Herausforderungen der modernen Arbeitswelt : Hybrides Arbeiten
Unternehmen müssen die richtige Balance zwischen Präsenz und Flexibilität finden. Ein gewisser Präsenzanteil kann produktivitätssteigernd wirken, besonders wenn die Unternehmenskultur eine hohe Bedeutung hat. Teamwork und spontane Interaktionen lassen sich am besten im Büro umsetzen.
Dennoch ist es wichtig, dass Unternehmen klare Ziele und Erwartungen definieren, damit der Aufenthalt sinnvoll genutzt und nicht nur als Kontrollmaßnahme wahrgenommen wird. Die Reduzierung von Homeoffice-Arbeitsplätzen könnte für Unternehmen bedeuten, dass sie wieder mehr Büroflächen benötigen und möglicherweise zusätzliche Infrastrukturkosten auf sich nehmen müssen. Andererseits können Unternehmen, die hybrides Arbeiten erfolgreich implementieren, Büroflächen effizienter nutzen und Kosten sparen. Unternehmen müssen bei der Entscheidung, mehr Präsenzarbeit zu verlangen, genau abwägen, wie sie ihre Mitarbeitenden langfristig motivieren und binden können. Das Pendeln zur Arbeit ist für viele Beschäftigte eine zusätzliche Belastung – sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Bei steigenden Kosten für Treibstoffe und Parken, aber auch für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) führt dies zu Frustration, wenn die Mitarbeitenden während des Homeoffice wenig bis keine Nachteile bei ihrer Produktivität feststellen konnten.
Hybrides Arbeiten
Mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsorts, entweder zwei bis drei Tage im Büro oder Remote Work. Einige Unternehmen werden sich dafür entscheiden, bestimmte Tage für Teammeetings oder kreative Brainstorming-Sessions im Büro zu etablieren. Das hybride Arbeiten wird sich als Standardmodell etablieren, bei dem Unternehmen ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie und Kontrolle über ihren Arbeitsalltag geben, während gleichzeitig die Teambildung und die Unternehmenskultur durch gezielte Präsenzarbeit gestärkt werden. Im Gegensatz zu traditionelleren Arbeitsmodellen, die auf Anwesenheit und Arbeitsstunden basieren, liegt der Fokus auf den Ergebnissen und nicht auf der Arbeitszeit oder dem physischen Arbeitsort. Unternehmen, die hybride Modelle erfolgreich umsetzen möchten, benötigen eine starke HR-Strategie, die sowohl technologische als auch soziale und ethische Aspekte berücksichtigt. Hybrides Arbeiten ist mittlerweile für viele Unternehmen und Mitarbeitende ein zentraler Bestandteil der modernen Arbeitswelt geworden. Es verbindet die Vorteile von Präsenzarbeit im Büro und dem Arbeiten von zu Hause oder unterwegs.
Die Grenzen des grenzüberschreitenden Arbeitens
Im Arbeitsrecht gibt der Gesetzgeber in Deutschland noch keine eigenen Regelungen zu Workation vor, also der Kombination aus „work“ und „vacation“ (Arbeit und Urlaub). In der Sozialversicherung gibt es bei Workation innerhalb Europas die Möglichkeit, die Zeit der Workation als Entsendung zu bestimmen. Der Arbeitgeber stimmt der vorübergehenden Tätigkeit der Beschäftigten aus einem Ort im Ausland zu. Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), des Vereinigten Königreichs und der Schweiz beantragt er elektronisch eine A1-Bescheinigung für eine Entsendung und muss dabei die Regeln einer Entsendung (VO (EG) 883/04) beachten. Jede Zeit der Workation haben Arbeitgeber und Beschäftigte gesondert zu vereinbaren. Bei Workation über die zeitlichen Grenzen einer Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn (innerhalb der EU 24 Monate) hinaus, kann das deutsche Sozialversicherungsrecht grundsätzlich nicht mehr angewendet werden. In solchen Fällen muss entweder eine Ausnahmegenehmigung beantragt werden oder es liegt der Fall einer gewöhnlich in mehreren Staaten ausgeübten Erwerbstätigkeit (GME) vor. Die spezifischen Voraussetzungen müssen jeweils geklärt werden.
Remote Work im Ausland
Auch immer mehr Grenzgängerinnen und Grenzgänger, also Personen mit einem dauerhaften Wohnsitz im Ausland, arbeiten aus dem Homeoffice im Ausland für ihren Arbeitgeber in Deutschland. Seit dem 01.07.2023 ermöglicht ein multilaterales Abkommen, dass Grenzgänger bis zu 49,99 Prozent ihrer Gesamtarbeitszeit in Telearbeit aus dem Homeoffice im Ausland arbeiten können. Für sie gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter, wenn der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat. Bis dahin lag die Grenze bei 25 Prozent der Gesamtarbeitszeit. Neben Deutschland sind sämtliche Nachbarländer außer Dänemark dem Abkommen beigetreten. Damit es Anwendung findet, müssen Arbeitgeber bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) einen Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung von der 49,99-Prozent-Regelung (für Dänemark gelten weiterhin 25 Prozent) stellen.
