Pflegeversicherung : Digitales Nachweisverfahren
Um die Beiträge zur Pflegeversicherung korrekt ermitteln zu können, sind Arbeitgeber darauf angewiesen, Informationen über die Anzahl und das Alter der Kinder ihrer Beschäftigten zu erheben.
Diese Daten müssen gegebenenfalls monatlich überprüft und stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Darüber hinaus sind entsprechende Nachweise vorzulegen und elektronisch in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren (§ 8 Abs. 2 Nr. 11 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)).
Vereinfachtes Nachweisverfahren
Ein vereinfachtes Nachweisverfahren war für den Zeitraum vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 vorgesehen. Innerhalb dieser Übergangsphase reichte es aus, wenn die Beschäftigten ihrem Arbeitgeber schriftlich die Anzahl ihrer unter 25-jährigen, berücksichtigungsfähigen Kinder mitteilten (§ 55 Abs. 3d Satz 2 Sozialgesetzbuch (SGB) XI). Eine Vorlage und die Prüfung von Nachweisen waren in diesem Zeitraum nicht erforderlich. Da dieser Übergangszeitraum jedoch bald endet, müssen Arbeitgeber auf das reguläre digitale Abrufverfahren (§ 55 Abs. 3c Satz 1 SGB XI) umstellen.
Es bestand keine Verpflichtung zur Nutzung des vereinfachten Verfahrens. Arbeitgeber konnten stattdessen von Beginn an die notwendigen Nachweise einfordern, etwa Geburtsurkunden, um spätere Korrekturen zu vermeiden. Rückmeldungen aus der Praxis zeigen, dass viele Arbeitgeber diesen erheblichen Mehraufwand bewusst auf sich genommen haben. Alternativ konnte auch abgewartet und auf die Einführung des digitalen Verfahrens gesetzt werden.
Digitales Nachweisverfahren
Zum 01.07.2025 wird ein automatisiertes Verfahren zur Übermittlung und zum Nachweis der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder eingeführt. Ziel ist es, sowohl die Versicherten als auch die beitragsabführenden Stellen – wie etwa Arbeitgeber – administrativ zu entlasten. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für das Verfahren sind in § 55a SGB XI geregelt. Die Daten zu den Kindern werden dabei digital abgerufen, wobei die Pflegekassen und die Arbeitgeber auf die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereitgestellten Informationen zurückgreifen (§ 55a Abs. 1 Satz 1 SGB XI).
Die „Gemeinsamen Grundsätze für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ vom 29.08.2024 regeln die Details dieses Verfahrens. Sie wurden vom BZSt, dem GKV-Spitzenverband, der Deutschen Rentenversicherung Bund sowie den Bundesministerien der Finanzen sowie für Arbeit und Soziales aufgestellt und gelten ab dem 01.04.2025. Ergänzt werden sie durch die „Verfahrensbeschreibung Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV)“ vom 12.12.2024.
Am DaBPV nehmen mehrere Stellen teil: die beitragsabführenden Stellen (bei Beschäftigten also die Arbeitgeber), die Pflegekassen, die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) in ihrer Rolle gemäß § 81 Einkommensteuergesetz (EStG) sowie das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gemäß § 39e Abs. 10 EStG. Ab dem 01.07.2025 ist die Teilnahme am DaBPV für alle beteiligten Stellen verpflichtend.
Arbeitgeber haben bereits ab dem 01.04.2025 die Möglichkeit, im Rahmen des „Pilotverfahrens PUEG“ erste Anfragen für bestehende Mitarbeitende zu stellen.
Verlässliche Aussagen zur Rückmeldezeit vor dem Start des produktiven Verfahrens sind allerdings nicht möglich. Voraussetzung für die Teilnahme am DaBPV ist die elektronische Datenübertragung über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme (§ 95b SGB IV) oder maschinelle Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal. Die angeforderten Daten werden über den eXTra-Kommunikationsserver der DSRV bereitgestellt. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Daten innerhalb von 42 Tagen an der DSRV-Schnittstelle abzurufen.
