Drei Fragen an …
Herr Hess, welche Vorteile bringt die Integration der Digitalen Personalakte in übergreifende HR-Serviceprozesse?
Die Digitale Personalakte entfaltet ihr volles Potenzial erst dann, wenn sie nicht isoliert genutzt wird, sondern integraler Bestandteil eines prozessgesteuerten HR-Service-Modells ist. In vielen Unternehmen bestehen noch Medienbrüche zwischen zentralen Systemen wie SAP SuccessFactors und den Dokumentenlösungen.
SAP SuccessFactors ESM ermöglicht es, HR-Services digital und in Form standardisierter, nachvollziehbarer Prozesse abzubilden – von der Erstellung bis zur Abarbeitung.
Die Digitale Personalakte ist dabei weit mehr als ein Ablageort: Sie ist aktiv in die Prozesslogik eingebunden. Das erhöht die Effi zienz spürbar, reduziert Fehlerquellen und stärkt die Compliance.
Wie genau spielt die Digitale Personalakte im Kontext von SAP SuccessFactors Enterprise Service Management mit?
Ein Beispiel ist die Vertragsänderung. Ein Mitarbeitender beantragt etwa eine Teilzeitregelung über ein Self-Service-Formular. Der Workflow wird über das ESM-Modul angestoßen, durchläuft Genehmigungsstufen, und nach der digitalen Signatur wird das Dokument automatisch in der Akte gespeichert – inklusive aller Metadaten und Fristen.
Ein weiteres Beispiel ist das Onboarding: Relevante Unterlagen wie Arbeitsvertrag, IT-Nutzungsrichtlinien oder Datenschutzvereinbarungen werden automatisch erzeugt und revisionssicher in der Akte abgelegt. Gleichzeitig werden über ESM Aufgaben an HR, IT und Fachbereiche verteilt – die Akte dokumentiert dabei jeden Schritt. So entsteht ein digitaler, durchgängiger und auditfähiger Serviceprozess, wie ihn moderne HR-Bereiche benötigen.
Wie funktioniert die Integration der übrigen Centric-Dokumentenlösungen?
Auch unser Document Builder, die Payslip Box Plus und der Reference Letter – sind vollständig in SAP SuccessFactors eingebunden und mit ESM verknüpft. Stammdaten, Workflows und Berechtigungen werden zentral genutzt – mit der Akte in der Mitte, inklusive Erinnerungsfunktionen und Vollständigkeitsprüfungen. Das sorgt für eine strukturierte, nachvollziehbare und rechtssichere HR-Dokumentenlandschaft, auf deren Grundlage Mitarbeiter von erstklassigen HR-Services profitieren.