Webkonferenz Lösungen zur Zeiterfassung

Zeitplan

09:00 – 09:30 Uhr: Keynote: Digitale Zeiterfassung – Notwendigkeit – Stolpersteine – Trends

4-Tage-Woche, Work-Life-Balance, Zeiterfassung im Homeoffice, Fachkräfte-Mangel und bessere Nutzung der Ressource Arbeitszeit – es gibt viele aktuelle Gründe für Unternehmen, sich mit den Themen Zeiterfassung und Flexibilisierung zu beschäftigen. In diesem Vortrag werden die wichtigsten Anforderungen für digitale Zeitwirtschaftssysteme, die technischen Lösungen sowie Trends und Zukunftsszenarien aufgezeigt.

Warum müssen sich Personaler aktuell mit diesem beschäftigen? Welche Anforderungen haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer an digitale Lösungen? Wie „funktionieren“ moderne Arbeitszeitsysteme? Und wie sehen Trends und Zukunftsszenarien aus?

• Warum digitale Zeiterfassung?
• Aktuelle Anforderungen
• Technische Lösungen
• Trends
• Wie werden Arbeitszeiten in Zukunft erfasst?

Warum diskutieren wir – immer noch – über die Erfassung und Flexibilisierung von Arbeitszeiten? Wie sollte eine effiziente Zeitwirtschaftslösung aussehen?

Referent:

Prof. Dr. Wilhelm Mülder ist Dozent an mehreren Hochschulen, berät Unternehmen bei der Auswahl von Zeitwirtschaftssystemen und hat Bücher und Fachartikel hierzu veröffentlicht.  Er war an der Entwicklung von Personalzeitwirtschaftssystemen in mehreren Unternehmen beteiligt.

09:30 – 10:00 Uhr: Moderne Zeitwirtschaft: Effizienz statt Verwaltungswust

Tilo Schwittek wirft einen kritischen Blick auf klassische Zeitwirtschaftssysteme und beleuchtet, wie ineffiziente Prozesse im Personalwesen täglich zu erheblichen Zeitverlusten führen. Anhand einer anschaulichen Fallstudie zeigt er, wie viel unproduktive Arbeitszeit durch manuelle Abläufe entsteht – und welche Potenziale moderne Technologien bieten.

Im Mittelpunkt des Vortrags stehen innovative, KI-gestützte Lösungen, die Zeitfresser konsequent beseitigen, Abläufe automatisieren und Transparenz schaffen. Praxisnah wird erläutert, wie Self-Services, intelligente Genehmigungsworkflows, nahtlose Schnittstellenintegration und interaktive Dashboards nicht nur die Personalabteilung, sondern auch Führungskräfte und Mitarbeiter nachhaltig entlasten.

Erfahren Sie außerdem, wie Künstliche Intelligenz bei der Schichtplanung, der Fehlererkennung und bei Personalbedarfsprognosen unterstützt – und wie die Zeitwirtschaft dadurch zur strategischen Steuerungsgröße wird.

• Herausforderungen klassischer Zeitwirtschaftssysteme
• Zeitverluste durch manuelle Prozesse sichtbar machen
• Studienbasierte Analyse der Effizienzprobleme
• Moderne Zeitwirtschaft mit KI und Automatisierung
• Strategische Vorteile durch digitale Self-Services und Transparenz

Der Vortrag verbindet konkrete Praxisprobleme mit innovativen KI-Lösungen in der Zeitwirtschaft und zeigt eindrucksvoll, wie durch intelligente Digitalisierung täglich messbar Zeit zurückgewonnen werden kann – ein unschätzbarer Mehrwert für jedes Unternehmen.

Referent: 

Tilo Schwittek, Head of Sales der GeCOSoft mbH, Gesprächspartner und Lösungsfinder für die Themen Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle und BDE.

10:00 – 10:30 Uhr: Zeiterfassung neu denken

Frank Brake macht erlebbar, wie sich Personalprozesse über alle Bereiche hinweg digitalisieren lassen – vom Schreibtisch im Büro bis zur Stechuhr in der Produktion. Im Mittelpunkt steht ein eindrucksvolles Praxisbeispiel aus einem mittelständischen Unternehmen: Es zeigt den Wandel von papierlastigen, dezentralen Prozessen mit hohem manuellem Aufwand hin zu einer durchgängig digitalen Lösung mit der modularen Software tisoware von Atoria: heute erfassen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten eigenständig per App, am PC oder direkt am Terminal. Urlaubsanträge, Korrekturen und Krankmeldungen laufen über einen intuitiven digitalen Self-Service, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist vollintegriert. Für die Personalabteilung bedeutet das: weniger Aufwand und endlich Zeit für das Wesentliche.

