Der Steuerberater empfiehlt : Homeoffice: Blick durch die Steuerbrille!
Bei dem Thema Homeoffice stellen sich häufig vor allem (arbeits-)rechtliche Fragen. Diese sind wichtig und sollten vor Einigung auf eine voll oder teilweise von zu Hause ausgeübte Tätigkeit unbedingt geklärt werden. Daneben sind allerdings – insbesondere aus Sicht von Arbeitnehmern – auch steuerliche Themen relevant und sollten, wenn möglich, auch vor Beginn der „Heimarbeit“ betrachtet werden.
Die Behandlung von Aufwendungen für ein sogenanntes häusliches Arbeitszimmer beschäftigt die Steuerwelt schon sehr lange. Die derzeitige Auffassung findet sich in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 06.10.2017. Hieraus ist ersichtlich, dass – ganz unabhängig von eventuellen arbeitsrechtlichen Vorgaben – eine steuerliche Geltendmachung nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen überhaupt in Frage kommt.
Definition eines häuslichen Arbeitszimmers
Grundlegende Voraussetzung für einen steuermindernden Abzug von Kosten für das „Homeoffice“ (hier verwendet im umgangssprachlichen Sinne, also als Arbeiten von zu Hause) ist das Vorliegen eines häuslichen Arbeitszimmers. Dieses liegt nur vor, wenn es innerhalb der privaten Wohnung/des privaten Hauses einen abgeschlossenen und abgetrennten Raum für die Ausübung der Arbeit gibt, der zudem (nur) mit Büromöbeln eingerichtet ist und zu weniger als 10 Prozent auch für private Zwecke genutzt wird.
Bitte beachten: Bereits das Vorhandensein privater Gegenstände, wie z. B. die gerade beliebten Heim-Fitnessgeräte oder die klassische Schlafcouch für Gäste, ist schädlich. Bis zum Zeitpunkt der Abgabe dieses Beitrags gab es keine Hinweise darauf, dass für Corona-Zeiten ggf. eine Sonderregelung zur Anerkennung von Arbeitsecken & Co. erlassen wird.
Möglicher Abzug von Kosten bei Vorliegen eines häuslichen Arbeitszimmers
Sind die genannten räumlichen Voraussetzungen erfüllt, besteht die Möglichkeit zur Geltendmachung also dem Grunde nach, ist im zweiten Schritt zu prüfen, welche Regelungen für den Abzug der Höhe nach gelten. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden:
- Ein Abzug der Kosten für das häusliche Arbeitszimmer ist in vollem Umfang nur in den Fällen möglich, in denen das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen darstellt. Es ist eine Gesamtwürdigung der Umstände des Einzelfalls vorzunehmen. Das klassische Beispiel hierfür ist ein Schriftsteller, der seine Texte nur zu Hause verfasst und seine Tätigkeit abgesehen von Treffen mit einem Verleger oder einer Lesereise nur dort erbringt.
- Stellt das häusliche Arbeitszimmer zwar nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit dar, steht aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Kosten bis maximal 1.250 Euro pro Jahr abgezogen werden. Diesen Fall kennt man z. B. bei Handelsvertretern, deren Tätigkeitsschwerpunkt durch den Außendienst geprägt ist: Diese benötigen das häusliche Arbeitszimmer für die Erbringung der notwendigen Verwaltungstätigkeiten, da sie keinen Büroarbeitsplatz bei ihrem Arbeitgeber haben.
Aktueller Hinweis: Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde eine sog. Homeoffice-Pauschale in Höhe von 5 € pro Tag, höchstens für 120 Tage, also 600 € jährlich als Werbungskosten beschlossen. Dieser Werbungskostenabzug kann anstelle eines häuslichen Arbeitszimmers geltend gemacht werden. Siehe dazu auch den Beitrag „Update Jahreswechsel“.
Arbeitsmittel
Liegt kein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne vor, lohnt es sich häufig, sich mit dem Thema Arbeitsmittel zu beschäftigen. Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer ein richtiges Arbeitszimmer hat oder seine Tätigkeit am Küchentisch erledigt, muss der Arbeitgeber natürlich die notwendigen Arbeitsmittel wie Laptop, Telefon etc. zur Verfügung stellen. Darf der Arbeitnehmer das zur Verfügung gestellte Mobiltelefon auch privat nutzen, so ist dies z. B. gemäß ausdrücklicher Regelung in § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei möglich.
Der Arbeitgeber kann tatsächliche zusätzliche Kosten für Strom, Internet u. Ä. steuerfrei ersetzen, ein pauschaler Auslagenersatz ist immer als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
Für Telefonkosten können allerdings mit einem Betrag von bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags höchstens 20 Euro/Monat steuerfrei erstattet werden. Barzuschüsse für Internetkosten können ggf. nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG pauschaliert versteuert werden.
Hat der Arbeitnehmer zusätzliche Kosten, die direkt mit der Arbeitsausübung zusammenhängen und nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, wie z. B. die Anschaffung einer Schreibtischlampe, kann er diese nach den allgemeinen Regelungen grds. als Werbungskosten geltend machen.
Abgabe einer Einkommensteuererklärung
Macht der Arbeitgeber von den vorgenannten Erstattungsmöglichkeiten Gebrauch, so erfolgt arbeitgeberseitig eine lohnsteuerliche Würdigung, ob es sich um einen steuerfreien oder steuerpflichtigen Betrag handelt und ob ggf. eine Pauschalierung möglich ist. Möchte der Arbeitnehmer eigene Kosten für ein Arbeitszimmer, Büromöbel etc. geltend machen so erfolgt
dies im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung. Praxishinweis: Dem Finanzamt ist im Rahmen der Einkommensteuererklärung der gesamte Sachverhalt offenzulegen und zu belegen.
Dipl.-Ök. Dr. Simone Wick, Partnerin | Steuerberaterin und Fachberaterin für Internationales Steuerrecht, DIERKES PARTNER