Digitale Betriebsprüfung : Die „euBP“ ist da
Seit Jahresbeginn ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) mit Blick auf die Daten aus der Entgeltabrechnung grundsätzlich verpflichtend. Die neuen digitalen Prozesse verschaffen den Beteiligten eine erhebliche Entlastung. Das renommierte Entgeltverfahren KIDICAP unterstützt alle Kunden im öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienst auf diesem Weg.
Die „euBP“ vereinfacht den Ablauf der Betriebsprüfung durch die vorgelagerte Übermittlung prüfrelevanter Gehaltsdaten an die Prüfer der Rentenversicherung. Im Idealfall laufen Betriebsprüfungen künftig ohne Ortstermin ab.
Die Rechtsgrundlage
Zur Durchführung einer Betriebsprüfung sind gemäß Sozialgesetzbuch (SGB) IV alle erforderlichen Daten der Arbeitgeber aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übertragen. Dieses Verfahren ist detailliert in den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ mit Gültigkeit ab dem 01.01.2023 geregelt, welche die Deutsche Renten versicherung Bund (DRV) verfasst hat. Ferner gibt es Grundsätze mit Datensatz- und Verfahrensbeschreibungen, welche das Bundesarbeitsministerium (BMAS) regelmäßig prüft und aktualisiert.
Die Daten
Es müssen alle prüfrelevanten Daten aus der Entgeltabrechnung digital mithilfe eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms an die DRV übermittelt werden. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Betriebsprüfung einmalig an die DRV geliefert und danach gelöscht. Der Arbeitgeber erhält eine digitale Meldung. Ferner müssen ergänzende Unterlagen wie Nachweise zur Versicherungspflicht oder Immatrikulationsbescheinigungen digital an die DRV übermittelt werden.
Der Ablauf
Die relevanten Arbeitgeberdaten werden direkt aus den Entgeltprogrammen an die DRV versandt und dort vom zuständigen Prüfer analysiert, welcher die Ergebnisse anschließend mit dem Arbeitgeber bespricht und ggf. ergänzende Unterlagen von diesem anfordert. Sofern keine Unstimmigkeiten verbleiben, kann von einer abschließenden Prüfung in den Räumen des Arbeitgebers abgesehen werden.
Abschließend kann der Prüfbescheid im PDF-Format elektronisch vom Server der DRV abgeholt werden. Dies wird ebenfalls durch die zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramme der Arbeitgeber durchgeführt.
Die Teilnahmeverpflichtung
Seit dem 01.01.2023 müssen Arbeitgeber im Prüfverfahren sämtliche prüfrelevanten Gehaltsdaten digital über ihr Entgeltprogramm an die DRV senden. Weiterhin müssen ergänzende Bescheinigungen und Nachweise zur Gehaltsabrechnung von allen Unternehmen elektronisch vorgehalten und im Prüfungsfall an die DRV übermittelt werden.
Allerdings können Arbeitgeber bis Ende 2026 auf Antrag an den zuständigen Rentenversicherungsträger von diesen Verpflichtungen befreit werden. Dieser Antrag ist nicht formgebunden und muss lediglich die eigene Betriebsnummer enthalten. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt zunächst freiwillig.
Die Vorteile
Bisher musste die Prüfung arbeitgeberseitig intensiv vorbereitet werden. Durch die elektronische Vorab-Übermittlung der Prüfdaten wird dieser Aufwand minimiert. Künftig genügt in vielen Fällen eine gemeinsame Sachverhaltsklärung online. Das alte Verfahren machte zudem umfangreiche Unterlagen in Papierform notwendig, fortan werden sämtliche Daten digital vorgehalten und übermittelt. Das aufwendige Aufbewahren und Aufbereiten vieler Aktenordner hat also ein Ende. Auch die bisher recht hohen Personalkosten werden durch die euBP minimiert, denn es wird viel Zeit gespart.
Die Unterstützung durch KIDICAP
KIDICAP hilft allen Kunden bei der Durchführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung. Das Verfahren ist bestens auf die „euBP“ vorbereitet.
Aus Kundensicht ist der Ablauf sehr einfach, die Übermittlung des von der DRV angeforderten Prüfzeitraums an KIDICAP genügt. Das Programm stößt anschließend die maschinelle Lieferung aller für den genannten Zeitraum erforderlichen Entgeltdaten an, welche digital an den Prüfdienst der DRV übermittelt werden.
Dort werden die Daten geprüft, zur Klärung von Rückfragen meldet sich der Prüfdienst beim Kunden selbst.