BMF-Schreiben zum Datenaustausch der PKV-Beiträge
Ab 2026 übermitteln private Krankenversicherungen Beitragsdaten elektronisch an das BZSt, wodurch Papierbescheinigungen in der Lohnabrechnung entfallen. Arbeitgeber dürfen dann nur noch die ELStAM-Daten für Zuschüsse berücksichtigen.
Digitaler Datenaustausch startet 2026
Mit dem BMF-Schreiben vom 03.06.2025 wird die Weichenstellung für ein neues digitales Verfahren vollzogen, das die Lohnabrechnung ab dem Jahr 2026 maßgeblich beeinflussen wird.
Wegfall von Papierbescheinigungen – was sich ändert
Ab dem 01.01.2026 tritt ein neues Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung in Kraft, das insbesondere Arbeitgeber betrifft: Private Kranken- und Pflegeversicherungsunternehmen (PKV/PPV) übermitteln künftig relevante Beitragsdaten ihrer Versicherten elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Diese Daten werden anschließend im Rahmen des ELStAM-Verfahrens (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) bereitgestellt. Für Arbeitgeber bedeutet das: Die bislang übliche Vorlage von Papierbescheinigungen durch die Arbeitnehmer entfällt. Stattdessen fließen die beitragsbezogenen Informationen automatisch in die Lohnabrechnung ein. Berücksichtigt werden dabei sowohl Beiträge, die für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss nach § 3 Nr. 62 EStG relevant sind, als auch solche, die bei der Berechnung der Vorsorgepauschale nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG zu beachten sind.
Auswirkungen auf den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss
Für die betriebliche Praxis ist besonders wichtig: Liegen dem Arbeitgeber über das ELStAM-Verfahren keine Daten vor, kann auch kein steuerfreier Zuschuss zur privaten Kranken- oder Pflegeversicherung gewährt werden. Ein eigenständiges Nachfragen oder Nachforschen ist nicht vorgesehen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ausschließlich auf Grundlage der ihm übermittelten ELStAM-Daten abzurechnen. Sofern ein Beschäftigter dennoch privat versichert ist, die Versicherung aber keine Daten übermittelt – beispielsweise weil der Versicherte einer Übermittlung widersprochen hat – besteht die Möglichkeit, über das Finanzamt einen Freibetrag nach § 39a EStG zu beantragen. In diesem Fall kann der Zuschuss im Rahmen der Lohnabrechnung dennoch berücksichtigt werden.Pflichten für Arbeitgeber: Nur ELStAM-Daten zählen
Pflichten für Arbeitgeber: Nur ELStAM-Daten zählen
Übergangsfrist bis Ende 2027 – aber kein Dauerzustand
Eine zweijährige Übergangsregelung ermöglicht es Arbeitgebern, in begründeten Ausnahmefällen noch Papierbescheinigungen der Versicherer zu akzeptieren – etwa wenn die elektronische Übermittlung technisch nicht möglich ist. Diese Regelung gilt bis Ende 2027, darf aber nicht als Dauerlösung verstanden werden. In der täglichen Lohnabrechnung wird es also ab 2026 entscheidend sein, dass die Arbeitgeber die übermittelten ELStAM-Daten korrekt auswerten und die innerbetrieblichen Systeme entsprechend angepasst sind. Es empfiehlt sich, frühzeitig entsprechende Anpassungen im Lohnabrechnungsprogramm vorzunehmen und das Abrechnungspersonal gezielt auf die neue Systematik vorzubereiten.
Auslandskrankenversicherung bleibt unverändert
Für Arbeitnehmer, die im Ausland privat versichert sind, ändert sich nichts. Diese Beiträge werden weiterhin nicht elektronisch übermittelt. Arbeitgeber benötigen hier wie bisher einen geeigneten Nachweis oder der Arbeitnehmer muss sich um einen entsprechenden Lohnsteuerfreibetrag bemühen.
Fazit: Weniger Aufwand, mehr Verantwortung
Insgesamt entlastet das neue Verfahren die Arbeitgeber erheblich, da sie sich auf standardisierte Daten verlassen können und keine Einzelfallprüfungen oder Papierbescheinigungen mehr erforderlich sind. Gleichzeitig wird es aber auch notwendig sein, die Beschäftigten über die neue Regelung und mögliche Auswirkungen eines Widerspruchs gegen die Datenübermittlung umfassend zu informieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Abrechnung ab 2026 reibungslos und steuerlich korrekt erfolgen kann.
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