Digitales Nachweisverfahren in der Pflegeversicherung ab 2025: Wichtige Infos für Arbeitgeber

Ab dem 01.07.2025 wird das digitale Nachweisverfahren Pflegeversicherung 2025 verbindlich eingeführt. Arbeitgeber müssen sich auf neue Abläufe einstellen, die die bisherigen Verfahren ablösen. Ziel ist eine einheitliche, digitale und unbürokratische Lösung zur Berücksichtigung von Kindern in der Beitragsberechnung.

Hintergrund: Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG)

Mit dem Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG) wurde bereits 2023 die Grundlage für die Beitragsdifferenzierung geschaffen.

• Kinderlose zahlen einen Beitragssatz von 4 % (inkl. Kinderlosenzuschlag).

• Versicherte mit mindestens einem Kind zahlen 3,4 %.

• Ab dem zweiten Kind wird der Beitrag um 0,25 Prozentpunkte pro Kind reduziert (max. fünf Kinder, bis zum 25. Lebensjahr).

Einen ausführlichen Überblick zu diesem Thema finden Sie im Lohn+Gehalt Magazin.

Übergangsphase bis 30.06.2025

Von 01.07.2023 bis 30.06.2025 gelten Übergangsregelungen. Arbeitgeber konnten wählen:

• Keine Berücksichtigung von Kindern (rechtlich möglich, nicht empfohlen).

• Nachweisverfahren: über Dokumente wie Geburtsurkunde oder Kindergeldnachweis.

• Vereinfachtes Verfahren: Arbeitnehmer teilt Kinderanzahl formlos mit (läuft zum 30.06.2025 aus).

Weitere praxisnahe Einführungen zu Übergangsregelungen bieten unsere Online-Kompaktkurse zur Sozialversicherung.

Das digitale Nachweisverfahren ab 01.07.2025

Mit dem Start des digitalen Verfahrens ändert sich die Datenabfrage grundlegend:

• Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) als zentrale Abfragestelle.

• Deutsche Rentenversicherung Bund vermittelt die Daten.

• Zuordnung über die Steuer-ID der Arbeitnehmer.

• Bei Anmeldung eines Mitarbeiters wird automatisch ein Abo abgeschlossen → Änderungen (z. B. Geburt weiterer Kinder) werden künftig proaktiv gemeldet.

Übermittelt werden künftig:

• Elterneigenschaft (Kind ja/nein)

• Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder (max. fünf)

• Zeitraum der Berücksichtigung (bis zum 25. Lebensjahr)

Abweichungen und Nachweise

Das System liefert künftig die maßgeblichen Daten. Dennoch können Abweichungen auftreten, z. B. bei:

• Adoptiv-, Stief- oder Auslandskindern

• fehlerhaften Meldungen im System

In solchen Fällen gilt: Vorliegende Nachweise (z. B. Geburtsurkunde) haben Vorrang.
Arbeitgeber müssen nicht proaktiv auf Mitarbeiter zugehen. Abweichungen zeigen sich automatisch in der Entgeltabrechnung. Arbeitnehmer können dann Belege nachreichen.

Rechtliche Grundlagen

• Gesetzliche Grundlage: § 55a SGB XI

• Keine zusätzliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich (Datenschutz ist durch gesetzliche Pflicht abgedeckt).

• Abmeldungen erforderlich bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Praktische Umsetzung für Arbeitgeber

• Anmeldung neuer Mitarbeiter: innerhalb von 7 Tagen (Frist ist rechtlich festgelegt, aber nicht kritisch).

• Bestandsabfragen: spätestens bis 31.12.2025.

• Historienabfragen: nur nötig, wenn seit 01.07.2023 keine Kinder berücksichtigt wurden.

• Umsetzung erfolgt über Entgeltabrechnungsprogramme → Arbeitgeber sollten frühzeitig den Kontakt zum Softwareanbieter suchen.

Nützliche Hinweise und Praxisbeispiele finden Sie auch in unseren Fachbeiträgen zur Lohnabrechnung.

Fazit: Einheitliches Verfahren, weniger Aufwand

Das digitale Nachweisverfahren ist ab dem 01.07.2025 Pflicht und ersetzt die bisherigen Varianten. Arbeitgeber profitieren von einem einheitlichen, automatisierten Verfahren, müssen aber mit technischen Umstellungen rechnen.

Wichtig bleibt: Das System ist führend, Nachweise durch Arbeitnehmer bleiben aber relevant, vor allem in Sonderfällen wie bei Adoptiv- oder Auslandskindern.

Weitere Informationen zu diesem und vielen anderen Themen finden Sie jederzeit auf www.datakontext.com.