Das BZSt fungiert im Rahmen des DaBPV als zentrale Datenquelle und hält dezentrale Informationen der Meldebehörden und Finanzämter vor. Da Arbeitgeber nicht direkt an die ZfA angebunden sind, erfolgt der Datenabruf über die DSRV. Letztere greift auf die beim BZSt gespeicherten Daten zu. Für jeden Abruf sind die Absendernummer (ABSN), die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle (BBNRAS) und die Hauptbetriebsnummer des Arbeitgebers erforderlich. Sofern keine externe Abrechnungsstelle existiert, ist die Hauptbetriebsnummer in beiden Feldern anzugeben.
Der Datenabruf umfasst die Elterneigenschaft sowie die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder inklusive der jeweiligen Gültigkeitszeiträume. Die Anfrage wird durch den Arbeitgeber ausgelöst. Zur eindeutigen Identifikation sind die steuerliche Identifikationsnummer (§ 139b Abgabenordnung (AO)) und das Geburtsdatum der betreffenden Person anzugeben. Abfragen sind nur für Zeiträume ab dem 01.07.2023 zulässig und müssen sich auf einen konkreten Anlass – wie ein laufendes oder bevorstehendes Beschäftigungsverhältnis – beziehen. Anlasslose Abfragen sind unzulässig und datenschutzrechtlich problematisch.
Solche Abfragen sind auch im Vorfeld einer geplanten Beschäftigung zulässig. Sollte der geplante Arbeitsantritt nicht erfolgen, ist ein ggf. eingerichtetes Abonnement unverzüglich zu beenden.
Im Rahmen des sogenannten Push-Verfahrens sind Arbeitgeber verpflichtet, bei Neueinstellungen nach dem 30.06.2025 innerhalb von sieben Tagen eine elektronische Anmeldung der neuen Beschäftigung über das Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal vorzunehmen (§ 55a Abs. 3 Satz 2 SGB XI). Dieses Verfahren löst ein automatisiertes Anfrageverfahren aus, bei dem dem Arbeitgeber die pflegebeitragsrelevanten Informationen durch das BZSt übermittelt werden. Der Datenabruf erfolgt auf Basis eines „Ab-Datums“, das maximal vier Jahre zurückliegen darf, jedoch nicht vor dem 01.07.2023 und nicht in der Zukunft liegen darf.
Das Push-Verfahren kann als Abonnement geführt werden, wodurch Arbeitgeber automatisch über Änderungen bei der Elterneigenschaft oder der Kinderanzahl informiert werden, ohne erneut anfragen zu müssen. Entfällt der Anlass für die Datenverarbeitung, etwa durch Ausscheiden des Arbeitnehmers oder Tod, ist das Abonnement innerhalb von sechs Wochen zu beenden. Das BZSt löscht die gespeicherten Daten spätestens nach 24 Monaten (§ 55a Abs. 6 SGB XI).
Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit, eine Historienanfrage für einen abgeschlossenen Zeitraum in der Vergangenheit zu stellen. Hierbei ist neben dem Ab-Datum auch ein Bis-Datum anzugeben. Diese Abfragen dürfen sich nur auf maximal vier Jahre zurückliegende Zeiträume ab dem 01.07.2023 beziehen. Missbräuchliche wiederholte Historienanfragen anstelle eines regulären Abonnements werden unterbunden. Für Beschäftigte, die vor dem 01.07.2025 eingestellt wurden und über dieses Datum hinaus im Unternehmen verbleiben, ist zum 01.07.2025 ein Initialabruf erforderlich, spätestens jedoch zur Abrechnung für den Dezember 2025 (§ 124 Sätze 1 und 2 SGB IV).
Wurden im Übergangszeitraum keine Nachweise erhoben, erstreckt sich der Abruf auf den gesamten Zeitraum vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025.
System weiß nicht alles
Es ist jedoch zu beachten, dass das DaBPV nicht in allen Fällen eine verlässliche Datenbasis für die Beitragserhebung darstellt. In bestimmten Fallkonstellationen – etwa bei Adoptiv-, Stief- oder im Ausland lebenden Kindern, die steuerlich nicht erfasst sind – können abweichende Daten vorliegen. In solchen Fällen sind Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, auf Grundlage eigener Nachweise die Beitragserhebung vorzunehmen.
Sofern keine Hinweise auf Abweichungen bestehen, sind die vom BZSt übermittelten Daten für die Arbeitgeber verbindlich. Eine generelle Verpflichtung zur Prüfung auf Richtigkeit besteht nicht.