Das digitale Datenaustauschverfahren in der Pflegeversicherung
Seit dem 01.07.2025 ist das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV) für alle beitragsabführenden Stellen und Pflegekassen, die Zu- und Abschläge in der sozialen Pflegeversicherung berücksichtigen müssen, Pflicht.
Mit dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) wurde für Zeiten ab dem 01.07.2023 eine Differenzierung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung eingeführt: Mitglieder mit mindestens zwei berücksichtigungsfähigen Kindern unter 25 Jahren zahlen seitdem einen um 0,25 Prozent niedrigeren Beitrag für jedes zu berücksichtigende Kind. Gleichzeitig wurde der Beitragszuschlag für kinderlose Mitglieder der sozialen Pflegeversicherung, die nach dem 31.12.1939 geboren und 23 Jahre oder älter sind, auf 0,6 Prozent angehoben.
Um eine einheitliche Rechtsanwendung sicherzustellen und ein möglichst effizientes, schnelles und bürgerfreundliches Verwaltungshandeln zu gewährleisten, wurde ein digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder sowie der Elterneigenschaft geschaffen: Das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung (DaBPV) gibt es seit dem 01.04.2025. Seitdem 01.07.2025 ist es für die beitragsabführenden Stellen, die zur Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen in der sozialen Pflegeversicherung verpflichtet sind, und die Pflegekassen Pflicht.
Dieser Beitrag beschäftigt sich mit dem digitalen Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung aus Sicht der Arbeitgeber.
Anlässe für den Datenabruf im digitalen Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung
Das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung umfasst eine
- Anmeldung zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements („Push-Verfahren“),
- Historienanfrage für vergangene Zeiträume,
- Bestandsabfrage zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements und
- eine Abmeldung zur Beendigung des Abonnements („Push-Verfahren“).
Für das Verfahren werden die bestehenden Schnittstellen verwendet.
Anmeldung zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements („Push-Verfahren“)
Arbeitgeber rufen die „Elterneigenschaft“ und die „Kinderanzahl“ für Mitarbeitende, die ab dem 01.07.2025 mit ihrer Beschäftigung beginnen und beitragspflichtig sind, im digitalen Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung ab.
Hierzu melden sie den bzw. die Mitarbeitende(n) aus ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal innerhalb von sieben Tagen nach Beschäftigungsbeginn über die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an.
Genau gesagt leitet die DSRV die elektronische Anfrage nach einer erfolgreichen Prüfung über die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA), die die eingehenden Anfragen erneut prüft und ggf. abweist, an das Bundeszentralamt für Steuern weiter.
Das BZSt prüft die im Datensatz angegebene steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) und teilt der ZfA unmittelbar für alle angefragten Mitarbeitenden die ermittelte Elterneigenschaft sowie die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren ab dem in der Anfrage angegebenen Ab-Datum bis in die Zukunft chronologisch mit. Die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen leitet diese Informationen über die Datenstelle der Rentenversicherung an den Arbeitgeber weiter.
Gleichzeitig richtet das Bundeszentralamt für Steuern ein sogenanntes Abonnement ein: Ändert sich die Elterneigenschaft oder die Kinderanzahl der oder des betroffenen Mitarbeitenden, informiert das BZSt hierüber einmal je Monat proaktiv in einer Änderungsmitteilung.
Historienanfragen für vergangene Zeiträume
Mit einer Historienanfrage können Arbeitgeber die „Elterneigenschaft“ und die „Kinderanzahl“ von Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit abrufen. Auf Wunsch ist auch eine Abfrage für einen einzelnen Tag (Stichtagsabfrage) möglich.
Wie bei der Anmeldung zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements darf das Ab-Datum auch bei Historienanfragen nur in einem Zeitraum von maximal vier zurückliegenden Kalenderjahren vor dem Erstellungsdatum (DatumAnfrage) liegen. Ein Ab-Datum vor dem 01.07.2023 ist nicht erlaubt.
Durch eine Historienanfrage wird kein Abonnement beim Bundeszentralamt für Steuern eingerichtet.
Regelmäßige Historienanfragen anstelle eines Abonnements stellen einen Verfahrensmissbrauch dar und werden ggf. von der DSRV, der ZfA und dem BZSt unterbunden.
Bestandsabfrage zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements
Damit auch bei Mitarbeitenden, die bereits vor dem 01.07.2025 beim Arbeitgeber beschäftigt waren, die Informationen des Bundeszentralamts für Steuern bei der Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags berücksichtigt werden, sind die Arbeitgeber zu einer sogenannten Bestandsabfrage verpflichtet: Bis zum 31.12.2025 müssen sie alle Mitarbeitenden, für die zum 01.07.2025 dem Grunde nach eine Beitragsabführungspflichtbesteht, im digitalen Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung anmelden. Dieser Zeitraum soll ihnen einen weichen Einstieg in das Verfahren ermöglichen.
Hinweis: Bestandsmitglieder, für die das vereinfachte Nachweisverfahren nach § 55 Abs. 3d Satz 2 Sozialgesetzbuch (SGB) XI angewendet wurde – d. h., die Mitarbeitenden haben im Zeitraum 01.07.2023 bis 30.06.2025 die erforderlichen Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern auf Anforderung des Arbeitgebers formlos mitgeteilt –, müssen erst für die Zeit ab dem 01.07.2025 im DaBPV angemeldet werden. Andernfalls müssen die Anmeldungen bereits für die Zeit ab dem 01.07.2023 erfolgen.
Abmeldung zur Beendigung des Abonnements („Push-Verfahren“)
Das Abonnement ist gültig, bis der Arbeitgeber es abmeldet oder das Bundeszentralamt für Steuern es systemseitig beendet.
Die Abmeldung muss mit der nächsten Entgeltabrechnung erfolgen, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsende.
Gründe hierfür können z. B. ein Arbeitgeberwechsel oder der Wechsel einer oder eines Mitarbeitenden von der gesetzlichen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung sein.
Bei der Abmeldung eines Abonnements übermittelt das BZSt vor einer Rückmeldung auf die Abmeldung ggf. die ihm bekannten Änderungen zur Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder und der Elterneigenschaft bis zum Zeitpunkt der Abmeldung.
Vorgehensweise bei Abweichungen zum digitalen Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung
Das Bundeszentralamt für Steuern leitet die Informationen zur Elterneigenschaft und zur Kinderanzahl der oder des beitragspflichtig Beschäftigten aus den steuerlichen Daten ab. Es trifft mit diesen Angaben jedoch keine abschließende sozialrechtliche Entscheidung.
- Abweichungen sind nämlich möglich, u. a. durch
- steuerlich nicht erfasste, aber im beitragsrechtlichen Sinn relevante Kinder (z. B. Stiefkinder oder Kinder, die im Ausland geboren wurden und leben),
- möglicherweise steuerlich erfasste, aber im sozialversicherungsrechtlichen Sinn aufgrund der Regelungen in § 55 Abs. 4 SGB XI nicht relevante Kinder und
- eventuell unvollständige Daten des BZSt bei Altfällen (z. B. jüngstes Kind wurde vor 1993 geboren).
Die Arbeitgeber sind daher berechtigt und verpflichtet, in Einzelfällen ggf. ihre selbst erhobenen Daten für die Beitragserhebung zu verwenden, auch wenn diese von den Daten abweichen, die sie über das digitale Abrufverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung erhalten haben.
Pamela van den Hövel