Die neue Vergütungsrealität : Entgelttransparenzrichtlinie 2026

Alle Arbeitgeber sind betroffen

Die neuen Vorgaben gelten grundsätzlich für alle Arbeitgeber, unabhängig von deren Unternehmensgröße. Die Anzahl der Arbeitnehmer wirkt sich lediglich im Hinblick auf den Startpunkt und die Häufigkeit der neuen Berichtspflichten aus, die dort ansetzen, wo Entgeltbenachteiligungen wegen des Geschlechts festgestellt werden.

Maßnahmen der Entgelttransparenzrichtlinie

Die EntgTranspRL geht in vielen Bereichen deutlich über die bisherigen Regelungen des nationalen EntgTranspG hinaus und lässt schon heute einen erheblichen Umsetzungsbedarf für Unternehmen erkennen. Denn sie beinhaltet umfangreiche Maßnahmen, die bereits vor Beschäftigungsbeginn greifen. Dies sind Regelungen im Bewerbungsverfahren, ein individueller Auskunftsanspruch für Arbeitnehmer, Informations- und Berichtspflichten für Arbeitgeber sowie eine Gemeinsame Entgeltbewertungspflicht („Joint Pay Assessment“). Verstöße der Arbeitgeber sind künftig mit erheblichen Sanktionen belegt.

Neue Informationspflicht im Bewerbungsverfahren

Arbeitgeber müssen nach Art. 5 EntgTranspRL – im Unterschied zur bisherigen Gesetzeslage – künftig auch Bewerber über das auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsgehalt sowie dessen Spanne proaktiv informieren. Diese Informationen sind in der Art bereitzustellen, dass fundierte und transparente Verhandlungen über das Entgelt gewährleistet werden. Das soll schon in der Stellenausschreibung und jedenfalls rechtzeitig vor dem Vorstellungsgespräch erfolgen. Sind die Arbeitsbedingungen in einem allgemein zugänglichen Tarifvertrag geregelt, dürfte ein Hinweis auf diesen ausreichen. Arbeitgebern ist es künf­tig untersagt, Bewerber nach ihrer Entgeltentwicklung zu befragen, und zwar weder im laufenden noch in früheren Beschäftigungsverhältnissen. Damit soll verhindert werden, dass sich bestehende Gehaltsunterschiede im neuen Arbeitsverhältnis fortsetzen.

Auskunftsanspruch nach derzeitigem Recht

Verschärfter Auskunftsanspruch nach künftigem Recht

Künftig können auch Mitarbeiter kleinerer Betriebe entsprechende Auskünfte begehren. Die Anzahl der maximal zubeauskunftenden Entgeltbestandteile oder die Häufigkeit von Auskunftsverlangen sind ebenfalls nicht begrenzt. Das Auskunftsbegehren muss sich auch nicht mehr notwendigerweise auf das jeweils andere Geschlecht beziehen, sodass auch Auskunft in Bezug auf Angehörige des gleichen Geschlechts verlangt werden kann. Eine Vergleichsgruppe muss nicht mehr genannt werden. Arbeitgeberseitig muss – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten – das durchschnittliche Gehalt (arithmetisches Mittel) der Vergleichsgruppe innerhalb von zwei Monaten mitgeteilt werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Arbeitnehmer jährlich auf ihr Auskunftsrecht sowie die dafür notwendigen Schritte hinzuweisen. Im Übrigen ist es ihnen untersagt, den Arbeitnehmern zu verbieten, sich untereinander über Gehaltshöhen auszutauschen.

Diese Pflicht trifft zwar alle Arbeitgeber, unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl, aber die EntgTranspRL sieht vor, dass die Mitgliedstaaten bei der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht eine Ausnahmeregelung für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden treffen können.

