PKV-Beiträge über ELStAM
PKV-Beiträge über ELStAM werden ab 2026 vollständig elektronisch übermittelt. Das neue Verfahren ersetzt Papierbescheinigungen und verändert die Berücksichtigung der Beiträge im Lohnsteuerabzug.
Mit Schreiben vom 08.12.2025 konkretisiert das Bundesministerium der Finanzen den Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, der Steuerverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026. Kern der Neuregelung ist die vollständige Ablösung des bisherigen Papierbescheinigungsverfahrens durch eine elektronische Datenübermittlung über das ELStAM Verfahren.
Elektronische Übermittlung der PKV-Beiträge ersetzt Papierbescheinigungen
Ab 2026 werden die Beiträge von Angestellten und Beamten zur privaten Basiskranken und Pflege Pflichtversicherung sowie die für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss relevanten Beiträge elektronisch übermittelt und beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Damit entfällt die bisher notwendige Vorlage von Papierbescheinigungen der Versicherungsunternehmen beim Arbeitgeber. Bundesweit betrifft die Umstellung rund neun Millionen Versicherte und etwa vierzig private Kranken und Pflegeversicherungsunternehmen.
Abschaffung des bisherigen Bescheinigungs- und Pauschalverfahrens
Im bisherigen Verfahren konnten Vorsorgebeiträge zur privaten Kranken und Pflegeversicherung entweder auf Grundlage einer Papierbescheinigung oder pauschal über die Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt werden. Auch für die Steuerfreiheit des Arbeitgeberzuschusses war eine entsprechende Bescheinigung erforderlich. Dieses Verfahren wird ab 2026 vollständig durch den elektronischen Datenaustausch ersetzt.
Neues Meldeverfahren: Datenfluss zwischen Versicherern, BZSt und Arbeitgebern
Künftig übermitteln die Versicherungsunternehmen die Art und Höhe der Beiträge für das jeweilige Folgejahr bis spätestens 20. November an das Bundeszentralamt für Steuern. Auf dieser Basis bildet das BZSt die entsprechenden Lohnsteuerabzugsmerkmale und stellt sie dem Arbeitgeber im Rahmen des regulären ELStAM Abrufs zur Verfügung. Ein gesondertes Abrufverfahren ist nicht vorgesehen. Die Finanzämter vor Ort sind in diesem Prozess nicht änderungsbefugt. Bei Unstimmigkeiten müssen sich Versicherte direkt an ihr Versicherungsunternehmen oder an den Arbeitgeber wenden.
Welche PKV-Beiträge elektronisch übermittelt werden
Elektronisch übermittelt werden zwei zentrale Werte. Zum einen die monatlichen Beiträge zur privaten Kranken und Pflegeversicherung, sofern die Voraussetzungen für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss erfüllt sind. Diese Beträge sind regelmäßig höher, da sie auch Leistungserweiterungen umfassen, und bilden die Grundlage für die Steuerfreiheit nach § 3 Nummer 62 EStG. Zum anderen werden die monatlichen Beiträge zur privaten Basiskranken und Pflege Pflichtversicherung übermittelt. Diese Vorsorgebeiträge fließen in die Berechnung der Vorsorgepauschale ein und werden beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
Auswirkungen auf Versicherte: Änderungen beim Nettolohn möglich
Für Versicherte entfällt damit grundsätzlich die Pflicht, dem Arbeitgeber steuerliche Nachweise vorzulegen. Gleichzeitig weist das BMF darauf hin, dass sich die automatisierte Zuordnung der Beiträge durch das BZSt von der bisherigen Praxis unterscheiden kann. Ab 2026 sind daher Veränderungen beim monatlichen Nettolohn möglich. Zusätzlich entfällt die Mindestvorsorgepauschale vollständig, sofern keine elektronischen Daten übermittelt werden.
Widerspruch gegen die Datenübermittlung und Folgen für den Lohnsteuerabzug
Ein Widerspruch gegen die Datenübermittlung ist weiterhin möglich. In diesem Fall werden die Beiträge nicht an das BZSt gemeldet und können beim Lohnsteuerabzug nicht berücksichtigt werden. Auch eine Ersatzbescheinigung darf grundsätzlich nicht ausgestellt werden. Für die Praxis ist besonders relevant, dass der Arbeitgeber dennoch verpflichtet bleibt, den Zuschuss zur privaten Kranken und Pflegeversicherung zu zahlen, sofern die sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Ausnahmen vom ELStAM-Verfahren bei PKV-Beiträgen
Ausnahmen von der elektronischen Übermittlung bestehen unter anderem für ausländische Versicherungsunternehmen sowie für bestimmte Einrichtungen wie Solidargemeinschaften, die Postbeamtenkrankenkasse und die Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten. In diesen Fällen kann weiterhin ein Freibetrag im Lohnsteuerermäßigungsverfahren beantragt werden, was allerdings zur Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung führt.
Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers bleiben bestehen
Abschließend stellt das BMF klar, dass der Arbeitgeber unverändert für die Prüfung der Zuschusspflicht nach § 257 SGB V und § 61 SGB XI verantwortlich bleibt. Liegen systembedingt keine oder unvollständige elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale vor, kann eine Steuerfreistellung dennoch in Betracht kommen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und entsprechende Nachweise zum Lohnkonto genommen werden. Parallel zum neuen Verfahren besteht der Datenaustausch nach § 10 Absatz 2b EStG für Zwecke der Veranlagung weiterhin fort.
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