Spesenbetrug im Unternehmen : Warum Lohnbuchhaltung und Personalabteilung stärker eingebunden werden müssen und wie KI die Ausgabenkontrolle vereinfachen kann

67 % der deutschen CFOs bewerten Betrug bei Spesenabrechnungen als wichtig oder kritisch, während 70 % manuelle Kontrollen als unzureichend oder zu zeitaufwendig einstufen. Diese Entwicklung betrifft nicht nur die Finanzabteilung. Überall dort, wo Spesen in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfließen, entstehen Schnittstellen zur Personalabteilung und Lohnbuchhaltung, mit direkten Auswirkungen auf Compliance, Steuerkorrektheit und Prozesssicherheit.

Verwaltung von Spesenabrechnungen: Ein kritischer Bestandteil der Lohnbuchhaltung

In der Praxis sind Spesen eng mit der Lohnbuchhaltung verzahnt: Reisekosten werden erstattet, Belege steuerlich bewertet und Beträge in die Abrechnung integriert. Fehlerhafte Angaben oder manipulierte Belege wirken sich daher unmittelbar auf die korrekte Vergütung von Mitarbeitenden aus.

Die Herausforderungen nehmen dabei weiter zu. Rund 23 % in Deutschland befragten Finanzchefs erwartet einen Anstieg von Betrugsfällen im Jahr 2026.  Gleichzeitig steigt die Anzahl digitaler Belege kontinuierlich an, ein Trend, der durch regulatorische Entwicklungen wie die E-Rechnungspflicht weiter verstärkt wird.

Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das konkret: steigender Prüfaufwand, höhere Fehleranfälligkeit und ein wachsender Druck, Prozesse revisionssicher zu gestalten.

Manuelle Kontrollen stoßen an ihre Grenzen

In vielen Unternehmen basieren Kontrollmechanismen noch immer auf manuellen Prüfungen, Stichproben oder mehrstufigen Freigaben. Doch diese Verfahren sind den heutigen Anforderungen immer weniger gewachsen. Laut N2F halten 70 % der in Deutschland befragten CFOs manuelle Kontrollen der Spesenabrechnungen inzwischen weder als auszureichend noch zielführend, da diese besonders zeitintensiv sind.

Gerade für die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung entsteht dadurch ein Problem: Fehler oder Unregelmäßigkeiten werden häufig erst erkannt, wenn sie bereits in die Gehaltsabrechnung eingeflossen sind. Korrekturen sind dann aufwendig, zeitintensiv und können das Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen beeinträchtigen.

Hinzu kommt, dass Mitarbeitende selbst oft Schwierigkeiten haben, die komplexen Prozesse zu verstehen und Belege richtig einzureichen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern weiter erhöht.

KI als Antwort auf steigende Komplexität

Vor diesem Hintergrund gewinnt der Einsatz von künstlicher Intelligenz stark an Bedeutung. Bereits heute setzen 75 % der befragten Finanzchefs KI zur Betrugserkennung ein. Der Vorteil liegt vor allem in der Automatisierung und der Möglichkeit, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren. KI kann beispielsweise:

• Belege automatisch auslesen und strukturieren,
• Steuer- und Adressdaten abgleichen,
• Unstimmigkeiten wie bspw. doppelte Einreichungen erkennen,
• Ausgabemuster analysieren und Auffälligkeiten identifizieren,
• durch KI gefälschte Belege erkennen.

Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das eine deutliche Verbesserung der Kontrollprozesse von Spesenabrechnungen. Die KI analysiert und markiert die Spesenabrechnungen, welche korrekturbedürftig sind. Somit werden Fehler frühzeitig erkannt, noch bevor sie in die Abrechnung einfließen, was auch die Datenqualität verbessert.

Neue Anforderungen an Personalabteilung und Lohnbuchhaltung

Die Zahlen der Umfrage zeigen, dass sich die Rolle von Personalabteilung und Lohnbuchhaltung verändert. Wenn 83 % der CFOs davon ausgehen, dass KI-basierte Kontrollen zum dominierenden Modell werden, betrifft das auch die angrenzenden Prozesse.

Personalabteilungen sind zunehmend gefragt, klare Richtlinien für Spesenabrechnungen zu definieren und Mitarbeitende entsprechend zu schulen. Payroll wiederum profitiert von standardisierten und geprüften Daten, die eine reibungslose Abrechnung ermöglichen.

Gleichzeitig steigt die Bedeutung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Insbesondere im Hinblick auf steuerliche Anforderungen und mögliche Prüfungen durch Behörden müssen Prozesse lückenlos dokumentiert sein.

Mehr Zusammenarbeit statt Silodenken

Ein zentrales Ergebnis der aktuellen Entwicklung ist die Notwendigkeit einer engeren Zusammenarbeit zwischen Finanz-, Personalabteilung und Lohnbuchhaltung. Spesenmanagement kann nicht mehr isoliert betrachtet werden.

Gerade an den Schnittstellen entstehen die größten Risiken, aber auch die größten Effizienzpotenziale. Durch integrierte Systeme und automatisierte Prozesse lassen sich Daten konsistent nutzen, Fehler reduzieren und Abläufe beschleunigen.

Die Zahlen zeigen einen klaren Handlungsbedarf

20 % der befragten CFOs erwarten im Laufe dieses Jahres einen Anstieg der Betrugsfälle. Dies zeigt, dass das Betrugsrisiko auch dieses Jahr weiterhin eine Herausforderung für zahlreiche Finanzabteilungen darstellt. Speziell aufgrund der rasanten Entwicklung von KI steigen die Betrugsrisiken und die Möglichkeiten gefälschte Spesenabrechnungen zu erstellen. Unternehmen mit einem hohen Anteil ineffizienter manueller Prüfungsprozesse (70 %) müssen hier in naher Zukunft konkret handeln und ihre Prozesse neu überdenken.

Für Personalabteilung und Lohnbuchhaltung eröffnet sich dabei eine neue Rolle: Sie werden zu zentralen Akteuren in der Sicherstellung von Compliance, Datenqualität und Effizienz. KI kann dabei helfen, diese Aufgabe zu bewältigen und gleichzeitig die Grundlage für zukunftssichere, skalierbare Prozesse schaffen.

5 Da­ten­schutz-Tipps für Un­ter­neh­men bei der Be­hand­lung von Spe­sen­ab­rech­nun­gen

*Der Gastbeitrag bezieht sich auf eine im März 2026 von N2F und dem Meinungsforschungsinstitut Selvitys durchgeführte Studie. Im Rahmen dieser wurden insgesamt 250 Finanzchefs aus Deutschland, Italien und Frankreich befragt. Die 100 aus Deutschland befragten CFOs, geben hierbei einen Einblick, wie Spesenbetrug und künstliche Intelligenz ihren Umgang mit Spesenabrechnungen beeinflussen