HR im Spagat zwischen Alltag und Zukunft
Die HR-Abteilung sitzt oft zwischen den Stühlen: Einerseits müssen Gehaltsabrechnungen zuverlässig am Monatsende auf dem Tisch liegen, Anträge und Bescheinigungen bearbeitet, Verträge entworfen, Personalakten revisionssicher gepflegt und Zeugnisse fristgerecht fertiggestellt werden. Mitarbeiter und Management verlangen oft ein Mehr an Service von HR – auch weil sie immer schneller die richtigen Informationen und Dokumente benötigen.
Zum anderen gilt es, die HR-Arbeit selbst zukunftssicher zu machen. Die wirtschaftliche und regulatorische Lage verschärft diesen Spagat. Geopolitische Unsicherheiten, Fachkräftemangel, neue Datenschutz- und Berichtspflichten – all das sorgt für steigenden Druck. Gleichzeitig läuft die Zeit für die technologische Basis vieler HR-Abteilungen ab: Die Mainstream-Wartung von SAP HCM endet 2027. Ein rechtzeitiger, geplanter Umstieg auf SAP SuccessFactors ist damit nicht nur ein technisches Projekt, sondern ein notwendiger Schritt, um Handlungsfähigkeit und Compliance zu sichern.
Kein Wunder, dass sich die Arbeit für viele HR-Teams so anfühlt, als würde man gleichzeitig Vollgas fahren und die Reifen wechseln.
Digitale Dokumentenprozesse als Entlastungsfaktor
Genau hier kommt Centric ins Spiel. Denn die Centric-Lösungen für HR-Dokumente schaffen dort Entlastung, wo die Digitalisierung ihre stärkste Wirkung entfaltet: bei den Prozessen rund um HR-Dokumente. Mit der digitalen Personalakte etwa können alle Mitarbeiterdokumente zentral und sicher verwaltet werden – inklusive Volltextsuche innerhalb von Akten und über diese hinweg.
Workflows und Genehmigungsprozesse für Verträge, Zeugnisse und weitere HR-Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks steuern. Vollständigkeitsprüfungen stellen sicher, dass Pflichtdokumente vorhanden sind; eine regelbasierte Verwaltung steuert die Gültigkeit und Löschung.
Und wenn Dokumente neu erstellt werden müssen? Dann kommt Centric Document Builder ins Spiel. HR-Teams können damit beispielsweise innerhalb weniger Minuten fehlerfreie Arbeitsverträge für eine ganze Einstellungsrunde erstellen, die zudem dem Corporate Identity des Unternehmens entsprechen – ohne Copy & Paste und ohne Übertragungsfehler. Unstimmigkeiten in Arbeitsverträgen oder Zeugnissen können teuer werden – sei es durch Rechtsstreitigkeiten oder Imageverlust. Diese Risiken werden mit Centric minimiert.
Oder nehmen wir die Entgeltunterlagen: Anstatt dass Mitarbeitende jedes Jahr mehrfach beim HR-Team nach Kopien ihrer Abrechnungen fragen, stellt die Centric Payslip Box Plus diese automatisch bereit – rund um die Uhr, ohne Zusatzaufwand und konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO). Die Folge: weniger Rückfragen, weniger Papier, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen. Da Centric den privaten Log-in für die Endanwender ermöglicht, ist die Bereitstellung ohne teure SAP-Zusatzlizenzen möglich, und sogar Mitarbeiter ohne Arbeits-PC können den Service nutzen – ganz einfach über ihr privates Endgerät.
Service-Qualität sichern – auch bei steigendem Anfragevolumen
Die Centric-Tools schaffen Entlastung in einer Zeit, in der HR-Abteilungen mit wachsenden Anfragevolumina konfrontiert werden. Zugleich steigt die Erwartungshaltung. Ein Mitarbeiter, der eine Urlaubsbestätigung braucht, erwartet eine Antwort innerhalb von Stunden, nicht Tagen.
Mit Enterprise Service Management auf Basis von SAP SuccessFactors lassen sich viele dieser Anfragen über intelligente Self-Services lösen. Künstliche Intelligenz (KI) und Workflows helfen bei der Lösung von Anfragen, ein zentrales Case Management unterstützt HR beim Priorisieren. Ein Beispiel: Urlaubsanträge werden automatisch geprüft, genehmigt und dokumentiert, ohne dass ein einziger Papierstapel den Schreibtisch verlässt. So bleibt Zeit für eine individuelle Beratung, wo sie wirklich gebraucht wird. Gleichzeitig sorgt die enge Integration in SAP SuccessFactors und die Centric-Dokumentenlösungen für konsistente Daten und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden.
Der Systemwechsel als strategische Chance
Aber Moment – viele Unternehmen arbeiten noch mit SAP HCM. In diesen Unternehmen tickt die Uhr. Denn 2027 verabschiedet sich SAP von HCM. Und in sehr vielen Fällen ist der Umstieg auf SAP SuccessFactors der strategisch richtige Schritt, um auf das HCM-Wartungsende zu reagieren.
Der Wechsel auf SAP SuccessFactors ist aber nicht nur Pflichtprogramm, sondern eine Gelegenheit, Prozesse schlanker, schneller und moderner zu gestalten. Centric unterstützt bei der HCM-Transformation mit klaren Vorgehensmodellen und festen Kostenrahmen in Form von Paketlösungen. Das gibt Planungssicherheit und verhindert, dass Projekte monatelang Ressourcen binden, die im Tagesgeschäft dringend gebraucht werden.
Fazit
Heute entlasten, morgen gestalten
Wer heute im Bereich HR arbeitet, braucht Werkzeuge, die das Tagesgeschäft absichern und gleichzeitig den Weg in die Zukunft ebnen. Zum Glück ist das nicht so unmöglich, wie gleichzeitig Vollgas zu fahren und dabei die Reifen zu wechseln. Centric kombiniert beides: praxiserprobte Cloud-Lösungen für den reibungslosen Betrieb und strukturierte Methoden für den sicheren Übergang in die nächste Generation der HR-IT.
Lars Reppesgaard
Kontakt:
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