Elektronische Zeiterfassung : Der richtige Schritt in die digitale Zukunft beim Regionalverkehr Leipzig
Unternehmen des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) und private Anbieter stehen vermehrt vor der Herausforderung, geschäftsrelevante Daten, darunter auch Personalinformationen, transparent, flexibel und sicher bereitzustellen – auch wenn Fahrer und Vorgesetzte gerade unterwegs und nicht in der Zentrale sind.
Die Regionalbus Leipzig GmbH hat sich dieser Aufgabe gestellt und wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Zeiterfassung und Personalabrechnung, digitalisiert. Die modular aufgebaute Personalsoftware Sage HR Suite ermöglicht es dem Unternehmen, HR-Aufgaben in diesen Bereichen effizienter und kostensparender zu erledigen.
Früher von Pappe: Manuelle Arbeitszeiterfassung
Regionalbus Leipzig betreibt den größten Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis. Von den über 300 Mitarbeitern in Fahrdienst, Verwaltung und Werkstatt sind rund 230 als Busfahrer angestellt. Um Warenwirtschaft, Rechnungs- und Personalwesen zu automatisieren und hierdurch Aufwand zu minimieren, nutzt das sächsische Unternehmen Lösungen von Sage. Thomas Fröhner, Leiter Organisation, berichtet: „Früher haben wir Pappzeitkarten geführt, auf denen jeder Fahrdienstmitarbeiter seine Arbeitszeiten manuell erfasst hat. Disponenten kontrollierten zudem täglich die Richtigkeit, Mitarbeiter errechneten Zuschläge, Sonderleistungen und mehr per Hand. Anschließend trug eine Mitarbeiterin die Zeiten jeden Monat ebenfalls händisch ein.“ Dieses Vorgehen war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.
Heute digital: Verbesserte Zeiterfassung und Ressourcenplanung
Die Zeiterfassung der Regionalbus-Mitarbeiter ist dank Software nun elektronisch, lückenlos und integriert. Wurden Arbeitszeiten zuvor in Viertelstundenschritten erfasst, geschieht dies heute minutengenau und bereits während des Fahrdienstes. Organisationsleiter Fröhner kommentiert: „Unproduktive Zeiten von bis zu 28 Minuten pro Tag und pro Mitarbeiter wurden so eliminiert. Über ein Kalenderjahr betrachtet ergibt das für den Fahrdienst des Unternehmens – selbst bei einem vorsichtigen Kalkulationsansatz – ein Potenzial von vier Stellen, die in die Personalplanung aufgenommen werden können. Und durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Zeiten kommen nochmal mindestens zwei Arbeitstage in den Dispositionen pro Monat dazu.“ Die automatische Datenerfassung trägt zudem zu Qualitätsverbesserungen bei und optimiert die Ressourcenplanung. Als Grundlage können hierbei Ist-Daten, Schichtmodelle, Dienstpläne, Rahmenpläne sowie individuelle Zielvorgaben dienen. So lassen sich auch Mitarbeiter besser in die Arbeitszeitgestaltung einbeziehen.
Ein weiterer HR-Bereich, den die Regionalbus Leipzig GmbH mithilfe der Sage HR Suite optimiert, ist die Personalabrechnung. Das Modul sorgt in diesem Bereich für eine verbesserte Datenübersicht: Reports und Auswertungen unterstützen das Controlling aller Abrechnungs- und Meldedaten.
