Elektronischer Datenaustausch zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ab 2026
Ab 2026 ersetzt der elektronische Datenaustausch mit dem BZSt die Papierbescheinigung zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Arbeitgeber müssen ihre Prozesse, Systeme und Prüfpflichten entsprechend anpassen.
Ab dem 01.01.2026 wird die lohnsteuerliche Berücksichtigung von Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung vollständig digitalisiert. Grundlage ist § 39 Abs. 4a EStG, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 03.06.2025. Die bisherige Papierbescheinigung der Versicherungsunternehmen entfällt und wird durch einen elektronischen Datenaustausch über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ersetzt. Für Arbeitgeber ergeben sich organisatorische, technische und rechtliche Anpassungen.
Rolle des BZSt und der ELStAM
Private Versicherungsunternehmen melden die relevanten Beitragsdaten monatlich an das BZSt. Daraus werden die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erstellt, die neben den Beitragshöhen auch Hinweise zur Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen nach § 3 Nr. 62 EStG und zur Vorsorgepauschale enthalten. Arbeitgeber können die ELStAM – wie alle Steuermerkmale – elektronisch abrufen, in der Regel erstmals im Dezember für das Folgejahr.
Pflicht zur Anwendung der ELStAM
Ab 2026 dürfen für den Lohnsteuerabzug ausschließlich die elektronischen Werte aus den ELStAM verwendet werden. Abweichungen, etwa aus Papierbescheinigungen oder Mitteilungen der Arbeitnehmer, sind unzulässig. Nur bei technischen Problemen ist ein befristetes Ersatzverfahren mit Papierbescheinigung möglich, wenn der Arbeitnehmer der Datenübermittlung nicht widersprochen hat. Diese Übergangsregelung ist auf zwei Jahre begrenzt.
Kein Prüfungsrecht der Arbeitgeber
Arbeitgeber dürfen die vom BZSt bereitgestellten Daten nicht bewerten oder korrigieren. Änderungen durch Versicherungsunternehmen, z. B. bei Tarifänderungen, werden automatisch in den ELStAM aktualisiert und müssen übernommen werden.
Korrekturen und Stornierungen
Erhält der Arbeitgeber eine Korrektur- oder Stornomeldung, muss er den Lohnsteuerabzug rückwirkend anpassen – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ist dies nicht möglich, etwa weil kein laufender Arbeitslohn mehr gezahlt wird, ist das zuständige Betriebsstättenfinanzamt zu informieren (§ 41c Abs. 4 EStG).
Steuerfreier Zuschuss bleibt zu prüfen
Die ELStAM enthalten nur die Beitragshöhe. Ob ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zulässig ist, müssen Arbeitgeber weiterhin eigenständig prüfen und dokumentieren (§ 257 SGB V, § 61 SGB XI).
Besondere Fälle bei Auslandsversicherungen
Bei privaten Versicherungen im Ausland erfolgt keine Datenübermittlung an das BZSt. Hier bleibt es beim bisherigen Verfahren: Arbeitnehmer legen geeignete Nachweise vor, ggf. ergänzt durch einen Freibetrag nach § 39a EStG, der nach Prüfung durch das Finanzamt ebenfalls über die ELStAM bereitgestellt wird.
Einschränkungen beim Lohnsteuer-Jahresausgleich
Ein Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist ausgeschlossen, wenn Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung nur zeitweise berücksichtigt wurden. Er ist jedoch möglich, wenn Beitragsvorauszahlungen oder Jahresbeiträge korrekt über die ELStAM verarbeitet wurden.
Haftung
Arbeitgeber haften nicht für fehlerhafte ELStAM-Werte, sofern sie diese korrekt anwenden. Die Verantwortung für die Daten liegt bei den Versicherungsunternehmen. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass ihre Abrechnungssysteme Korrekturen zeitnah umsetzen.
Fazit
Der elektronische Datenaustausch standardisiert den Lohnsteuerabzug für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer und sorgt für mehr Rechtssicherheit. Arbeitgeber müssen ihre Prozesse anpassen, Software aktualisieren und die Prüfung der Zuschussfähigkeit sicherstellen, um Beanstandungen bei Lohnsteuerprüfungen zu vermeiden.
