Digitale Zeiterfassung – auch für Lohnabrechner ein Gewinn : Smart vernetzt: Zeiterfassung und Lohnabrechnung im Einklang
Immer weniger Mitarbeiter müssen immer mehr leisten. Das trifft auch auf die Lohnbüros zu. Für Entlastung sorgen integrative Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungstools, indem sie den Prozess der Lohnabrechnung in großen Teilen automatisieren.
Der Arbeitsalltag in der Lohnabrechnung ist seit jeher komplex und wird nicht zuletzt aufgrund zunehmender Regulatorik immer aufwendiger. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden im Unternehmen eine korrekte und zudem pünktliche Lohnabrechnung und Auszahlung erwarten. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Urteil vom 13.09.2022 klargestellt, dass Arbeitgeber bereits jetzt verpflichtet sind, sämtliche Arbeitszeiten zu erfassen. Viele Unternehmen setzen daher digitale Zeiterfassungssysteme ein – um nicht nur die alten Modelle der Stundenzettel oder Excel-Listen abzulösen, sondern auch, um Daten in digitaler Form fehlerfrei in das Lohnabrechnungssystem zu überführen.
Viele Fliegen mit einer Klappe
Das Zeitalter manueller Abstimmungsprozesse geht allmählich zu Ende. Einzug hält die automatische Datenübergabe zwischen Personalabteilung und Lohnbüro. Diese reduziert Übertragungsfehler, eliminiert zeitaufwändige Korrekturen und liefert valide Daten, die per Knopfdruck in den Abrechnungsprozess übernommen werden können.
Moderne Zeiterfassungssysteme sind so konzipiert, dass sie die Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa den Mindestlohn bilden. So verringern sie auf der einen Seite das Risiko von Gesetzesverstößen und die Mitarbeiter können sich andererseits sicher sein, dass ihre Lohnabrechnung korrekt ist. Da die Systeme zudem alle Vorgänge revisionssicher dokumentieren, lassen sich sämtliche Angaben im Falle einer Prüfung durch den Zoll, das Finanzamt oder den Sozialversicherungsträger unkompliziert nachweisen.
Intelligente Lohnabrechnung von morgen dank Vernetzung
Je besser die Integration zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung funktioniert, umso größer ist der Nutzen für das Lohnbüro und die Personalabteilung. Wer beispielsweise edtime und edlohn im Einsatz hat, muss sich nicht darum kümmern, dass Arbeitszeiten, Zuschläge, Überstunden oder Urlaubsansprüche abgeglichen werden – diese Daten werden automatisch und nahezu vollständig ausgetauscht.
Das verschlankt die zahlreichen zwischen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung stattfindenden Prozesse und minimiert den Aufwand beim Monatsabschluss.
Moderne Zeiterfassungslösungen wie edtime zeigen, wie zeitgemäßes Arbeitszeitmanagement heute aussieht: standortunabhängig, zentral gesteuert und einfach zu bedienen. Arbeitszeiten können mit nur wenigen Klicks für die Lohnabrechnung aufbereitet und weitergeleitet werden. Entscheidend ist dabei die sichere Speicherung sensibler Daten – am besten in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland –, sodass Datenschutz- und ComplianceVorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Fazit
Eine auf den Lohnabrechnungsprozess optimierte Zeiterfassung ist weitaus mehr als eine weitere Softwarelösung. Sie ist ein strategisches Werkzeug, das Abrechnungsprozesse beschleunigt, Fehlerquellen minimiert und Sicherheit im Umgang mit komplexen gesetzlichen Vorgaben bietet. Damit wird die Lohnabrechnung nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und zukunftssicher.
Robert Reiter, Leiter Produktmanagement edlohn (Strategie) bei eurodata (www.eurodata.de)