Regelmäßige Berichterstattung über die Vergütung

Der Art. 9 EntgTranspRL sieht schon für Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern umfassende Berichtspflichten vor. Hier sind künftig u. a. Informationen über das geschlechtsspezifische (mittlere) Entgeltgefälle auch im Hinblick auf ergänzende oder variable Vergütungsbestandteile sowie den Anteil der Mitarbeiter, die überhaupt ergänzende oder variable Vergütungsbestandteile erhalten, zu evaluieren und mitzuteilen. Für die zu erstattenden Berichte sind nach Unternehmensgröße gestaffelte Fristen vorgesehen. Arbeitgeber mit mindestens 100 Arbeitnehmern müssen regelmäßig über den Gender-Pay-Gap berichten, Unternehmen mit mindestens 250 Arbeitnehmern ab dem 07.06.2027 jährlich, solche mit 150 bis 249 Arbeitnehmern ab dem 07.06.2027 alle drei Jahre, Unternehmen mit 100 bis 149 Arbeitnehmern ab dem 07.06.2031 alle drei Jahre. Die Berichte sind den Arbeitnehmern, den Arbeitnehmervertretungen sowie den Aufsichtsbehörden zur Verfügung zu stellen und werden dann von diesen veröffentlicht.

Joint Pay Assessment

Sofern aus der Berichterstattung eine nicht gerechtfertigte Ungleichbehandlung durch ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens fünf Prozent in einer Arbeitnehmergruppe – die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichtet – hervorgeht, hat eine verpflichtende gemeinsame Entgeltbewertung zusammen mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebs- oder Personalräte) zu erfolgen. Die Gründe müssen mit den Arbeitnehmervertretern analysiert und ein Maßnahmenplan erstellt werden. Dieses sogenannte Joint Pay Assessment umfasst zunächst die Analyse des Anteils der Arbeitnehmer in jeder Gruppe, Informationen über die durchschnittlichen Entgelthöhen und die variablen Entgeltbestandteile, Unterschiede bei den durchschnittlichen Entgelthöhen zwischen den Gruppen, Gründe für Entgeltunterschiede, die auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen, den Anteil der Arbeitnehmer mit Entgeltverbesserungen nach familiären Auszeiten, Maßnahmen zur Beseitigung ungerechtfertigter Entgeltunterschiede sowie die Bewertung der Wirksamkeit vorheriger Maßnahmen. Diese Bewertungen müssen Arbeitnehmern, den Arbeitnehmervertretungen und den Arbeitsaufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden.

Rechtsfolgen bei Verstößen durch die Arbeitgeber

Bei Verstößen gegen die Entgeltgleichheit oder Transparenzpflichten sind bislang keinerlei Sanktionen für die betreffenden Unternehmen vorgesehen – weder in Form von Bußgeldern, noch ist ausdrücklich ein Schadensersatzanspruch für betroffene Mitarbeiter vorgesehen. Dies wird sich künftig ändern. Bei geschlechtsspezifischer Benachteiligung in der Vergütung einer Vergleichsgruppe haben Arbeitnehmer künftig einen Anspruch auf Schadensersatz und auf Entschädigung, einschließlich der Nachzahlung von Entgelt und variabler Vergütung. Zur Verbesserung der Rechtsdurchsetzung sieht die Entgelttransparenzrichtlinie eine Verlagerung der Beweislast zugunsten der Arbeitnehmer vor. Es soll genügen, dass der (vermeintlich) betroffene Mitarbeiter Tatsachen glaubhaft macht, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen; der beklagte Arbeitgeber muss sodann nachweisen, dass keine Benachteiligung aufgrund des Geschlechts vorliegt. Darüber hinaus können Sanktionen, einschließlich Geldbußen, verhängt werden. Arbeitgeber sollten daher angesichts der kurzen Vorlaufzeit umgehend Maßnahmen ergreifen.

