Diese Änderungen in der Entgeltabrechnung sind 2025 und 2026 relevant

Änderungen Entgeltabrechnung 2025/2026 – worauf kommt es an?

Die Jahre 2025 und 2026 bringen zahlreiche Veränderungen: neue Rechengrößen und Grenzwerte in der Sozialversicherung, Anpassungen bei Lohnsteuer und Freibeträgen, technische Melde- und Datenaustauschpflichten, und Änderungen bei Mindestlöhnen und Minijobs. Viele Punkte sind schon rechtskräftig, manche sind noch als Entwürfe vorgesehen und müssen noch beschlossen werden.

1. Sozialversicherung – neue Rechengrößen & Beitragsbemessungsgrenzen

Diese Änderungen sind besonders relevant, denn sie beeinflussen Brutto-Netto, Lohnnebenkosten und die Meldungen. Ab dem 1. Januar 2026 sind neue Werte geplant, teilweise aber noch in Entwürfen, u. a. die Beitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung.

2. Mindestlohn

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 12,82 Euro. Ab dem 1. Januar 2026 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro.

3. Lohnsteuer, Freibeträge, Kindergeld, Sachbezüge

Hier sind u. a. Erhöhungen im Grundfreibetrag, im Kinderfreibetrag sowie beim Kindergeld zu verzeichnen. Wegfall der Fünftelregelung: Für die Lohnsteuer bei Einmalzahlungen zugunsten der Vereinfachung. Arbeitgeber müssen seit 2025 diese Änderung abbilden.

4. Technische Verfahren & Meldepflichten

Das Datenaustauschverfahren DaBPV ist seit dem 1. Juli 2025 anzuwenden. Arbeitgeber müssen digital über die Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung bzw. das Bundeszentralamt für Steuern Daten zur Elterneigenschaft und Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder abrufen.

5. Auswirkungen & Handlungsempfehlungen

• Anpassungsbedarf bei Lohn- / Gehaltssoftware, Arbeitszeit-/Minijob-Verträgen etc.

• Vermehrter Beratungsbedarf bei Mitarbeitenden

• Änderungen in Verfahren

Worauf Entgeltabrechner jetzt achten sollten

1. Datenpflege & Systemupdates

Die Softwarehersteller müssen über die neuen Grenzwerte informiert werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass Updates eingespielt werden. Geprüft werden muss, ob die Systeme schon hinsichtlich der Ermittlung der Elterneigenschaft und kindbezogener Daten (DaBPV) vorbereitet bzw ausgestattet sind.

2. Mitarbeiterkommunikation

Mitarbeiter sollten per Infoschreiben bzw Betriebsinformation darüber informiert werden, wie sich ihre Netto-Belastung ändern könnte. Beratende Gespräche können angeboten werden.

3. Tarifverträge & Mindestvergütungen prüfen

Verträge oder Vergütungen, die sich an Mindestlohn oder Minijobgrenzen orientieren, müssen eventuell angepasst werden.

4. Stammdaten & Meldepflichten

Es gilt sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden korrekt im System mit Kind(er)zahl und Elterneigenschaft geführt werden. Dieses ist relevant für DaBPV. Prüfen Sie, ob Meldungen an Krankenkassen, Rentenversicherung u. a. m. korrekt stattfinden nach den neuen Grenzwerten und Meldevorschriften.

5. Was 2026 noch ansteht

Die Sozialversicherungs-Rechengrößen 2026: Noch nicht endgültig beschlossen, aber die Entwürfe sehen vor: steigende Beitragsbemessungsgrenzen, höhere Versicherungspflichtgrenzen, höhere Bezugsgröße.

Fazit

Für Entgeltabrechnerinnen und Entgeltabrechner bedeutet das: 2025 ist das Jahr der Umsetzung vieler Neuerungen, 2026 bringt weitere Anpassungen, insbesondere bei den Grenzwerten der Sozialversicherung. Wer früh plant, seine Abrechnungs- und Meldesysteme up-to-date hält und Prozesse entsprechend anpasst, kann viele Fehler, Nachforderungen und Ärger vermeiden.