Dauerhaftes Homeoffice im Ausland nicht möglich
Ein dauerhaftes Homeoffice im Ausland ist mit beiden Varianten (Workation, Grenzgänger-Telearbeit) nicht vereinbar. Sobald eine dauerhafte Lösung für die Tätigkeit im Ausland angestrebt wird, liegt der gewöhnliche Arbeitsort im Ausland – und damit gilt das Sozialversicherungsrecht des Wohnortstaats. Zusatzvereinbarungen, die das verhindern sollen, sind dann nicht mehr möglich.
Jobsharing und Teilzeit-Modelle
Diese Modelle ermöglichen es, mehr Freizeit zu genießen, ohne auf eine Vollzeitposition verzichten zu müssen. Damit sind sie besonders attraktiv für Personen, die eine bessere Work-Lifebalance suchen, wie etwa Eltern oder ältere Mitarbeitende. Der Trend zu Jobsharing und flexiblen Teilzeitmodellen wird sich verstärken, da mehr Unternehmen die Vorteile von flexiblen Arbeitsmodellen für die Bindung und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden erkennen. Bei einer Reduktion der Arbeitszeit auf 32 Stunden pro Woche bei gleichbleibendem Gehalt rückt die Produktivität in den Mittelpunkt. Unternehmen, die mit diesen Arbeitszeitmodellen experimentieren, berichten von einer höheren Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Dies ist insbesondere in Branchen von Interesse, die auf kreatives Arbeiten oder technologische Innovation setzen.
Chancen der 4-Tage-Woche
Die 4-Tage-Woche ist ein Thema, das in den letzten Jahren vermehrt diskutiert wird. Vor allem Unternehmen, die sich als „innovativ“ positionieren wollen, experimentieren mit diesem Modell, und die Diskussion gewinnt deutlich an Fahrt. Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung der 4-Tage-Woche ist, dass die Arbeitszeit zwar verkürzt, aber die Arbeitsintensität gleichzeitig erhöht wird. Dies soll durch mehr Fokussierung auf die Arbeitsaufgabe, weniger Meetings sowie verbesserte Arbeitsprozesse erreicht werden. Besonders in Bereichen, die stark von Präsenz oder Schichtarbeit abhängen (z. B. in der Pflege, im Handel oder in der Produktion), wird die Einführung einer 4-Tage-Woche als herausfordernd angesehen, da hier die Arbeitszeiten bislang weniger flexibel sind und die Personalplanung eine größere Rolle spielt. Eine kürzere Arbeitswoche ermöglicht den Mitarbeitenden mehr Freizeit, was ihre Zufriedenheit und ihre langfristige Gesundheit fördern kann. Viele Mitarbeitende berichten von einer besseren Work-Life-Balance und weniger Stress. Eine Verringerung der Arbeitszeit kann zu einer signifikanten Reduzierung von krankheitsbedingten Fehlzeiten und einer Verbesserung der Bindung führen.
Grenzen und Risiken der 4-Tage-Woche Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) kann die Einführung der 4-Tage-Woche zu höheren Personalkosten führen, da mehr Personal eingestellt werden muss, um die Arbeitsmenge zu bewältigen. Dies kann vor allem in wirtschaftlich schwierigen Zeiten oder bei hoher Arbeitsintensität ein Hemmnis darstellen. Wenn Unternehmen versuchen, die gleichen Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen, erhöht dies den Druck. Die Arbeitsbelastung in der verkürzten Woche darf nicht dazu führen, dass der Stress und das Risiko für Burn-out mit entsprechenden Kostenwirkungen steigen. Die 4-Tage-Woche ist in einigen Sektoren oder Berufen möglicherweise nicht praktikabel. Dies gilt vor allem in solchen, die auf Präsenz oder Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit angewiesen sind (z. B. Gesundheitswesen, Einzelhandel, Produktion). Der Trend zur 4-Tage-Woche ist in den letzten Jahren klar gewachsen und scheint in einigen Sektoren auch eine langfristige Zukunft zu haben.
Plattformökonomie: Freelancer und Gigworker
In einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt entscheiden sich auch immer mehr Fachkräfte für eine Karriere als Freelancer oder nehmen an kurzfristigen Projekten teil.
