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Auswärtstätigkeit

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich bedingt tätig ist. Es muss also geprüft werden, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat und an dieser tätig wird.

Erste Tätigkeitsstätte

Unter erster Tätigkeitsstätte ist jede von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten zu verstehen, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist oder an der er dauerhaft tätig werden soll (§ 9 Abs. 4 EStG). Grundsätzlich kann es in einem Arbeitsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte oder gar keine geben (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG). Ein Homeoffice scheidet als erste Tätigkeitsstätte aus. Der Arbeitnehmer muss der betrieblichen Einrichtung entweder dauerhaft zugeordnet sein oder dauerhaft dort tätig werden sollen. Ein Homeoffice scheidet als erste Tätigkeitsstätte aus, weil es sich stets im privaten Bereich findet.

Eine Tätigkeit oder Zuordnung ist dann dauerhaft, wenn sie für die Dauer des Dienstverhältnisses, unbefristet oder für mehr als 48 Monate ausgeübt wird/gilt (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Ob das Kriterium der Dauerhaftigkeit vorliegt, ist durch eine Prognose des Arbeitgebers, wie lange er den Arbeitnehmer wo einsetzen möchte, zu entscheiden. Diese Prognose ist immer zu Beginn einer Tätigkeit für die Zukunft zu treffen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine Zuordnung nach § 9 Abs. 4 Satz 2 EStG vorzunehmen. Er kann damit aber die Entscheidung treffen, dass die Tätigkeit an der entsprechenden Tätigkeitsstätte keine Auswärtstätigkeit darstellt. Die Zuordnungsentscheidung sollte schriftlich getroffen werden und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft geändert werden. Bei einer Zuordnung ist es gleichgültig, wie häufig der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird und welche Arbeiten er dort verrichtet.

Nimmt der Arbeitgeber keine Zuordnung für einen Arbeitnehmer vor, müssen zeitliche Kriterien geprüft werden, damit eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann. Diese lauten: – typischerweise arbeitstäglich oder – mindestens an zwei vollen Arbeitstagen in der Woche oder – zu einem Drittel seiner Arbeitszeit

Erstattung von Fahrtkosten

Fährt der Mitarbeiter beruflich nicht zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. hat er keine, so ist er auswärts tätig. In diesen Fällen darf der Arbeitgeber pauschal 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer mit dem PKW steuerfrei erstatten. Anstatt der PKW-Kosten kann der Arbeitgeber auch tatsächliche Kosten wie Flug- oder Bahntickets nach Beleg steuerfrei erstatten.

Erstattung von Verpflegungspauschalen

Nach § 9 Abs. 4a Satz 2 EStG dürfen bei eintägigen Dienstreisen/Auswärtstätigkeiten mit einer Dauer von mehr als acht Stunden Abwesenheit von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte 12 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber ausgezahlt werden. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten – der Arbeitnehmer übernachtet außerhalb seiner Wohnung – dürfen für den An- und Abreisetag unabhängig von der Dauer jeweils 12 Euro und für Tage mit 24-stündiger Abwesenheit 24 Euro steuerfrei gezahlt werden. Arbeitgeber dürfen auch höhere Verpflegungspauschalen zahlen. Der maximal doppelte Betrag ist dann nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit 25 Prozent pauschal zu versteuern.

Ist der Arbeitnehmer nicht im Inland, sondern im Ausland tätig, kann der Arbeitgeber Pauschalen für das Ausland erstatten. Diese werden jährlich neu in einer Übersicht bekannt gegeben.

Dreimonatsfrist

Arbeitnehmer dürfen Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate steuerfrei gezahlt bekommen. Nach Ablauf der drei Monate sind gezahlte Verpflegungspauschalen steuerpflichtiger Arbeitslohn. Wichtig ist aber, dass der Arbeitnehmer mehr als drei Monate an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschäftigt ist. Bei Einrichtungen auf demselben Gelände oder im selben Gebäude, die aber verschiedenen Kunden gehören, liegen immer verschiedene Tätigkeitsstätten vor. Die Dreimonatsfrist beginnt erst ab einer Tätigkeit von mindestens drei Tagen in einer Woche an derselben Tätigkeitsstätte. Sie wird unterbrochen, wenn der Arbeitnehmer vier Wochen nicht an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig wird.

Mahlzeiten an Arbeitnehmer auf Auswärtstätigkeiten

Oft werden Arbeitnehmer, wenn diese beruflich unterwegs sind, verpflegt. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten hierfür. Vom Arbeitgeber veranlasst sind Mahlzeiten nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG, die: – einen Wert von 60 Euro pro Mahlzeit nicht übersteigen, – mit einer Rechnung auf Namen des Arbeitgebers oder mit einer Kleinbetragsrechnung nach UStG ausgestellt – und über dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen durch den Arbeitgeber abgerechnet bzw. erstattet werden.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann auch ein Imbiss oder ein belegtes Brötchen eine Mahlzeit sein, wenn die Dinge, die an den Arbeitnehmer gereicht werden, ein Frühstück, ein Mittag- oder Abendessen ersetzen. Für die Beurteilung ist unter anderem die Uhrzeit heranzuziehen. Snacks, Chipstüten, Salzgebäck und vergleichbare Knabbereien sind aber keine Mahlzeit.

Bei Dienstreisen mit einer Abwesenheitszeit von mehr als acht Stunden und mehrtägigen Dienstreisen muss eine vom Arbeitgeber gezahlte Verpflegungspauschale gekürzt werden, wenn eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung beträgt nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG für ein Frühstück 20 Prozent vom Tageshöchstsatz 24 Euro (also 4,80 Euro) und für ein Mittag- und/oder Abendessen je 40 Prozent vom Tageshöchstsatz 24 Euro (also 9,60 Euro). Die Kürzung gilt auch für Reisen ins Ausland und dann für die Pauschale für den jeweiligen Reisetag.

Erhält der Arbeitnehmer bei auswärtigen Tätigkeiten unter acht bzw. bei genau acht Stunden Mahlzeiten vom Arbeitgeber (z. B. auf Fortbildungsveranstaltungen innerhalb des Ortes), dürfen mangels ausreichender Abwesenheitszeit keine Verpflegungspauschalen gezahlt werden. Damit entfällt auch die Kürzung. Für die zur Verfügung gestellte Mahlzeit muss gemäß § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG der jeweilige Sachbezugswert angesetzt und versteuert werden. Dies ist der Fall, wenn der Mitarbeiter weniger bzw. gleich acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich bedingt tätig ist, die sog. Dreimonatsfrist für Verpflegungspauschalen an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte abgelaufen ist oder der Arbeitgeber keine Kenntnis von den Abwesenheitszeiten des Arbeitnehmers hat. Die Sachbezugswerte betragen 2019 für ein Frühstück 1,77 Euro, für ein Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 Euro.

Großbuchstabe M

Stellt der Arbeitgeber während einer Dienstreise Mahlzeiten an den Arbeitnehmer zur Verfügung, muss er auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben M eintragen (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Die bisherige Übergangsregelung hierzu ist ausgelaufen. Ab 01.01.2019 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, das M zu bescheinigen.

Erstattung der Übernachtungskosten

Notwendige Unterkunftskosten, die während auswärtiger Tätigkeiten entstehen, dürfen vom Arbeitgeber in unbegrenzter Höhe nach Beleg erstattet werden. Ohne Beleg darf der Arbeitgeber im Inland 20 Euro erstatten.

Daniela Karbe-Geßler
Referatsleiterin im Bereich
Finanzen und Steuern beim DIHK