Einführung des digitalen Nachweisverfahrens
Ab dem 01.07.2025 gilt für Arbeitgeber ein automatisiertes Verfahren zur Abfrage der Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder in der Pflegeversicherung. Das digitale Verfahren entlastet Unternehmen und Mitarbeitende bei der Berechnung von Pflegeversicherungsbeiträgen.
Einführung des automatisierten Verfahrens zur Kinderzahl
Ab dem 01.07.2025 wird ein automatisiertes Verfahren zur digitalen Übermittlung und zum Nachweis der Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder eingeführt. Ziel ist eine administrative Entlastung sowohl für die Versicherten als auch für die beitragsabführenden Stellen wie Arbeitgeber. Die rechtliche Grundlage bildet § 55a SGB XI. Die Daten werden digital abgerufen – Pflegekassen und Arbeitgeber greifen dabei auf Informationen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zurück (§ 55a Abs. 1 Satz 1 SGB XI).
Rechtliche Grundlage und Beteiligte
Die Einzelheiten regeln die „Gemeinsamen Grundsätze für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ vom 29.08.2024. Diese wurden von BZSt, GKV-Spitzenverband, Deutscher Rentenversicherung Bund sowie den Bundesministerien für Arbeit und Soziales und für Finanzen abgestimmt und treten am 01.04.2025 in Kraft. Ergänzend gilt die Verfahrensbeschreibung „Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ vom 12.12.2024.
Am DaBPV beteiligen sich verschiedene Institutionen: beitragsabführende Stellen (bei Beschäftigten also die Arbeitgeber), Pflegekassen, die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA, § 81 EStG) sowie das BZSt gemäß § 39e Abs. 10 EStG. Ab dem 01.07.2025 ist die Teilnahme für alle Beteiligten verpflichtend.
Bereits ab dem 01.04.2025 können Arbeitgeber im Rahmen des Pilotverfahrens „PUEG“ erste Datenabrufe für bestehende Mitarbeitende testen.
Technische Umsetzung und Fristen
Vor dem offiziellen Start sind verlässliche Aussagen zur Rückmeldezeit nicht möglich. Die Teilnahme setzt voraus, dass die Daten elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm (§ 95b SGB IV) oder eine maschinelle Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal übermittelt werden. Der Abruf erfolgt über den eXTra-Kommunikationsserver der DSRV. Arbeitgeber müssen die bereitgestellten Daten innerhalb von 42 Tagen abholen.
Das BZSt fungiert als zentrale Datenquelle und greift auf dezentrale Informationen von Meldebehörden und Finanzämtern zurück. Da Arbeitgeber keinen direkten Zugang zur ZfA haben, erfolgt der Abruf über die DSRV. Erforderlich sind dabei: Absendernummer (ABSN), Betriebsnummer der Abrechnungsstelle (BBNRAS) und Hauptbetriebsnummer. Gibt es keine externe Abrechnungsstelle, wird die Hauptbetriebsnummer zweimal angegeben.
Der Datenabruf umfasst die Elterneigenschaft und die Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder einschließlich ihrer Gültigkeitszeiträume. Die Abfrage wird vom Arbeitgeber initiiert und muss die steuerliche Identifikationsnummer (§ 139b AO) sowie das Geburtsdatum der betreffenden Person enthalten. Abfragen dürfen sich nur auf Zeiträume ab dem 01.07.2023 und auf ein konkretes (geplantes oder bestehendes) Beschäftigungsverhältnis beziehen. Anlasslose Abfragen sind unzulässig und datenschutzrechtlich problematisch.
Auch vor Beschäftigungsbeginn sind Abfragen erlaubt. Erfolgt der Arbeitsantritt nicht, ist ein eingerichtetes Abonnement umgehend zu beenden.
Push-Verfahren ab Juli 2025
Im sogenannten Push-Verfahren sind Arbeitgeber verpflichtet, ab dem 01.07.2025 jede Neueinstellung innerhalb von sieben Tagen elektronisch zu melden (§ 55a Abs. 3 Satz 2 SGB XI). Diese Anmeldung löst ein automatisiertes Verfahren aus, das dem Arbeitgeber die pflegebeitragsrelevanten Informationen liefert. Der Abruf basiert auf einem Ab-Datum, das maximal vier Jahre zurückliegen darf – frühestens jedoch am 01.07.2023 – und nicht in der Zukunft liegen darf.
Optional kann der Datenabruf als Abonnement eingerichtet werden. In diesem Fall erhält der Arbeitgeber automatisch Informationen zu Änderungen bei Elterneigenschaft oder Kinderanzahl. Wird der Beschäftigte aus dem Unternehmen ausgeschieden oder verstirbt, ist das Abonnement binnen sechs Wochen zu beenden. Das BZSt löscht die Daten spätestens nach 24 Monaten (§ 55a Abs. 6 SGB XI).
Zusätzlich besteht die Möglichkeit zur sogenannten Historienanfrage für abgeschlossene Zeiträume. Dabei muss neben dem Ab-Datum auch ein Bis-Datum genannt werden. Zulässig sind Zeiträume von bis zu vier Jahren ab dem 01.07.2023. Eine missbräuchliche Verwendung der Historienabfrage anstelle eines Abonnements wird unterbunden.
Initialabruf für Bestandsmitarbeitende
Für Beschäftigte, die bereits vor dem 01.07.2025 im Unternehmen tätig waren, ist ein Initialabruf zum 01.07.2025 vorgesehen – spätestens jedoch zur Abrechnung für den Dezember 2025 (§ 124 Sätze 1 und 2 SGB IV). Sofern im Übergangszeitraum keine Nachweise erhoben wurden, erstreckt sich der Abruf rückwirkend auf den Zeitraum vom 01.07.2023 bis 30.06.2025.
Grenzen des Systems
Trotz des digitalen Verfahrens ist zu beachten: In bestimmten Fällen – etwa bei Adoptiv-, Stief- oder im Ausland lebenden Kindern – können die Daten unvollständig oder fehlerhaft sein, insbesondere wenn keine steuerliche Erfassung vorliegt. In solchen Fällen sind Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, die Beitragsberechnung auf Grundlage eigener Nachweise vorzunehmen.
Fehlen Hinweise auf Unstimmigkeiten, gelten die vom BZSt übermittelten Daten für den Arbeitgeber als verbindlich. Eine Pflicht zur inhaltlichen Überprüfung dieser Daten besteht nicht.