Seien Sie dabei und überzeugen Sie sich, wie nahtlos digitalisierte Prozesse den Verwaltungsaufwand drastisch reduzieren, neue Transparenz schaffen und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden spürbar stärken!

• Übersicht der Module
• Flexibel arbeiten – rechtssicher dokumentieren
• Mitarbeiter-Self-Service
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• Verlagerung von Teilprozessen
• Ihre Vorteile auf einen Blick

Die Teilnehmer erleben ein vollintegriertes System, um digitale HR-Prozesse optimal abzubilden.

Referent:

Frank A. Brake, ist seit 1997 in der IT-Branche mit Schwerpunkt HR und MES tätig, seit 2005 Sales-Manager bei tisoware (heute Atoria) und seit 2024 Presales-Manager bei tisoware (heute Atoria).

10:30 – 11:00 Uhr: Wie Zeiterfassung 50 Millionen Euro einspart

Erleben Sie anhand von zwei Fallbeispielen, wie moderne Zeiterfassung signifikante Verbesserungen in verschiedenen Organisationen bewirken kann.

Bei HelloFresh wurden mehrere Standorte mit Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Schichtplanung und integriertem Fehlzeitenmanagement ausgestattet – mit Integration der Leiharbeiter. Das Ergebnis: effiziente Prozesse und messbare Einsparungen in Millionenhöhe.

Im zweiten Beispiel stand eine Universität im Fokus. Ziel war eine effiziente Zeiterfassung mit integriertem Fehlzeitenmanagement. Zudem mussten Mitarbeiter automatisiert zu Urlaubsnahme und -verfall informiert werden. Ergebnis: spürbare Entlastung der Personalabteilung und deutlich gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit.

Die wichtigsten Learnings aus beiden Projekten werden zusammengefasst – kompakt, konkret und übertragbar auf vergleichbare Projekte.

• Kurzvorstellung AZS & Referent
• Fallbeispiel HelloFresh
• Fallbeispiel Universität
• Learnings

Zwei eindrucksvolle Praxisbeispiele aus der facettenreichen Welt der Zeiterfassung zeigen, welches Potenzial in modernen Lösungen steckt – und worauf es wirklich ankommt.

Referent:

Jorrit Fabricius, vom Praktikanten zum Vertriebsleiter – zehn Jahre im Familienunternehmen. Duales Studium in BWL mit Ausbildung zum Industriekaufmann

11:00 – 11:30 Uhr: Digitale Zeiterfassung einfach und rechtskonform lösen

Franziska Guth zeigt praxisnah, wie sich digitale Zeiterfassung rechtskonform, effizient und transparent umsetzen lässt. Anhand realer Anwendungsfälle aus Gastronomie und Handel wird deutlich, wie Mitarbeitende minutengenau per App oder Browser ein- und ausstempeln, inklusive Pausen, Zuschlägen und GPS-Option. Die Daten fließen automatisch in die Stundenauswertung: Plan-Ist-Vergleich, Konflikterkennung, Zuschlagsberechnung und Export für die Lohnabrechnung erfolgen ohne doppelte Pflege.

Auch Überstunden und Arbeitszeitkonten werden korrekt dokumentiert. So entfallen manuelle Zettel, Übertragungsfehler und Unsicherheit bei Arbeitszeitgesetzen. HR- und Abrechnungsteams erleben hier ein verlässliches System, das nicht nur Aufwände reduziert, sondern auch Transparenz schafft. Und das alles mit datenschutzkonformer Umsetzung.

• Rechtssichere Zeiterfassung nach EuGH & BAG
• Digitale Stempeluhr per App, Tablet oder Browser
• Automatischer Plan-Ist-Abgleich & Konflikterkennung
• Transparente Stundenauswertung inkl. umfassender Zuschlagslogik
• Effizienzgewinn für HR, Abrechnung & Lohnexport

Der Vortrag veranschaulicht, wie digitale Zeiterfassung nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern auch HR-Prozesse spürbar vereinfacht – vom Stempeln bis zur Auswertung.

Referentin:

Franziska Guth, gelernte Hotelkauffrau, seit vier Jahren bei gastromatic in der Beratung tätig – spezialisiert auf digitale Zeiterfassung, Dienstplanung und smarte HR-Prozesse für schichtbasierte Betriebe.