die Administration erleichtert.
Neben ihrer einfachen Bedienbarkeit profitieren die Nutzer – und die Administratoren in den Anwenderunternehmen – also von der tiefen Integration der Centric-HR-Dokumentenlösungen in SAP SuccessFactors und SAP HCM. Stammdaten müssen nicht doppelt gepflegt werden, da sie automatisch synchronisiert werden. Auch das Berechtigungskonzept von SAP wird übernommen, sodass die Benutzerverwaltung vereinfacht wird und keine parallelen Rollen- und Rechtevergaben notwendig sind. Führungskräfte und HR-Teams erhalten genau die Berechtigungen, die sie benötigen, ohne aufwendig manuelle Konfigurationen vornehmen zu müssen. Gleichzeitig sorgen automatisierte Löschfristen dafür, dass Datenschutzrichtlinien zuverlässig eingehalten werden.
Zusammenspiel der Centric-Produkte
Natürlich arbeiten alle Centric-Produkte perfekt miteinander. Die HRMitarbeitenden bei der Unternehmensgruppe Brüder Schlau können je nach Arbeitsprozess über Centric Employee File oder über den Zeugnis-Generator auf ihre benötigten Dokumente zugreifen und diese in einer durchgängigen SAP-Fiori-Oberfläche bearbeiten. Eine Volltextsuche ermöglicht das schnelle Auffinden von Unterlagen, und durch die automatische Verschlagwortung werden Dokumente effizient verwaltet.
Zugleich ergänzt Centric die eigenen Lösungen um nützliche Bausteine wie die Integration digitaler Unterschriften via DocuSign oder Adobe Sign, einen KI-gestützten Klassifizierungsservice für abgelegte Dokumente oder die automatische Vorschau von Übersetzungen mithilfe von DeepL.
Auch die HR-Abteilung der Diakonie Stetten profitiert bei der Nutzung der Centric-Lösungen von einem ausgefeilten Berechtigungskonzept, das die Sicherheit und den Datenschutz erhöht, sowie von der hohen Usability der Centric-Lösungen.
Die Organisation verwaltet Personalakten von über 4.500 Mitarbeitenden sowie weiteren 1.000 Personen in Werkstätten für Behinderte. Die bisherige Lösung war veraltet und nicht mit SAP S/4HANA kompatibel. Mit der Einführung von Centric Employee File wurde eine moderne, cloudbasierte Alternative geschaffen.
Mehr Geschwindigkeit in den Prozessen
Das HR-Team der Diakonie hebt hervor, dass Aufgaben, die früher mehrere Minuten in Anspruch nahmen, heute in wenigen Sekunden erledigt sind. Ein wichtiger Vorteil ist beispielsweise die deutlich gesteigerte Geschwindigkeit beim Hochladen von Dokumenten. Die einfache Bedienung ermöglicht zudem, dass zusätzliche Ordner bei Bedarf selbst angelegt und große Dokumentenmengen effizient verarbeitet werden können.
Die Praxisbeispiele zeigen: Benutzerfreundlichkeit ist ein zentraler Erfolgsfaktor für digitale HR-Dokumentenlösungen. Durch die intuitive Bedienbarkeit der Centric-Produkte können HR-Mitarbeitende ihre Aufgaben effizienter erledigen, während die tiefe SAP-Integration eine reibungslose Nutzung ermöglicht. Unternehmen profitieren nicht nur von einer verbesserten Arbeitsqualität, sondern auch von einem reduzierten Schulungsaufwand und einer gesteigerten Prozesseffizienz.
Kontakt:
Centric Cloud Solutions GmbH
Schürmannstr. 22a
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E‑Mail: info.de@centric.eu
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