Diese Form der Beschäftigung, sei sie haupt- oder nebenberuflich, wird durch Plattformen und moderne Technologien erleichtert. Dazu zählen neben klassischen Freelancern auch Gigworker, die projektweise oder sogar nur für einzelne Aufgaben („Gigs“) über Plattformen vermittelt werden. Solche Modelle ermöglichen den schnellen Wechsel zwischen Projekten und geben Fachkräften die Chance, ihre Arbeit stärker nach Interessen, Fähigkeiten und eigener Zeitplanung auszurichten. In Zukunft werden immer mehr Fachkräfte als Freelancer arbeiten, insbesondere in kreativen und technischen Berufen. Unternehmen greifen zunehmend auch auf solche Mitarbeitende zurück, um flexibel auf den Markt reagieren zu können. Es wird entscheidend sein, diese sich verändernden Arbeitsmodelle aktiv zu gestalten und zu steuern.
Digitalisierung treibt die Flexibilität
Die technologische Infrastruktur wird die Basis für das Arbeiten der Zukunft bilden. Für hybrides Arbeiten und Remote-Work-Modelle sind Kollaborationsplattformen entscheidend. Die Tools müssen effizient eingesetzt werden, um Teamarbeit, Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Sie ermöglichen nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit, sowohl im Büro als auch remote. Sie werden eine zentrale Rolle in der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden spielen. Solche Tools können durch KIgesteuerte Funktionen und VR-Integrationen (Virtual Reality) noch immersiver werden und es ermöglichen, dass Teams ortsunabhängig genauso gut zusammenarbeiten wie im physischen Raum. Das Personalmanagement wird sicherstellen müssen, dass Mitarbeitende kontinuierlich digitale Kompetenzen entwickeln, insbesondere da immer mehr Arbeiten digital durchgeführt werden. Die notwendige Qualifizierung in Bereichen wie virtuelle Zusammenarbeit, Digital Literacy und Selbstorganisation wird zu einer zentralen Aufgabe werden.
Hybride Unternehmenskultur und HR-Strategie
Es muss eine hybride Unternehmenskultur etabliert werden, die sowohl Remote- als auch Präsenzarbeit integriert und für alle Mitarbeitenden gleichermaßen wertvoll ist. Die Förderung von Eigenverantwortung, Ergebniskultur und Innovation wird entscheidend sein für den Erfolg. Das Personalmanagement wird dafür sorgen müssen, dass Führungskräfte die richtige Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen finden, um das Engagement in einem hybriden Arbeitsumfeld zu fördern. Unternehmen, die hybride Modelle erfolgreich umsetzen möchten, benötigen eine starke HR-Strategie, die sowohl technologische als auch soziale und ethische Aspekte berücksichtigt. Es ist sicherzustellen, dass Mitarbeitende im Homeoffice genauso gut in die Unternehmenskultur integriert sind wie ihre Kollegen vor Ort und dass die notwendige Infrastruktur (Technologie, Kommunikation, Teamwork-Tools) für das hybride Arbeiten vorhanden ist. Kollaborationsplattformen und digitale Tools werden dabei zu einem unverzichtbaren Teil der täglichen Arbeit, wobei die Herausforderung darin liegt, diese Tools so zu integrieren, dass sie die Produktivität steigern, das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeitenden erhöhen und damit den langfristigen Unternehmenserfolg sichern.
Fazit
Flexibilität bleibt ein zentrales Thema, das nicht einfach abgeschafft werden kann, ohne die Gefahr einzugehen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit deren Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen. Viele Beschäftigte, insbesondere aus der Generation der Digital Natives, legen zunehmend Wert auf Flexibilität. Einige Unternehmen setzen bereits auf ein hybrides Modell, bei dem die Mitarbeitenden eine gewisse Anzahl an Präsenztagen pro Woche im Unternehmen sein müssen, aber auch die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Dieser Mittelweg verbindet die Vorteile beider Welten sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden.
Die Einführung des neuen Arbeitsmodells ist nicht ohne Herausforderungen. Von der Sicherstellung einer effektiven Kommunikation in verteilten Teams bis hin zum Umgang mit den unscharfen Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben haben die Unternehmen einiges zu tun. Die Vorteile überwiegen jedoch bei weitem die Herausforderungen. Unternehmen, die diese Umstellung erfolgreich bewältigen, profitieren in Bezug auf Mitarbeiterzufriedenheit, Innovation und sichern das langfristige Unternehmenswachstum. Im Übrigen werden Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle weiter ausbauen und den Fokus auf das Vertrauen in ihre Mitarbeitenden legen, langfristig im Wettbewerb um Talente einen Vorteil haben.
Raschid Bouabba, MCGB GmbH