Rechtliche Vorgaben (Compliance)

Die rechtlichen Vorgaben für den Vergütungsbereich umfassen die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und ethischen Standards bei der Gestaltung und Umsetzung von Vergütungssystemen. Dies beinhaltet die Sicherstellung von Fairness, Transparenz und Risikominimierung, um rechtliche Konsequenzen und Reputationsschäden für die Unternehmen zu vermeiden. Die mitbestimmungskonforme Änderung von Vergütungsbedingungen ist zeitaufwendig. Dies gilt insbesondere für Branchen mit einem regulierten Vergütungsumfeld wie Financial Services, wie sich beispielsweise in der Wertpapierinstituts-Vergütungsverordnung (WpIVergV) zeigt. Die Schaffung erforderlicher Prozesse und Strukturen und die ordnungsgemäße Beteiligung aller relevanten Stakeholder ist erfahrungsgemäß sehr zeitintensiv. Ebenfalls ist die Festlegung von Gruppen nach gleicher oder gleichwertiger Arbeit ein wichtiges Feld. Das gilt ebenso im Rahmen der Professionalisierung für die Erstellung von Leitfäden und Checklisten zur Durchführung diskriminierungsfreier Einstellungsverfahren, Standardschreiben zur jährlichen Information an Arbeitnehmer wie für die betrieblichen Kriterien zur Bestimmung des Entgelts, der Entgelthöhe sowie deren Entwicklung, zur individuellen Entgelthöhe und zur relevanten Vergleichsgruppenbildung. Die betriebliche Umsetzung ist komplex und langwierig, weshalb die Zeit drängt.

Handlungsbedarf für das Personalmanagement

Es muss eine rechtskonforme Datengrundlage erstellt und laufend aktualisiert werden. Die Prozesse sind zu untersuchen und Maßnahmen zu deren Anpassung einzuleiten. Hierunter fallen die folgenden Aspekte: die konkrete Erhebung des Entgelts der Arbeitnehmer einschließlich der Sonder- und Einmalzahlungen inklusive von Sachbezügen, die Evaluation der vergütungsrelevanten Rechtsgrundlagen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag etc.), die Bildung und Fortschreibung von Vergleichsgruppen zur Bestimmung, welche Arbeitnehmer gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten, die Prüfung des Gender-­Pay-Gap, die Anpassung der Entgeltstruktur unter Beachtung der Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat, Personalrat) und die Erstellung von Standarddokumenten (Informationsschreiben an Arbeitnehmer hinsichtlich der Auskunftspflichten, Schreiben an Aufsichtsbehörden zur Erfüllung der Berichtspflichten, Standardvorlagen für die gemeinsame Entgeltbewertung). Es müssen Leitlinien zur Durchführung eines Joint Pay Assessment erstellt werden. Die Verhandlungen mit Betriebsräten und Tarifpartnern bei der Einführung von Entgeltsystemen müssen gesteuert werden. In vielen Fällen werden eine arbeitsrechtliche Beratung und Begleitung hinsichtlich der Erfüllung von Berichtspflichten und natürlich zur Abwehr von Vorwürfen vermeintlicher Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie Compliance-Trainings für das Personalmanagement im Hinblick auf die diskriminierungsfreie Bewertung von Arbeit und Leistung erforderlich sein.

Fazit

Die Entgelttransparenzrichtlinie sieht eine Umsetzungsfrist bis zum 07.06.2026 vor. Dies erzeugt bereits jetzt Handlungsbedarf, denn es handelt sich um ein öffentlichkeitswirksames Thema. Unternehmen sollten daher im Juni 2026 nicht nur die Vorgaben der Richtlinie einhalten, sondern auch einen etwaig bestehenden Gender-Pay-Gap zumindest reduziert haben, um nicht zur Veröffentlichung bestehender Defizite gezwungen zu sein. Die Umsetzung wird medial begleitet und erzeugt damit große Aufmerksamkeit. Handlungsdruck entsteht insbesondere im Rahmen von Employer Branding und bei der Unternehmensberichterstattung (Environmental, Social und Governance – ESG). Der Fachkräftemangel ist für die Hälfte der Unternehmen nach wie vor die mit Abstand meistgenannte Herausforderung, die durch die demografische Entwicklung noch beschleunigt wird. Insofern ist klar: Unternehmen müssen die gesetzlichen Vorgaben einhalten, sie gewinnen damit Vertrauen und erzielen einen Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung von Fach- und Führungskräften.

Raschid Bouabba, MCGB GmbH