Mehr Flexibilität und Teilhabe im Mitarbeiterportal
Darüber hinaus stellt der Verkehrsbetrieb relevante Funktionen der Module Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung der Belegschaft über das Mitarbeiterportal der HR Suite zur Verfügung. Das Portal ist bei Regionalbus Leipzig in das betriebliche Intranet eingebunden und läuft seit 2018 über mehrere Infoterminals. Mitarbeiter und Fahrer können ihre Zeiten somit jederzeit einsehen, kontrollieren und um Korrekturen bitten. Auch Urlaube oder Arztbesuche lassen sich einfach planen und eintragen. Darüber hinaus bietet das Mitarbeiterportal zudem die Möglichkeit, Lohnscheine mobil einzusehen, Dokumente auszudrucken oder an die private E-Mail-Adresse weiterzuleiten sowie auf ältere Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung zuzugreifen. Die Regionalbus Leipzig GmbH spart hierdurch nicht nur Aufwand, Papier- und Porto-Kosten, sondern profitiert zugleich von der verlässlichen Einhaltung der Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Schutz privater Daten.
Blick in die Zukunft: Implementierung der elektronischen Personalakte
Der Betrieb plant darüber hinaus, die Sage HR Suite künftig als führendes System für alle HR-Belange zu nutzen. Thomas Fröhner erläutert: „Wir haben die modernsten Fahrzeuge im Einsatz. Aber ohne die internen Prozesse auf ein zeitgemäßes Niveau hochgezogen zu haben, wirkt das Ganze unglaubwürdig.“ Die Einführung der elektronischen Personalakte – die Verantwortlichen im Unternehmen haben das für die Zukunft geplant – könnte diesbezüglich weitere Verbesserungen mit sich bringen. So ließe sich beispielsweise das Foto eines Mitarbeiters digital für den Dienstausweis verwenden. Und auch in puncto Datenschutz bieten sich Vorteile: Eine individuelle Rechteverteilung gewährleistet den sicheren Zugang zur Personalakte und schützt vor unberechtigten Zugriffen. Die Regelungen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und Aufbewahrungspflichten lassen sich automatisch einhalten, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.
Am Beispiel der Regionalbus Leipzig GmbH zeigt sich: Der Einsatz einer modularen HR-Software unterstützt Firmen dabei, die Prozesseffizienz zu verbessern und die Datentransparenz zu steigern. Dementsprechend lautet auch das Fazit von Organisationsleiter Thomas Fröhner mit Blick auf die Implementierungsphase in seinem Haus: „Das war ein gutes Projekt, mit hoher Einsatzbereitschaft aller Beteiligten.“
Informationen unter: www.sage.de/hr Telefon: 0341 48440-3010
EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung:
Zurück zur Stechuhr und Dienst nach Vorschrift?
Ein Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 stößt in Deutschland auf geteiltes Echo: Alle Unternehmen müssen künftig nicht nur die Überstunden aufzeichnen, sondern die kompletten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren. Dies führt zu einer signifikanten Anpassung der Arbeitszeitverodnung. Denn: Folgt die Bundesregierung der Umsetzung des EUGH-Urteils, dann könnte jeder Arbeitgeber verpflichtet werden, für alle Mitarbeiter eine Stempeluhr bzw. eine Zeiterfassung einzuführen.
Arbeitnehmer sind begeistert, Arbeitgeber fürchten Mehrkosten. Die einen sehen darin eine Gefährdung von „New Work“ und die Rückkehr zum „Dienst nach Vorschrift“. Die zentrale Frage hierbei ist: Wird mit diesem Grundsatzurteil tatsächlich ein neues Bürokratiemonster herangezüchtet oder sind die darin formulierten Anforderungen zur Arbeitszeitdokumentation mit digitalen Zeiterfassungssystemen problemlos abbildbar?
Wenn Betriebe ihre Arbeitszeiterfassung tatsächlich noch mit handschriftlich verfassten Stundenzetteln erledigen, die ein Vorgesetzter abzeichnet und die in der Personalabteilung erfasst werden müssen, dann führt das EuGH-Urteil tatsächlich zu mehr Verwaltungsaufwand. Eleganter ist es, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten elektronisch dokumentieren und diese Daten anschließend direkt in nahtlos digitale Verarbeitungsprozesse einspeisen. Derartige Gesetzesänderungen wie das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung könnten insofern Anlass sein, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und die Digitalisierung von Betrieben auch im Personalbereich weiter voranzutreiben.